In ce conditii se acorda indemnizatia de deplasare?

Temeiul legal privind deductibilitatea la nivelul persoanei juridice il reprezinta art. 21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal. Plafonul de deductibilitate este legat de cadrul legal aplicabil pentru institutiile publice:
    H.G. nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului;
    H.G. nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

Inainte de a identifica precis avantajele fiscale ce decurg din acordarea unor astfel de sume, sa analizam cele doua categorii de drepturi de care beneficiaza salariatii in cazul in care acestia se deplaseaza in alta localitate sau in strainatate.

1) Indemnizatia zilnica de delegare sau de detasare se acorda salariatilor pe perioada delegarii si detasarii, in interesul serviciului, pentru compensarea cheltuielilor personale.

incepand cu data de 1 ianuarie 2007, a intrat in vigoare Hotararea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului.

Prevederile art. 2 din Hotararea Guvernului. nr. 1.860/2006 stabilesc ca pentru salariatii din cadrul companiilor nationale, societatilor comerciale si regiilor autonome la care drepturile salariale se acorda prin negociere, drepturile banesti pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in cadrul localitatii, in interesul serviciului, se acorda in conditiile prevazute in contractele colective sau individuale de munca.

Valoarea indemnizatiei zilnice de delegare sau de detasare stabilita potrivit art. 9 din actul normativ mentionat mai sus este de 13 lei incepand cu 1 ianuarie 2007. in plus, potrivit art. 36 si urmatoarelor din acest act normativ se reglementeaza si dreptul la decontarea cheltuielilor de transport efectuate pentru indeplinirea sarcinilor de serviciu in cadrul localitatii in care isi desfasoara activitatea salariatul.

Pentru a justifica si deconta cheltuielile de transport si cazare efectuate de salariati pe perioada delegarii si deplasarii in alta localitate cu autoturismul proprietate personala, in baza si in conditiile stabilite prin contractele colective sau individuale de munca, se va intocmi Ordinul de deplasare, potrivit Ordinului ministrului finantelor nr. 1.850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile.

Ordinul se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
    denumirea unitatii;
    denumirea si numarul formularului;
    numele, prenumele si functia persoanei delegate;
    scopul, destinatia si durata deplasarii;
    stampila unitatii;
    semnatura conducatorului unitatii;
    data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii;
    ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
    cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
    numarul si data chitantei pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
    semnaturi: conducatorul unitatii, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, titularul de avans.

Mentiunile referitoare la cheltuielile de transport si cazare efectuate de salariati pe perioada delegarii si care nu pot fi dovedite prin documente, se inscriu in Ordinul de deplasare.

Pe baza Ordinului de deplasare aprobat de conducatorul unitatii si avand toate aprobarile legale, compartimentul financiar-contabil intocmeste Nota de contabilitate care reprezinta si document justificativ.
La compartimentul financiar-contabil se verifica decontul, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.

In cazul in care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

Casierul elibereaza sumele de bani din casieria unitatii, pentru compensarea cheltuielilor de cazare si transport, salariatilor care au fost in delegatie, pe baza Dispozitiei de plata catre casierie (cod 14-4-4)  care se intocmeste intr-un singur exemplar.

2) Diurna este acordata salariatilor trimisi in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar si stabilita in conformitate cu prevederile Hotararea Guvernului nr. 518/1995 cu modificarile si completarile ulterioare; aceasta are rolul de acoperire a cheltuielilor de hrana, a celor marunte uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea salariatul. Diurna in valuta se diferentiaza pe doua categorii si se acorda la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea.

Diurna in valuta se acorda astfel:
    in cazul folosirii ca mijlocul de transport avionul, diurna se va acorda pe perioada cuprinsa intre momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei;
    in cazul folosirii ca mijloc de transport trenul sau mijloacele auto, diurna se va acorda pe perioada cuprinsa intre momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei sau de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.

Va atragem atentia ca pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel:
    in cuantum reprezentand 50% pentru o perioada de pana la 12 ore;
    in cuantum reprezentand 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

in cazul intreruperii calatoriei, determinata de programul de zbor al avioanelor, drepturile de diurna si cazare ale personalului se acorda, in continuare, la nivelul prevazut pentru tara de destinatie, numai daca sejurul pe perioada respectiva nu este asigurat de catre companiile care efectueaza transportul.

Sumele in valuta cuvenite personalului, in conditiile stabilite prin prezenta hotarare, se acorda sub forma de avans. Recuperarea avansului nejustificat sau a sumelor ramase necheltuite si nedepuse sau depuse peste termenele prevazute de lege, inclusiv a penalitatilor de intarziere, se face pe baza de dispozitie emisa de catre conducatorul unitatii trimitatoare, la propunerea compartimentului financiar-contabil al unitatii care a acordat avansul in valuta, indiferent de unitatea la care este incadrat in munca titularul de avans.

La nivelul salariatului, potrivit art. 55 alin. (4) lit. g) din Codul fiscal, sumele acordate salariatilor pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, a indemnizatiei primite pe perioada delegarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului sunt venituri neimpozabile.

in schimb, sunt impozabile sumele acordate de persoanele juridice fara scop patrimonial si de alte entitati neplatitoare de impozit pe profit peste limita de 2,5 ori indemnizatia acordata salariatilor din institutiile publice.

Sumele acordate peste aceasta limita sunt considerate venituri asimilate salariilor, in vederea impunerii. Asadar, un venit al unei persoane fizice este sau nu impozabil in functie de calitatea celui care il plateste, chiar daca sursa acestuia este similara - contractul de munca.

in cazul in care angajatorul - persoana juridica fara scop patrimonial sau alta entitate neplatitoare de impozit pe profit - acorda sume peste limita de 2,5 ori indemnizatia acordata salariatilor din institutiile publice, partea care depaseste acest plafon reprezinta venit impozabil, in temeiul:
    art. 55 alin. (2) lit. i) - "sumele acordate de organizatii nonprofit si de alte entitati neplatitoare de impozit pe profit, peste limita de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatia primita pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, pentru salariatii din institutiile publice sunt venituri impozabile";
    si alin. (4) lit. g) - "sumele primite de angajati pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare a indemnizatiei primite pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului sunt venituri neimpozabile. Sunt exceptate de la aceste prevederi sumele acordate de persoanele juridice fara scop patrimonial si de alte entitati neplatitoare de impozit pe profit peste limita de 2,5 ori indemnizatia acordata salariatilor din institutiile publice" din Codul fiscal.

La nivelul persoanei juridice platitoare de impozit pe profit, in temeiul art. 21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate, este deductibila in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.

In prezent, potrivit art. 21 alin. (1) lit. e) din Codul fiscal, cheltuielile de transport si cazare in tara si in strainatate, efectuate de catre salariati si administratori sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri, indiferent daca angajatorul realizeaza profit sau pierdere. in temeiul art. 21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate, este deductibila in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.