Diurna si cheltuielile de transport pentru delegatii in tari UE

Intrebare:

Daca pentru angajatii unei societati romane, la delegarea acestora in strainatate UE la un client, transportul este platit de catre societatea client din UE, pentru calculul drepturilor sub forma de diurna ale angajatilor romani este deajuns ca acestia sa faca o declaratie pe proprie raspundere cu privire la ora si data cand au iesit din Romania si au reintrat in Romania? De asemenea, s-au deplasat si cu auto propriu cate 2 - 3 persoane impreuna. Documentele prin care s-a achitat transportul acestora avioane, autocare sau chitante de benzina) nu au ajuns la societatea romana, insa societatea romana are foile lor de prezenta (pontaje cum au lucrat) si ordine de deplasare semnate de catre clientul din strainatate.


Raspuns:

Actul normativ care reglementeaza deplasarea in strainatate este H.G. nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare.

Potrivit art. 6 alin. (1) din Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata, "Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ."

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale. Declaratia pe proprie raspundere pentru justificarea orei plecarii din tara si a sosirii pentru calculul drepturilor sub forma de diurna ale angajatilor romani detasati in state ale UE nu este mentionata expres ca document justificativ nici in H.G. nr. 518/1995 si nici in Anexa nr. 2 cuprinzand Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin O.M.F.P. nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Un document insa poate fi incadrat in categoria documentelor justificative in conformitate cu lit. A pct. 2 din Anexa 1 cuprinzand Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin O.M.F.P. nr. 3512/2008, daca cuprinde urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal
al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

In temeiul acestor dispozitii legale si a faptului ca exista ordine de deplasare ale salariatilor in cauza, care spuneti ca sunt semnate de catre clientul din statul UE, ordine care in mod normal cuprind atat ora plecarii si ora sosirii, puteti considera declaratiile pe proprie raspundere, alaturi de ordinele de deplasare, ca documente care sa justifice calculul diurnei salariatilor in cauza.

Foile de pontaj sunt documente justificative prin care se tine evidenta timpului de munca a salariatului, a orelor suplimentare, orelor prestate noaptea, a concediului de odihna, concediilor medicale, invoirilor si concediilor fara plata, absentelor nemotivate, care stau la baza intocmirii statului de salarii, document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate. Prin urmare, foile de pontaj nu sunt documente care sa justifice cheltuielile de transport.

Documentele financiar-contabile pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate in valuta, cu exceptia celor reprezentand drepturile de diurna, se face pe baza de documente originale si se aproba de conducerea societatii. Doar in situatia expres prevazuta de H.G. nr. 518/1995 in care in unele tari nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de catre autoritati, sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere, confirmata de reprezentanta Romaniei in tara de destinatie si referat aprobat de conducerea societatii.

Drept urmare, pentru decontarea cheltuielilor de transport sunt necesare, alaturi de decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5) al carui model il veti gasi in Anexa nr. 3 la Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/20008 cuprinzand modelele documentelor financiar-contabile, si actele justificative, in speta bilete de avion, tren sau chitante de benzina, dupa caz, decontarea acestor cheltuieli in lipsa existentei acestor documente atragand raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz, in conformitate cu dispozitiile art. 6 alin. (2) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata.