Ghidul angajatorului: Pasii esentiali de la recrutare si pana la primul salariu platit

Angajatorii trebuie sa urmeze pasi clari si proceduri exacte atunci cand recruteaza, cand incadreaza in munca, atunci cand cerceteaza disciplinar sau cand concediaza si nu numai. Orice decizie luata in cadrul unui departament de resurse umane trebuie sa urmeze reguli clare. In caz contrar, se pot declansa neintelegeri, conflicte de munca, amenzi si alte sanctiuni din partea organelor de control.

Va prezentam in randurile urmatoare un ghid complet al angajatorului, cu toate aspectele de care trebuie sa se ingrijeasca inca de la recrutare si pana la primul salariu pe care il plateste angajatului sau.


1. Consultati planul de management al resurselor umane si stabiliti care este nevoia de personal pe care doriti sa o adresati.

Pe scurt: Angajati atunci cand trebuie, numarul exact de profesionisti, cu toate datele concrete care sa va ajute sa aduceti in echipa omul potrivit, cu acele competente necesare, cu acele abilitati esentiale.


2. Stabiliti cu ajutorul managerilor HR care vor fi canalele prin intermediul carora aveti de gand sa recrutati profesionistii doriti.

Pe scurt: Fie ca discutam despre recomandari, baze de date de CV-uri, baza de date a fostilor angajati, LinkedIn, site-uri specializate in servicii de recrutare samd., tineti cont de faptul ca fiecare canal aduce un anumit tip de beneficii la recrutare si un anumit tip de candidati.


3. Stabiliti un interviu cu respectivii candidati care detin potential sa devina parte din echipa dvs. Desi ne costa sa ii aducem la interviu, cu cat aveti o oferta/ varietate mai mare, cu atat mai bine. Veti avea o plaja larga pentru o decizie multumitoare.


Asa cum bine stim, contractul individual de munca se incheie dupa verificarea prealabila a aptitudinilor profesionale si personale ale persoanei care solicita angajarea.

Nu neglijati faptul ca informatiile cerute, sub orice forma, de catre angajator persoanei care solicita angajarea cu ocazia verificarii prealabile a aptitudinilor nu pot avea un alt scop decat acela de a aprecia capacitatea de a ocupa postul respectiv, precum si aptitudinile profesionale.  

Angajatorul poate solicita informatii in legatura cu persoana care solicita angajarea de la fostii sai angajatori, dar numai cu privire la activitatile indeplinite si la durata angajarii si numai cu incunostintarea prealabila a celui in cauza.


4. Stabiliti o oferta de angajare pentru cel mai bun candidat si stabiliti o data la care angajarea poate avea loc. Tineti cont de inregistrarea contractului in Revisal. Tineti cont de examenul medical la angajare. Nu uitati nici de faptul ca numerosi candidati trebuie sa isi respecte perioada de preaviz la fostele locuri de munca.

Luati decizii importante, precum:

1. Cu sau fara perioada de proba?
2. Contract individual de munca pe durata determinata sau pe durata nedeterminata?
3. Clauza de neconcurenta sau fara clauza la angajare si ulterior prin act aditional semnat de ambele parti?
4. Set complet de beneficii salariale si extrasalariale.

... si nu numai.


Pe durata executarii unui contract individual de munca nu poate fi stabilita decat o singura perioada de proba.

La incheierea contractului individual de munca sau pe parcursul executarii acestuia, partile pot negocia si cuprinde in contract o clauza de neconcurenta prin care salariatul sa fie obligat ca dupa incetarea contractului sa nu presteze, in interes propriu sau al unui tert, o activitate care se afla in concurenta cu cea prestata la angajatorul sau, in schimbul unei indemnizatii de neconcurenta lunare pe care angajatorul se obliga sa o plateasca pe toata perioada de neconcurenta.

5. Informati salariatul cu privire la elementele care vor fi cuprinse in CIM. Salariatul trebuie sa fie informat in prealabil cu privire la toate aspectele pe care le includeti in CIM.

Persoana selectata in vederea angajarii ori salariatul, dupa caz, va fi informata cu privire la cel putin urmatoarele elemente:

a) identitatea partilor;
b) locul de munca sau, in lipsa unui loc de munca fix, posibilitatea ca salariatul sa munceasca in diverse locuri;
c) sediul sau, dupa caz, domiciliul angajatorului;
d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, precum si fisa postului, cu specificarea atributiilor postului;
e) criteriile de evaluare a activitatii profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului;
f) riscurile specifice postului;
g) data de la care contractul urmeaza sa isi produca efectele;
h) in cazul unui contract de munca pe durata determinata sau al unui contract de munca temporara, durata acestora;
i) durata concediului de odihna la care salariatul are dreptul;
j) conditiile de acordare a preavizului de catre partile contractante si durata acestuia;
k) salariul de baza, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, precum si periodicitatea platii salariului la care salariatul are dreptul;
l) durata normala a muncii, exprimata in ore/zi si ore/saptamana;
m) indicarea contractului colectiv de munca ce reglementeaza conditiile de munca ale salariatului;
n) durata perioadei de proba.

Obligatia de informare a persoanei selectate in vederea angajarii sau a salariatului se considera indeplinita de catre angajator la momentul semnarii contractului individual de munca.


6. Dispuneti efectuarea examenului medical la angajare. O persoana poate fi angajata in munca numai in baza unui certificat medical, care constata faptul ca cel in cauza este apt pentru prestarea acelei munci. Nerespectarea acestei prevederi duce la nulitatea contractului de munca.


7. Intocmiti contractul individual de munca si inmanati un exemplar salariatului inainte de inceperea efectiva a activitatii.

Inainte de semnarea contractului de munca, salariatul trebuie sa isi consulte fisa postului. Nu permiteti salariatului sa isi semneze fisa postului fara citire atenta.

Fisa postului reprezinta unul dintre documentele de importanta maxima pentru modul in care raporturile de munca se vor desfasura intre voi si angajati.


8.  Dispuneti inregistrarea contractului individual de munca in Revisal

Registrul general de evidenta a salariatilor se completeaza si se transmite inspectoratului teritorial de munca in ordinea angajarii si cuprinde elementele de identificare ale tuturor salariatilor, data angajarii, functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, tipul contractului individual de munca, salariul, sporurile si cuantumul acestora, perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, perioada detasarii si data incetarii contractului individual de munca.

Pentru a cunoaste totul despre Revisal, este esential sa consultati HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor si site-ul Inspectiei Muncii.

Esential de retinut este faptul ca in Revisal vom inregistra contractul individual de munca al salariatului inainte de data inceperii efective a activitatii. La inregistrare vom dispune si transmiterea catre inspectoratul teritorial de munca.


9. Intocmiti dosarul personal al salariatului cu toate documentele necesare

 ITM Giurgiu (http://www.itmgiurgiu.ro/documente.html), dosarele de personal ale salariatilor trebuie sa cuprinda:

- dovada realizarii obligatiei de informare prevazuta la art. 17 din Codul muncii;
- cerere de angajare;
- curriculum vitae;
- acte stare civila;
- acte de studii si calificare;
- fisa de aptitudini,
- contractul individual de munca care va cuprinde salariul si elementele constitutive ale acestuia potrivit legii,
- actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
- actele de identitate;
- avizul medical;
- actele de studii;
- fisa postului;
- acte aditionale la contractele individuale de munca;
- acte privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare;
- permisul de munca (in cazul salariatilor cetateni straini) – n.n. autorizatia de munca;
- certificatul de cazier judiciar (unde este cazul).


Adaugati si copii de pe actele de nastere ale copiilor, necesare pentru deducerea personala.

De asemenea, la dosar se includ si fisele de instruire la angajare si cele periodice ale salariatior.

Nu uitati faptul ca pe durata derularii CIM, dosarul de personal se va completa cu actele aditionale ce vor fi semnate intre parti, modificari de CIM, suspendari, certificate de concediu medical, acte pentru sanctionari disciplinare, incetarea CIM samd.

Atentie! Pentru o buna completare a dosarului, informati-va cu privire la exigentele inspectoratului teritorial de munca de care apartineti pentru a afla lista completa a documentelor ce trebuie sa fie incluse in dosarul personal al salariatilor.

10. Tineti cont de drepturile si obligatiile ce va revin si cele ce revin salariatilor

Drepturi esentiale ce revin salariatilor:

a) dreptul la salarizare pentru munca depusa;
b) dreptul la repaus zilnic si saptamanal;
c) dreptul la concediu de odihna anual;
d) dreptul la egalitate de sanse si de tratament;
e) dreptul la demnitate in munca;
f) dreptul la securitate si sanatate in munca;
g) dreptul la acces la formarea profesionala;
h) dreptul la informare si consultare;
i) dreptul de a lua parte la determinarea si ameliorarea conditiilor de munca si a mediului de munca;
j) dreptul la protectie in caz de concediere;
k) dreptul la negociere colectiva si individuala;
l) dreptul de a participa la actiuni colective;
m) dreptul de a constitui sau de a adera la un sindicat;
n) alte drepturi prevazute de lege sau de contractele colective de munca aplicabile.


Obligatii principale pentru salariati:

a) obligatia de a realiza norma de munca sau, dupa caz, de a indeplini atributiile ce ii revin conform fisei postului;
b) obligatia de a respecta disciplina muncii;
c) obligatia de a respecta prevederile cuprinse in regulamentul intern, in contractul colectiv de munca aplicabil, precum si in contractul individual de munca;
d) obligatia de fidelitate fata de angajator in executarea atributiilor de serviciu;
e) obligatia de a respecta masurile de securitate si sanatate a muncii in unitate;
f) obligatia de a respecta secretul de serviciu;
g) alte obligatii prevazute de lege sau de contractele colective de munca aplicabile.


Drepturile principale ce revin angajatorului:

a) sa stabileasca organizarea si functionarea unitatii;
b) sa stabileasca atributiile corespunzatoare fiecarui salariat, in conditiile legii;
c) sa dea dispozitii cu caracter obligatoriu pentru salariat, sub rezerva legalitatii lor;
d) sa exercite controlul asupra modului de indeplinire a sarcinilor de serviciu;
e) sa constate savarsirea abaterilor disciplinare si sa aplice sanctiunile corespunzatoare, potrivit legii, contractului colectiv de munca aplicabil si regulamentului intern;
f) sa stabileasca obiectivele de performanta individuala, precum si criteriile de evaluare a realizarii acestora.


Obligatii esentiale ce revin angajatorilor:

a) sa informeze salariatii asupra conditiilor de munca si asupra elementelor care privesc desfasurarea relatiilor de munca;
b) sa asigure permanent conditiile tehnice si organizatorice avute in vedere la elaborarea normelor de munca si conditiile corespunzatoare de munca;
c) sa acorde salariatilor toate drepturile ce decurg din lege, din contractul colectiv de munca aplicabil si din contractele individuale de munca;
d) sa comunice periodic salariatilor situatia economica si financiara a unitatii, cu exceptia informatiilor sensibile sau secrete, care, prin divulgare, sunt de natura sa prejudicieze activitatea unitatii. Periodicitatea comunicarilor se stabileste prin negociere in contractul colectiv de munca aplicabil;
e) sa se consulte cu sindicatul sau, dupa caz, cu reprezentantii salariatilor in privinta deciziilor susceptibile sa afecteze substantial drepturile si interesele acestora;
f) sa plateasca toate contributiile si impozitele aflate in sarcina sa, precum si sa retina si sa vireze contributiile si impozitele datorate de salariati, in conditiile legii;
g) sa infiinteze registrul general de evidenta a salariatilor si sa opereze inregistrarile prevazute de lege;
h) sa elibereze, la cerere, toate documentele care atesta calitatea de salariat a solicitantului;
i) sa asigure confidentialitatea datelor cu caracter personal ale salariatilor.


11. Oferiti salariul stabilit prin negociere la data convenita in cadrul contractului de munca impreuna cu tichete de masa si alte beneficii salariale si extrasalariale, asa cum au fost negociate.

Nu uitati faptul ca salariul minim pe economie este de 1250 de lei din data de 1 mai 2016.


Sfaturi esentiale de final:

• Solicitati feedback in mod constant din partea salariatului si asigurati comunicare atenta si veritabila intre angajati, superiorii lor directi, managerii de HR.
   
• Luati deciziile de HR doar cu managerii de HR.
   
• Efectuati o baza de date cu toate nemultumirile angajatilor si imbunatatiti in mod constant si pe nivel de prioritati.
   
• Stabiliti care sunt cele mai mari cauze ale nivelului ridicat de fluctuatie din companie si eliminati-le.
   
• Realizati exit-interviu-uri pentru fiecare angajat in parte chiar daca deja presupuneti motivele demisiilor.
   
• Stabiliti salarii competitive pentru ca altfel daunati in mod grav si cu efecte pe termen lung reputatiei si brandului companiei.
   
• Respectati-va promisiunile de la angajare si de pe tot parcursul derularii raporturilor de munca pentru incredere din partea salariatilor.
   
• Consultati-va cu departamentele de legislatia muncii si juridic pentru orice decizie care ar putea sa declanseze un litigiu de munca (modificari contracte, clauze la contract, pagube produse de dvs. sau de salariati, abateri disciplinare sau concedieri samd.)
   
• Cunoasteti legislatia in vigoare. Nimic nu se compara cu un angajator care cunoaste si respecta legea fara niciun fel de abatere.
   
• Consolidati o cultura organizationala puternica, bazata pe principii solide, pe echitate, pe decizii corecte si transparenta mai presus de orice.
   
• Asigurati formarea profesionala a salariatilor. Investind in pregatirea lor profesionala, investiti in companie.
   
• Pastrati o relatie buna cu toti angajatii si cu fostii angajati. Oferiti recomandari corecte si obiective.
   
• Nu permiteti comportamentele toxice la locul de munca. Eliminati barfa, aruncarea responsabilitatilor in carca subordonatilor, comportamentul agresiv, hartuirile, mobbing-ul, supraincarcarea angajatilor samd. Incurajari munca in echipa, etica in luarea deciziilor, corectitudinea si transparenta, spiritul inovativ si libertatea de expresie.

Sa aveti succes in managementul resurselor umane!