Ce nu stiti despre inregistrarea contractului de munca in registrul de evidenta al salariatilor

Fiecare angajator are obligatia de a infiinta si a transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Dupa cum bine stim, contractele de munca se inregistreaza cu o zi inainte de inceperea efectiva a activitatii.

Neinregistrarea contractelor individuale de munca in registru anterior inceperii activitatii se sanctioneaza cu amenda contraventionala de 10.000 lei pentru fiecare contract individual de munca neinregistrat, fara ca valoarea cumulata a amenzii, determinata de numarul efectiv de astfel de contracte, sa depaseasca cuantumul de 50.000 lei (art. 9 alin. (2) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011).

Completarea si transmiterea registrului
Angajatorul are doua optiuni pentru completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor:

1. fie nominalizeaza, prin decizie scrisa, una sau mai multe persoane;
2. fie contracteaza serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea de contracte de prestari serviciu cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca.

Prestatorii au obligatia respectarii dispozitiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare si nu pot subcontracta, la randul lor, serviciile de completare si transmitere a registrului incredintate de angajator.

Daca angajatorul apeleaza la serviciile prestatorilor, angajatorul are obligatia informarii, in scris, a inspectoratului teritorial de munca despre incheierea contractului de prestari servicii.

Contractarea serviciului de completare si transmitere a registrului nu exonereaza angajatorul de urmatoarele obligatii:

– transmiterea registrului la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi are angajatorul sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat;
– obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora;
– obligatia de a elibera salariatului sau unui fost salariat, la cererea acestora:

a) copii ale documentelor existente in dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Potrivit noilor modificari ale Codului muncii, primirea la munca a pana la 5 persoane fara incheierea unui contract individual de munca constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 10.000 lei la 20.000 lei pentru fiecare persoana identificata.

Sanctiunile nu se opresc aici si noua legislatie sanctioneaza si persoana fizica care presteaza munca fara incheierea unui contract individual de munca.

Astfel, prestarea muncii de catre o persoana fara incheierea unui contract individual de munca constituie contraventie si este sanctionata cu amenda de la 500 de lei la 1.000 de lei (art. 260 alin. (1) lit. f) din Codul muncii, republicat.)

Angajatorul care nu inmaneaza salariatului un exemplar din contractul individual de munca in momentul semnarii este sanctionat cu amenda de la 1.500 lei la 2.000 lei.

Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora (art. 8 din Hotararea Guvernului nr. 500/2011).

Acesta cuprinde:
– actele necesare angajarii;
– contractul individual de munca;
– actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
– actele de studii/certificate de calificare;
– orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.


Sursa: Cele 9 proceduri de Legislatia muncii obligatorii pentru Managerul de Resurse Umane

de Legislatia Muncii