Inregistrarea cheltuielilor de deplasare. Documente necesare pentru decontarea diurnei

Inregistrare cheltuieli de deplasare

Va reamintim ca, potrivit prevederilor Ordinului nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, sunt necesare o serie de documente justificative de inregistrare in contabilitate a cheltuielilor de deplasare. Se va tine cont si de aspectul deplasarii, daca a avut loc intern sau international.

Documente necesare pentru inregistrare cheltuieli de deplasare

Documentele justificative de inregistrare in contabilitate a cheltuielilor de deplasare sunt:

1. Ordinul de deplasare (Delegatie Cod 14-5-4) – pentru deplasarile in tara
2. Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe – Cod 14-5-5) – pentru deplasarile in strainatate.

Pentru transporturile internationale se utilizeaza urmatoarele documente:
 

1. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale – Cod 14-5-5/a)
2. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale – Cod 14-5-4/a).

Intocmirea acestor documente este obligatorie; in lipsa acestora, cheltuielile de deplasare arputea fi incadrate de catre organele fiscale drept cheltuieli nedeductibile.

Ordinul de deplasare

Ordinul de deplasare (delegatie) serveste ca:

Diurna legala in Romania si in strainatate

Vezi AICI detalii

Portal Codul Muncii - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Manual de prim ajutor si interventie in situatii de urgenta

Vezi AICI detalii

– dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii;
– document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
– document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
– document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoanacare urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vede-rea procurarii de valori materiale cu plata in numerar. In cazul in care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit decatre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (Cod 14-4-4).
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie (Cod 14-4-4).
 

Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe) si decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale) servesc ca:
 

– documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
– documente pentru stabilirea diferentelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia;
– documente justificative de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Aceste deconturi se intocmesc de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea in vederea justificarii cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a deplasarii.
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitantapentru operatiuni in valuta (Cod 14-4-1/a) sau Dispozitie de incasare catre casierie (Cod 14-4-4), dupa caz.

Ordinul de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale) serveste ca:

– dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele entitatii;
– document de stabilire a avansului in valuta, pentru deplasarile conducatorilor auto care urmeaza sa efectueze transporturi in strainatate, pe baza caruia acestia ridica avansul de lacasierie;
– document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum si a valutei de restituitla inapoiere in tara;
– document justificativ de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

La compartimentul financiar-contabil se verifica decontul, pe baza actelor justificative anexatela acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit.

In cazul in care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste „Dispozitie deplata“ catre casierie (Cod 14-4-4 t2).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de „Dispozitie de incasare“ catre casierie (Cod 14-4-4 t2).

Statul de salarii si cheltuielile de deplasare
 

Statul de salarii serveste ca:

– document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate;
– document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Statul de salarii se intocmeste lunar, pe baza documentelor de evidenta a timpului lucratefectiv, a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, a certificatelor medicale etc.

Statul de salarii se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoanacare determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.
Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de con-cediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor cal-culate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.

In statul de salarii, indemnizatia de delegare/detasare impozabila se poate evidentia intr-o coloana distincta „Alte sume impozabile”. Aceasta se include in venitul brut din salarii realizatde salariat si se scade din suma ramasa de plata (Rest de plata)...

...mai multe detalii si explicatii complete, oferite de experti gasiti in lucrarea Diurna legala in Romania si in strainatate, detalii AICI >>>