Ministerul Muncii modifica REVISAL-ul

Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale a lansat spre dezbatere un proiect de Hotarare privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor.

Schimbari preconizate

Prin prezentul proiect de hotarare de Guvern se reglementeaza, in principal, urmatoarele:

- Instituirea obligatiei pentru misiunile diplomatice din Romania, respectiv ambasadele, reprezentantele, consulatele generale si consulatele oficiale de a infiinta si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca;

- Completarea si transmiterea registrului de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator, care detine calificare/specializare/perfectionare in domeniul resurselor umane si cunostinte de operare a calculatorului la nivel de utilizator

- Posibilitatea angajatorilor de a contracta un serviciu de completare si transmitere a registrului, respectiv de a incheia contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care desfasoara atat activitatea de completare si transmitere a registrului, cat si activitatea de resurse umane.

- Instituirea obligativitatii de a completa registrul in ordinea angajarii, prin inscrierea urmatoarelor elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal (CNP), cetatenia si tara de provenienta (UE, non-UE, SEE);
b) data angajarii;
c) perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munca;
f) durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
g) salariul, sporurile si cuantumul acestora;
h) perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
i) data si temeiul incetarii contractului individual de munca.

- Termenele de completare/inregistrare a acestor elementelor in registru;

- Modalitatea de transmitere la ITM a registrului electronic;

- Obligatia angajatorilor/prestatorii de servicii inregistrati conform prezentei hotarari de a completa si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat, cu obligatia completarii acestuia cu elementele prevazute in hotarare;

- Reglementarea obligatiei angajatorului de a intocmi dosarul personal pentru fiecare salariat, precum si reglementarea continutului acestui dosar;

- Detalierea modalitatii si termenului de eliberare de catre angajator, la cererea salariatului sau fostului salariat, a unor documente privind activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal;

- Instituirea unor contraventii individualizate pentru angajatorii care nu completeaza in registru anumite elemente ale contractului individual de munca, precum si pentru aceia care primesc la munca pana la 5 persoane fara transmiterea la ITM a contractelor individuale de munca

- ITM distribuie aplicatia informatica angajatorilor/prestatorilor care au obligatia de a infiinta si transmite registrul.

- Incheierea unor protocoale de colaborare intre Inspectia Muncii si alte autoritati si institutii publice, privind liberul acces reciproc la bazele de date ale acestora, referitoare la datele privind evidenta populatiei, declaratii fiscale sau vamale, asigurari si prestatii sociale, precum si orice date si informatii utile activitatii de control.

PROIECT
HOTARARE A GUVERNULUI
privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor

In temeiul art. 108 din Constitutia Romaniei, republicata,
Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare.

ART. 1 Prezenta hotarare stabileste metodologia de intocmire si completare a registrului general de evidenta a salariatilor, denumit in continuare registru, inregistrarile care se efectueaza, precum si orice alte elemente in legatura cu acesta.

ART. 2 (1) Incadrarea in munca a unei persoane se realizeaza, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003, cu modificarile si completarile ulterioare, numai prin incheierea unui contract individual de munca, in temeiul caruia persoana fizica, in calitate de salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu.

(2) Fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

(3) Angajatorii care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, pot delega acestora si competenta infiintarii registrului.

(4) Au obligatia de a infiinta si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca si misiunile diplomatice din Romania, respectiv ambasadele, reprezentantele, consulatele generale si consulatele oficiale.

(5) Completarea si transmiterea registrului se fac de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator, care detin calificare/specializare/perfectionare in domeniul resurselor umane si cunostinte de operare a calculatorului la nivel de utilizator.

(6) Angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care desfasoara atat activitatea de completare si transmitere a registrului, cat si activitatea de resurse umane.

(7) Este interzisa interpunerea de contracte de prestari servicii intermediare, sau alte forme de subcontractare, intre angajator si prestatorul operarii efective a registrului.

(8) In situatia prevazuta la alin. (6), angajatorul are obligatia informarii in scris a inspectoratului teritorial de munca despre incheierea contractului de prestari servicii, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii/modificarii/suspendarii/incetarii prestarii serviciului, anexand o copie a contractului de prestari servicii, respectiv a actului aditional al acestuia.

(9) Contractarea serviciului de completare si transmitere a registrului nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de prezentul act normativ.

(10) Prestatorii care opereaza efectiv in registru au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale salariatilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr.677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare.

(11) Prestatorii prevazuti la alin. (6) au obligatia de a se inregistra si depune la inspectoratul teritorial de munca un dosar care sa cuprinda urmatoarele documente:
a) actul constitutiv din care sa reiasa obiectul de activitate;
b) certificatul de inmatriculare in registrul comertului, emis de Oficiul registrului comertului de pe langa camera de comert si industrie judeteana, respectiv Camera de Comert si Industrie a Romaniei si a Municipiului Bucuresti, in a carei raza teritoriala isi are sediul;
c) acte doveditoare din care sa rezulte calificarea de inspector de resurse umane si cunostinte de operare PC a persoanelor care opereaza in registrele generale de evidenta a salariatilor;
d) contractele de prestari servicii si actele aditionale ale acestora incheiate cu angajatorii pentru activitatea de completare si transmitere a registrului/registrelor general/generale de evidenta a salariatilor, precum si pentru activitatea de resurse umane.

ART. 3 (1) Registrul se intocmeste in forma electronica.

(2) Registrul se completeaza in ordinea angajarii si cuprinde urmatoarele elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal (CNP), cetatenia si tara de provenienta (UE, non-UE, SEE);
b) data angajarii;
c) perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munca;
f) durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
g) salariul, sporurile si cuantumul acestora;
h) perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
i) data si temeiul incetarii contractului individual de munca.

ART. 4 (1) Completarea, respectiv inregistrarea in registru a elementelor prevazute la art. 3 alin.(2) se face dupa cum urmeaza:
a) La angajarea fiecarui salariat, elementele prevazute la lit. a) - g) se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza.
b) Elementul prevazut la lit. g) se completeaza si pentru contractele individuale de munca deja inregistrate, in termen de 90 zile de la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari.
c) Elementele prevazute la lit. h) se inregistreaza in registru la data inceperii, respectiv incetarii suspendarii.
d) Elementele prevazute la lit. i) se inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual de munca.
e) Pentru salariatii detasati, angajatorul de baza completeaza perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, anterior inceperii detasarii.

(2) Orice modificare a elementelor prevazute la art.3 alin. (2) se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara producerii acestora. Exceptie fac situatiile in care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care angajatorul se prezuma ca a luat la cunostinta de continutul acestora.

(3) Orice corectie a erorilor survenite in completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat la cunostinta de acestea.

ART.5 (1) Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca in format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmatoarele modalitati:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspectiei Muncii;
b) prin e-mail, pe baza de semnatura electronica;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata de angajator.

(2) Evidenta registrelor, respectiv a datelor cuprinse in acestea, transmise de angajatori/prestatorii de servicii inregistrati la inspectoratul teritorial de munca, se tine intr-o baza de date organizata la nivelul Inspectiei Muncii.

(3) Procedura privind transmiterea registrului in format electronic se stabileste prin ordin al ministrului muncii, familiei si protectiei sociale, dupa adoptarea solutiei tehnice a registrului in format electronic si in functie de aceasta.

ART. 6 (1) Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii de servicii inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca au obligatia de a completa si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat, cu obligatia completarii acestuia conform art. 3.

(2) Unitatile fara personalitate juridica care au competenta infiintarii registrului, au obligatia de a completa si transmite registrul, in termenele prevazute la art. 4, la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea, cu indeplinirea obligatiilor prevazute de prezenta hotarare.

ART. 7 (1) Registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului/prestatorului de servicii si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridica, care au delegata competenta infiintarii registrului.

(2) In situatia in care angajatorul opteaza pentru contractarea serviciilor de operare a registrului in conditiile stabilite la art. 2 alin (6), acesta poate pastra registrul la sediul prestatorului de servicii, cu conditia informarii conform art. 2 alin. (8).

ART. 8 (1) Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

(3) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de 15 zile de la data solicitarii. Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al acestuia sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.

(4) Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare. Angajatorul si prestatorul raspund solidar pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii.

ART. 9 (1) Constituie contraventii urmatoarele fapte savarsite de angajatori, persoane fizice sau juridice:
a) netransmiterea elementelor contractului individual de munca prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) - g), cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza;
b) intarzierea nejustificata sau refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca registrul in format electronic, indiferent daca acesta se afla la sediul social al angajatorului sau la prestatorul de serviciu, precum si dosarul personal al salariatilor;
c) necompletarea/netransmiterea registrului in termenele si in conformitate cu prevederile prezentei hotarari;
d) completarea registrului de catre alte persoane decat cele prevazute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6);
e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;
f) alterarea sau stergerea datelor din registru, precum si interventia neautorizata asupra aplicatiei informatice a registrului.
g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munca cu privire la prestatorii de servicii;
h) refuzul angajatorului de a elibera copii dupa documentele prevazute la art. 7 alin. (3), solicitate de catre salariat;
i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (6);
j) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7);
k) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (11).

(2) Contraventiile prevazute la alin. (1) se sanctioneaza dupa cum urmeaza:
a) cea prevazuta la lit. a), cu amenda de la 10.000 lei la 20.000 lei pentru primirea la munca a pana la 5 persoane fara transmiterea contractelor individuale de munca la inspectoratul teritorial de munca;
b) cele prevazute la lit. b) - c), cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei;
c) cea prevazuta la lit. d) - f) si i), cu amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei;
d) cea prevazuta la lit. g) cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei;
e) cea prevazuta la lit. h) si j) cu amenda 300 -1000 lei;
f) cea prevazuta la lit. k) cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei.

(3) Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac de catre inspectorii de munca.

(4) Contravenientul poate achita in cel mult 48 de ore, jumatate din minimul amenzii contraventionale prevazute la alin (2) lit. b) – f).

(5) Pentru amenda stabilita la alin. (2) lit. a), minimul amenzii contraventionale se calculeaza cumulat, raportat la numarul contractelor individuale de munca netransmise.

ART. 10 Prevederile art. 9 se completeaza cu dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare.

ART. 11 (1) Inspectia Muncii adopta solutia tehnica privind registrul in forma electronica si aplicatia informatica pentru completarea si transmiterea registrului de catre angajatori/prestatori.

(2) Inspectoratul teritorial de munca distribuie aplicatia informatica angajatorilor/prestatorilor care au obligatia de a infiinta si transmite registrul.

ART. 12 (1) Inspectia Muncii asigura accesul autoritatilor si institutiilor publice la datele din registru, pe baza unor aplicatii de interogare specifice, cu asigurarea masurilor de protectie a datelor cu caracter personal. Conditiile, procedura de lucru si limitele accesului la informatii se stabilesc de Inspectia Muncii prin protocoale de colaborare incheiate cu autoritatile si institutiile publice solicitante.

(2) In scopul combaterii muncii nedeclarate materializata prin neinregistrarea contractelor individuale de munca in registru, Inspectia Muncii beneficiaza de accesul la bazele de date detinute de autoritati si institutii publice, privind evidenta populatiei, declaratii si inregistrari fiscale/vamale, asigurari si prestatii sociale, precum si orice date si informatii utile activitatii de control.

ART. 13 Registrele infiintate si inregistrate in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, se pastreaza si se arhiveaza de catre angajatori.

ART. 14 Pe data intrarii in vigoare a prezentei hotarari se abroga Hotararea Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 172 din 22 februarie 2006, cu modificarile si completarile ulterioare.