Decizie de Delegare: explicatii si model

Legislatia muncii nu stabileste forma sau cuprinsul deciziei de delegare. Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/20008 cuprinzand modelele documentelor financiar-contabile stabilesc ca ordinul de deplasare:
 
1. Serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
 
2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.
 
3. Circula:
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaza deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie;
- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
- la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
 
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
 
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
 
- denumirea unitatii;
- denumirea si numarul formularului;
- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;
- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
- numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
- semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.
In Anexa nr.3 la Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/20008 cuprinzand modelele documentelor financiar-contabile se regaseste si un model al ordinului de deplasare pe care il redam mai jos.
 
Unitatea ................ Depus decontul (numarul si data)|
................................
 
ORDIN DE DEPLASARE (DELEGATIE)
nr. ..........
Dl./D-na ................................................................
avand functia de ........................................................
este delegat pentru .....................................................
la ......................................................................
 
Durata deplasarii de la ............ la ............ Se legitimeaza cu ...............................
Stampila unitatii si
semnatura
Data ......................
+----------------------------------------------+---------------------------
 
|Sosit*) ......................................|Sosit*) ...........................................
|Plecat*) .....................................|Plecat*) ..........................................
|Cu (fara) cazare |Cu (fara) cazare |
|Stampila unitatii Stampila unitatii |
| semnatura si semnatura |
+----------------------------------------------+---------------------------
|Sosit*) ......................................|Sosit*) ...........................................
|Plecat*) ..................................... Plecat*) ..........................................
|Cu (fara) cazare Cu (fara) cazare |
| Stampila unitatii Stampila unitatii |
| si semnatura si semnatura
 

(verso)
+----------------------------------------------------+---------------------|Ziua si ora plecarii ...............................|Avans spre decontare: |
|Ziua si ora sosirii ................................|- Primit la plecare ..................... lei|
|Data depunerii decontului ..........................|- Primit in timpul |
|Penalizari calculate ...............................|deplasarii .............................. lei|
| |TOTAL ................................... lei|
+----------------------------------------------------+---------------------|
CHELTUIELI EFECTUATE CONFORM DOCUMENTELOR ANEXATE |
+----------------------------------------------------+--------------------- Felul actului si emitentul Nr. si data actului | Suma |
+----------------------------------------------------+---------------------+------
|TOTAL CHELTUIELI | |
+-------------------------------------------------------------------------
|Diferenta de restituit s-a depus cu dispozitie de primit |
|incasare catre casierie nr. ......... din ......... Diferenta de ------- lei
restituit
+------------------+--------------------+------------+--+------------------
 
Aprobat Control Verificat
 
Conform dispozitiilor art. 17 alin. (4) din Codul muncii orice modificare a unuia dintre elementele prevazute la alin. (2), printre care si locul muncii, in timpul executarii contractului individual de munca impune incheierea unui act aditional la contract, intr-un termen de 15 zile de la data incunostintarii in scris a salariatului, cu exceptia situatiilor in care o asemenea modificare rezulta ca posibila din lege sau din contractul colectiv de munca aplicabil. De aceea, nu se incheie act aditional, prin exceptie de la prevederile art. 17 alin. 4 teza I din Codul muncii, in cazul modificarii unilaterale a contractului individual de munca prin delegare sau detasare, actul aditional fiind obligatoriu numai in cazul modificarii conventionale a contractului individual de munca.
 
Insa, diurna nu se stabileste unilateral de catre angajator ci prin negociere cu salariatul. Aceasta negociere trebuie sa porneasca de la drepturile salariatului stabilite prin Codul muncii si prin contractul colectiv de munca aplicabil care au caracter minimal. Asa fiind, intelegerea celor doua parti, angajator si salariat cu privire la diurna acordata acestuia din urma, in perioada delegarii/detasarii se materializeaza intr-un act aditional la contractul individual de munca.
Indemnizatia de deplasare (diurna) poate fi acordata salariatilor numai pe perioada delegarii sau detasarii.
 
Atat delegarea cat si detasarea presupun schimbarea locului muncii prevazut in contractul individual de munca. In acest sens, art. 42 alin. (1) din Codul muncii stabileste ca locul muncii poate fi modificat unilateral de catre angajator prin delegarea sau detasarea salariatului intr-un alt loc de munca decat cel prevazut in contractul individual de munca.
 
Potrivit art.17 alin.(2) lit. b) si alin.(3) din Codul muncii, in contractul individual de munca trebuie sa se inscrie locul muncii sau, in lipsa unui loc de munca fix, posibilitatea ca salariatul sa munceasca in diverse locuri.
 
In situatia in care salariatul nu are un loc de munca stabil partile pot recurge la clauza de mobilitate stabilita de art. 25 din Codul muncii. Potrivit acestui text de lege, prin clauza de mobilitate partile in contractul individual de munca stabilesc ca, in considerarea specificului muncii, executarea obligatiilor de serviciu de catre salariat nu se realizeaza intr-un loc stabil de munca. In acest caz salariatul beneficiaza de prestatii suplimentare in bani sau in natura. Aceste prestatii sunt considerate venituri din salarii si impozitate ca atare.
 
Spre deosebire de delegare sau detasare- masuri dispuse de regula unilateral, dar avand caracter temporar- salariatul care a acceptat o clauza de mobilitate isi executa obligatiile de munca prin deplasari de serviciu fie interminente, fie contiunue pe intreaga durata a contractului individual de munca.
 
Angajatorul are obligatia sa plateasca salariatului prestatii suplimentare in bani sau in natura, deoarece salariatul, in deplasarile in interes de serviciu, neaflandu-se in delegare sau detasare, nu primeste drepturile banesti ce se cuvin, potrivit contractului individual de munca sau/si contractului colectiv de munca, celor delegati sau detasati(diurna).
In concluzie, salariatii au dreptul la indemnizatie de deplasare, in perioada in care, din dispozitia angajatorului executa sarcini de serviciu in afara locului muncii prevazut in contractul individual de munca.
 
Daca locul muncii, prevazut in contractul individual de munca este mobil, salariatii nu au dreptul la diurna, in acest caz fiind incidente dispozitiile art.25 din Codul muncii.
 
In temeiul dispozitiilor art. 21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate, este deductibila in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.
 
In situatia in care, diurna negociata este superioara plafonului de deductibilitate, partea care depaseste valoarea a 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice va reprezenta cheltuiala nedeductibila la calcul impozitului pe profit.