Decontarea cheltuielilor de deplasare. Ce documente justificative sunt necesare?

Vom analiza mai jos cazul unei societati in cadrul careia unul dintre salariati trebuie sa se deplaseze o data pe saptamana la o societate din alt judet. Pentru deplasare si cazare, societatea ii acorda acestuia un avans de trezorerie (ex. 350 lei).

La intoarcerea in societate, se aduce Ordin de deplasare stampilat de la societatea la care a fost, bonurile fiscale de transport, factura si chitanta de cazare, in ex. bon fiscal de 50 lei, cazare de 300 lei.
Pe spatele Ordinului de deplasare se completeaza :
-ziua si ora plecarii          -Avans spre decontare
-ziua si ora sosirii            -Primit la plecare
-Data dep.decont             -Primit in timp.deplas.
-penalitati calculate          -Total

La cheltuieli efectuate conform documentelor anexate, vom vedea daca pe langa bonurile aferente transportului se inscrie si factura cu chitanta de cazare cu valoarea respectiva.


Solutia consultantului:

Cu privire la Ordinul de deplasare (Delegatie - Cod 14-5-4), Norma specifica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin OMEF 3512/2008 prevede urmatoarele:

1. Serveste ca:
   - dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
   - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
   - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
   - document justificativ de inregistrare in contabilitate.

 2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

3. Circula:
   - la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
   - la persoana care efectueaza deplasarea;
   - la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;
   - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie;
   - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
   - la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
   - denumirea unitatii;
   - denumirea si numarul formularului;
   - numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
   - data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;
   - ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
   - cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
   - numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
   - semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.

Asadar, Ordinul de deplasare serveste ca document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate si ca document justificativ de inregistrare in contabilitate. In acest formular, pe verso, se inscriu toate cheltuielile efectuate pe durata deplasarii, conform documentelor anexate (in cazul prezentat, inclusiv factura de cazare) : felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma.

Pentru deplasarile externe se utilizeaza Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5).

Acesta serveste ca:

- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
   - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
   - document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.
Pentru transporturi internationale se utilizeaza Decontul de cheltuieli valutare  (transporturi internationale - Cod 14-5-5/a). Acesta serveste ca:
 - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
   - document pentru stabilirea diferentei de primit sau de restituit de catre titularul de avans;
   - document de inregistrare in contabilitate.