Stat de plata/de salarii. Legislatie, conditii intocmire si continut

Ce prevede legislatia cu privire la statele de plata?

Potrivit prevederilor art. 168 din Codul Muncii, plata salariului se atesta prin semnarea statelor de plata, precum si prin orice alte documente justificative care confirma efectuarea efectiva a platii catre salariatul indreptatit. 

Statele de plata, precum si celelalte documente justificative se pastreaza si se arhiveaza de catre angajator in aceleasi conditii si termene ca in cazul actelor contabile, conform legii.

Statul de plata este reglementat si prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 3512 din 27 noiembrie 2008, dar si in Legea contabilitatii nr. 82/1991. Aceste acte normative recunosc statul de salarii ca fiind documentul justificativ de inregistrare in contabilitate a drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate .

Cum se intocmeste statul de salarii?

Statul de salarii se intocmeste lunar, intr-un exemplar sau, dupa caz, in doua exemplare, pe sectii, ateliere, servicii sau alte compartimente, pe baza documentelor care atesta timpul efectiv lucrat, centralizatoarelor salariilor individuale pentru muncitorii platiti in sistem de acord, evidentelor si documentelor privind retinerile legale, listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna si certificatelor medicale. 

Statul de salarii se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii (de regula, contabilul societatii).

Totul despre telemunca Legislatie explicata Studii de caz Modele de documente

Vreau acest produs →

Hartuirea si discriminarea la locul de munca Legislatie explicata si studii de caz

Vreau acest produs →

Consilier - Codul Muncii abonament 12 actualizari

Vreau acest produs →

Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.

Conform art. 4 alin. (2) din OMFP 2634/2015, modelul acestui document poate fi adaptat, in functie de necesitati si de diferitele particularitati, pentru a reflecta calculul drepturilor banesti cuvenite salariatului.

Ce trebuie sa contina statul de salarii?

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

• denumirea unitatii, sectiei, serviciului etc.;
• denumirea formularului; intocmit pentru luna, anul;
• numele si prenumele; venitul brut; contributia individuala de asigurari sociale; contributia individuala la bugetul asigurarilor pentru somaj; contributia pentru asigurari sociale de sanatate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personala de baza; deduceri suplimentare; venitul baza de calcul; impozitul calculat si retinut; salariul net;
• semnaturi: conducatorul unitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil, persoana care il intocmeste.

Statele de plata sunt confidentiale?

Statele de plata sunt  confidentiale si trebuie pastrate ca o arhiva in departamentul financiar din cadrul firmei.

Accesul la documentele ce contin date cu caracter personal trebuie sa fie limitat dor un numar minim de persoane sa le poata accesa, exclusiv in functie de necesitatile aferente scopului pentru care se intocmeste.

Documentul circula doar la:

• persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);
• casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;
• compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);
• compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate, dupa caz.

Transmiterea statelor de salarii intre diferitele compartimente ale societatii trebuie sa respecte cerintele GDPR.

Cat timp se pastreaza statele de plata?

Legea 195/2022 a modificat Legea contabilitatii nr. 82/1991, asa ca statele de salarii se vor pastra 5 ani, incepand cu 2023.

„Incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, se pastreaza timp de 5 ani”, prevede legea mentionata mai sus.

IMPORTANT! Avand in vedere perioada lunga de timp pentru care se pastreaza statul de salarii, este important ca societatile sa instituie masuri tehnice si organizatorice in vederea prevenirii pierderii, stergerii, alterarii in orice mod a documentelor.

Statul de salarii si transmiterea prin e-mail

Statul de plata poate fi generat de un program informatic privind calculul salariilor. In acest caz, societatea trebuie sa se asigure ca transmiterea statelor de salarii prin e-mail sa se efectueze intr-un mod securizat cu parola catre toti angajatii, imediat dupa finalizarea calcului lunar.

De asemenea, atunci cand salariatii isi incaseaza salariul intr-un cont bancar, angajatorul trebuie sa transmita statele de salarii acesteia, in fisiere si dispozitive criptate, in vederea alimentarii cardurilor salariatilor.

In vederea asigurarii confidentialitatii datelor si informatiilor, departamentul de salarizare trebuie sa asigure nivelul minim de securitate prevazut de GDPR.
Minimul de masuri ce trebuie implementate pentru pastrarea confidentialitatii includ:

• identificarea si autentificarea utilizatorului (introducerea unui cod de identificare + modalitate de autentificare pe baza unei parole);
• tipul de acces (administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.);
• executia copiilor de siguranta;
• computerele si terminalele de acces;
• fisierele de acces;
• instruirea personalului.