Tratamentul contabil si fiscal aplicabil decontarii transportului salariatilor la si de la locul de munca

O societate deconteaza angajatilor in baza unei decizii interne suma de 70 lei reprezentand  cval.transportului la si de la locul de munca. Salaratii folosesc mijlocul de transport personal si aduc un bon de combustibil de 70 lei. Vom vedea mai jos cum se inregistreaza in contabilitate aceste bonuri de benzina si daca este cheltuiala deductibila.

Solutia consultantului:

Pentru societate, din punctul de vedere al impozitului pe profit, cheltuielile cu deplasarea salariatilor la si de la locul de munca este deductibila fiscal.

Acest lucru rezulta din punctul 23 litera f) dat in aplicarea art. 21 alin. (1) din Codul fiscal .
Insa, asa cum rezulta din particularitatile pe care trebuie sa le indeplinesca toate chetuielile pentru a fi deductibile, mentionate la art. 21 alin. (2), acestea trebuie sa fie efectuate numai in scopul obtinerii de venituri impozabile.

Ca urmare, cheltuiala cu transportul salariatilor la si de la locul de munca, pentru a fi considerata ca fiind efectuata in scopul obtinerii de venituri impozabile (adica aceasta cheltuiala contribuie la obtinerea de venituri conform specificului activitatii firmei), trebuie sa fie recuperata prin pretul / tariful practicat de societate pentru livrarea / prestarea bunurilor / serviciilor sale.
Acest lucru se demonstreaza cu ajutorul contabilitatii de gestiune (sau a contabilitatii financiare), din care sa rezulte faptul ca in pretul / tariful produsului / serviciului este inclusa si aceasta cheltuiala.
 
Pentru salariat, din punctul de vedere al impozitului pe venit, aceste sume nu sunt considerate venituri impozabile si, deci nu se includ in veniturile salariale. Acest lucru rezulta din art. 55 alin. (4) litera a). De asemenea, aceste sume nu sunt supuse contributiilor sociale, asa cum rezulta din art. 296^15 litera b) din codul fiscal .
 
Insa cheltuiala cu transportul la si de la locul de munca suportata de angajator trebuie sa fie cel mult egala cu echivalentul unui bilet / abonament emis de RATB pentru distanta respectiva parcursa de salariat.
 
Daca suma suportata de angajatorul depaseste nivelul biletului sau abonamentului, atunci diferenta va fi considerata avantaj la salariat si impozitata cu impozit pe venit si contributii si deductibila la firma sau neimpozitata la salariat, dar nedeductibila la firma, conform art. 21 alin. (4) litera l) din codul fiscal .
 
In ceea ce priveste TVA aferenta acelor bonuri de combustibil, aceasta nu se deduce, mijloacele de transport respective nefacind parte din activele societatii. Dar, fiind inclusa in cheltuiala, va deveni cheltuiala deductibila, conform punctului 23 litera b) din normele date in aplicarea art. 21 alin. (1) din codul fiscal .
 
Documentele pe baza carora ve vor inregistra aceste cheltuieli sunt, in primul rand, decizia administratorului de a se deconta cheltuiala cu transportul la si de la locul de munca pentru salariati (nominalizati), cu mijloacele proprii de transport, in limita lunara a sumei de ...., incepand cu data de ...., decontul de cheltuieli intocmit de fiecare salariat (cod 14-5-4), in care se vor inscrie bonurile din luna respectiva - semnat de acesta si aprobat prin semnatura si stampila de reprezentantul societatii - si dispozitia de plata (cod 14-4-4) pentru plata sumei din decont catre salariat - aceasta fiind document justificativ pentru scaderea banilor in registrul de casa -.
 
Ca monografie contabila, prezentam urmatoarele inregistrari contabile:
- plata sumei de bani reprezentind c/val decontului inaintat de salariat, pe baza de dispozitie de plata:
542 / analitic salariat = 5311
- inregistrarea documentelor atasate decontului de cheltuieli:
624 / analitic transport persoane = 542 / analitic salariat
 
Personal nu as opta pentru utilizarea contul 6022, avind in vedere faptul ca bonurile fiscale reprezinta, in fapt, o plata de transport si nu o plata de combustibil aferent consumului mijloacelor proprii de transport.
Insa, in functie de politica adoptata de firma, se poate utiliza ori contul 624, ori contul 6022.
 
Baza legala:
- OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
- art. 51 alin. (1) si (2), art. 52 alin. (1), (2) si (3) din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009 ;
- OMFP 1826/2003 pentru aprobarea Precizarilor privind unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune.