Stat de plata/de salarii. Legislatie, conditii intocmire si continut

Plata salariului se dovedeste prin semnarea statelor de plata, precum si prin orice alte documente justificative care demonstreaza efectuarea platii catre salariatul indreptatit. 

Va informam ca la momentul platii salariilor, angajatorul este obligat sa intocmeasca state nominale de plata - aferente fiecarui post si tuturor posturilor - aflate in schema organizatorica a acestuia. Dovada platii salariului se poate face, in mod diferentiat, in functie de modalitatea in care este facuta plata: in cazul in care plata salariului se face prin casierie, dovada achitarii se face prin semnarea de catre salariat a statelor de plata sau a extrasului din statul de plata (denumit in practica "fluturas de salariu"); in cazul in care plata salariului se face prin virament bancar, dovada platii salariului consta in ordinele de plata si extrasele de cont bancar.

Ce prevede Codul Muncii cu privire la statele de plata? 

Art. 168 . [probatiunea]

(1) Plata salariului se dovedeste prin semnarea statelor de plata, precum si prin orice alte documente justificative care demonstreaza efectuarea platii catre salariatul indreptatit.

(2) Statele de plata, precum si celelalte documente justificative se pastreaza si se arhiveaza de catre angajator in aceleasi conditii si termene ca in cazul actelor contabile, conform legii.

Stat de plata - cum este definit de legislatie?

Statul de plata este reglementat de legislatie, mai exact de Codul Muncii, Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 3512 din 27 noiembrie 2008, dar si in Legea contabilitatii nr. 82/1991.

Statul de salariu este un document financiar-contabil care se intocmeste lunar, ce trebuie sa se gaseasca in orice societate cu salariati si serveste, asa cum explica expertii de la PortalProtectiaDatelor ca:

• document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate;
• document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Cum se intocmeste statul de salarii?

40 Modele de Regulament Intern

Vezi AICI detalii

Codul Muncii republicat si actualizat la zi

Vezi AICI detalii

Instruire si testare SSM 5 modele de teste si instructiuni proprii SSM

Vezi AICI detalii

Statul de salarii se intocmeste intr-un exemplar sau in doua exemplare, dupa caz, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenta a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale.

Statele de plata sunt confidentiale?
 

Raspunsul este da, statele de plata sunt sunt confidentiale si trebuie pastrate ca o arhiva in departamentul financiar din cadrul firmei.

1. Completare

Statul de salarii se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana desemnata special in acest sens care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii (de regula, contabilul societatii).

Retineti ca accesul la documentele ce contin date cu caracter personal trebuie sa fie limitat dor un numar minim de persoane sa le poata accesa, exclusiv in functie de necesitatile aferente scopului pentru care se intocmeste.

2. Circulatie

Referitor la circulatia statului de salarii, se remarca aspectele potrivit carora documentul circula:

• la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);
• la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;
• la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);
• la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate, dupa caz.

De retinut ca transmiterea statelor de salarii intre diferitele compartimente ale societatii trebuie sa respecte cerintele GDPR.

Cat timp se pastreaza statele de plata? 

Va reamintim ca Legea 195/2022 a modificat Legea contabilitatii nr. 82/1991, asa ca statele de salarii se vor pastra 5 ani, incepand cu 2023.

„Incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, se pastreaza timp de 5 ani”, prevede legea mentionata mai sus.la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1);

3. Arhivare

la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), dupa caz.

Raportat la durata indelungata de timp in privinta caruia legea impune pastrarea lor, apreciem necesar a fi instituite masuri tehnice si organizatorice in vederea prevenirii pierderii, stergerii, alterarii in orice mod a documentelor.

4. Continut

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

• denumirea unitatii, sectiei, serviciului etc.;
• denumirea formularului; intocmit pentru luna, anul;
• numele si prenumele; venitul brut; contributia individuala de asigurari sociale; contributia individuala la bugetul asigurarilor pentru somaj; contributia pentru asigurari sociale de sanatate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personala de baza; deduceri suplimentare; venitul baza de calcul; impozitul calculat si retinut; salariul net;
• semnaturi: conducatorul unitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil, persoana care il intocmeste.

Statele de salarii si transmiterea prin e-mail

De asemenea, statul de plata poate fi generat de un program informatic privind calculul salariilor. Astfel, daca aveti un soft pentru calculul salariilor, el va cuprinde la randul sau o modalitate de realizare si tiparire a unui stat de plata.

In acest caz, ar trebui sa se asigure ca transmiterea statelor de salarii prin e-mail sa se efectueze intr-un mod securizat cu parola catre toti angajatii, imediat dupa finalizarea calcului lunar.

De asemenea, atunci cand salariatii isi incaseaza salariul intr-un cont bancar, angajatorul trebuie sa transmita statele de salarii acesteia, in fisiere si dispozitive criptate, in vederea alimentarii cardurilor salariatilor.

In vederea asigurarii confidentialitatii datelor si informatiilor, precum si pentru pastrarea in siguranta a acestora, in cadrul activitatii curente a departamentului de salarizare trebuie sa fie avut in vedere un complex de masuri tehnice, informatice, organizatorice, logistice, proceduri si politici de securitate prin care sa se asigure nivelul minim de securitate prevazut de GDPR.

De asemenea, este necesar sa instituiti masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, fiind necesar a fi desemnate persoane responsabile in acest sens.

Masurile tehnice si organizatorice pot fi orientate pe diverse directii de actiune, cum ar fi, spre exemplu:

• identificarea si autentificarea utilizatorului (introducerea unui cod de identificare + modalitate de autentificare pe baza unei parole);
• tipul de acces (administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.);
• executia copiilor de siguranta;
• computerele si terminalele de acces;
• fisierele de acces;
• instruirea personalului.