De ce documente justificative avem nevoie pentru decontarea diurnei?

Potrivit prevederilor Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor nr. 3.512/2008 privind registrele si formularele financiar-contabile, documentele justificative de inregistrare in contabilitate a cheltuielilor de deplasare sunt:

-    Ordinul de deplasare (Delegatie Cod 14-5-4) - pentru deplasarile in tara,
-    Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5) - pentru deplasarile in strainatate.

Pentru transporturile internationale se utilizeaza urmatoarele documente:
-    Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale - Cod 14-5-5/a)
-    Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale - Cod 14-5-4/a)

Intocmirea acestor documente este obligatorie, in lipsa acestora cheltuielile de deplasare ar putea fi incadrate de catre organele fiscale drept cheltuieli nedeductibile conform art. 21 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal. Potrivit acestuia, nu sunt deductibile la determinarea profitului impozabil cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor.


1.    Ordinul de deplasare (Delegatie Cod 14-5-4)

Acest formular serveste ca:
   - dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
   - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
   - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
   - document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

Ordinul de deplasare circula:
   - la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
   - la persoana care efectueaza deplasarea;
   - la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;
   - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.
   - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
   - la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
   - denumirea unitatii;
   - denumirea si numarul formularului;
   - numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
   - data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;
   - ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
   - cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
   - numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
   - semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.

-    In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.
-    In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie;


2.    Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5)


Acest formular serveste ca:
   - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
   - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
   - document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.
 
Se intocmeste intr-un exemplar de catre titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a deplasarii.

Decontul de cheltuieli pentru deplasari externe circula:
   - la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din deplasare si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare;
   - la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata diferentei in cazul in care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasarii, suma cheltuielilor efective depaseste avansul primit;
   - la casieria unitatii pentru plata diferentei, caz in care titularul de avans semneaza pentru primirea diferentei respective, fara a se mai intocmi document distinct.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal de informatii al formularului este urmatorul:
   - denumirea unitatii;
   - denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
   - numele si prenumele titularului de avans;
   - avansuri primite in valuta sau in valuta si in lei; sume decontate; diferente de restituit/primit;
   - semnaturi: conducatorul unitatii; seful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, dupa caz; titularul de avans.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de:
-    Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a) sau
-    Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4), dupa caz.


3.    Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale - Cod 14-5-5/a)

 Acest formular serveste ca:
   - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
   - document pentru stabilirea diferentei de primit sau de restituit de catre titularul de avans;
   - document de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste la unitatile care executa transporturi in strainatate, intr-un exemplar, de catre titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe intregul parcurs, semnandu-se de titularul de avans.

Circula:
   - la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din strainatate si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare.
   - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
   - la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate si a eventualei diferente de primit de catre titularul de avans.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
   - denumirea unitatii;
   - denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
   - numele si prenumele titularului de avans;
   - avans in valuta; sume decontate; diferente de restituit/primit;
   - semnaturi: conducatorul unitatii, seful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, titularul de avans.
-    In cazul in care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4).
-    In situatia in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4);


4.    Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale - Cod 14-5-4/a)

Serveste ca:
   - dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele unitatii;
   - document de stabilire a avansului in valuta, pentru deplasarile conducatorilor auto care urmeaza sa efectueze transporturi in strainatate, pe baza caruia acestia ridica avansul de la casierie;
   - document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum si a valutei aduse la inapoiere in tara;
   - document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Se intocmeste la unitatile care efectueaza transporturi in strainatate, in doua exemplare, pentru fiecare deplasare, de catre sectorul de exploatare si se semneaza de catre seful sectorului pentru confirmarea realitatii datelor si exactitatii calculelor din ordinul de deplasare.

Ordinul de deplasare circula:

   - la conducatorul unitatii, pentru semnare (ambele exemplare);
   - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza (ambele exemplare);
   - la conducatorii auto care urmeaza sa efectueze deplasarea, pentru semnare, pe ambele exemplare, de primire a avansurilor in valuta, retinand exemplarul 1, care urmeaza sa fie atasat la Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale) (cod 14-5-5/a);
   - la casierul unitatii care semneaza pentru plata sumei in valuta (ambele exemplare) si efectueaza inregistrarea sumelor platite in registrul de casa (in valuta).
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
   - denumirea unitatii;
   - denumirea si numarul formularului;
   - numele, prenumele si functia titularului de avans; destinatia; marca si numarul autovehiculului; scopul deplasarii; locul de incarcare; locul de descarcare;
   - detalierea elementelor de avans in lei si in valuta;
   - numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
   - semnaturi: conducatorul unitatii; seful de compartiment, controlul financiar preventiv, dupa caz; titularul de avans.

Asadar, Ordinul de deplasare serveste ca document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate si ca document justificativ de inregistrare in contabilitate. In acest formular, pe verso, se inscriu toate cheltuielile efectuate pe durata deplasarii, conform documentelor anexate.
Pentru deplasarile externe se utilizeaza Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5).