Angajatori, atentie la conditiile speciale de acordare a diurnei

Pe fondul sporirii frecventei deplasarilor salariatilor apar din ce in ce mai multe intrebari privind conditiile de acordare a indemnizatiei de delegare in strainatate. Vom analiza in cele ce urmeaza doua dintre probleme legate de acordarea acesteia, respectiv modul de determinare a nivelului deductibil la calcului impozitului pe profit si posibilitatea acordarii indemnizatiei direct in moneda tarii in care se deplaseaza, desi nivelul acesteia este stabilit in euro.

Diurna acordata salariatilor trimisi in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar este acordata si stabilita in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 518/1995 cu modificarile si completarile ulterioare. Aceasta are rolul de acoperire a cheltuielilor de hrana, a celor marunte uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea salariatul, indemnizatie zilnica in valuta. Diurna in valuta se diferentiaza pe doua categorii si se acorda la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea.

Din punct de vedere al modului de determinare in cazul folosirii ca mijlocul de transport avionul, diurna se va acorda pe perioada cuprinsa intre momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei. Totodata, in cazul folosirii ca mijloc de transport trenul sau mijloacele auto, diurna se va acorda pe perioada cuprinsa intre momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei sau de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.

O prima problema este generata de formularile insuficient de riguroase prevazute in Codul fiscal in raport cu cele utilizate in cuprinsul Anexei B a Hotararea Guvernului nr. 518/1995 in care este realizata incadrarea personalului in categorii de diurna si plafoane de cazare.

Astfel, in categoria I se incadreaza intregul personal vizat de catre actul normativ, respectiv salariatii institutiilor publice. in categoria a II-a (care beneficiaza de un coeficient de 1,60 fata de categoria a I-a) se incadreaza:
    ministrii,
    secretarii de stat,
    secretarii generali,
    subsecretarii de stat,
    personalul incadrat in functii asimilate acestora prin acte normative,
    precum si prefectii,
    subprefectii,
    primarul general si viceprimarul Capitalei,
    presedintii si vicepresedintii consiliilor judetene,
    ambasadorii,
    academicienii si membrii corespondenti ai Academiei Romane,
    seful Statului Major General, prim-loctiitorul si loctiitorii acestuia,
    inspectorul general al Inspectoratului General al Ministerului Apararii Nationale,
    sefii departamentelor Ministerului Apararii Nationale si loctiitorii acestora
    si alte categorii particulare de functii.

Formularea imprecisa din Codul fiscal si din Normele de aplicare aprobate prin H.G. nr. 44/2004 implica faptul ca nu sunt stabilite si categoriile de diurna fata de care se aplica limita de 2,5 pentru care este admisa deductibilitatea, in raport cu functiile detinute de persoanele din cadrul societatilor comerciale si alte persoane juridice nevizate de prevederile H.G. nr. 518/1995.

In aceste conditii, din practica constatata la nivelul organelor de control, acestea, indiferent de ierarhia fireasca din cadrul unei societati, calculeaza limitele acordate beneficiarilor in raport cu limita minima.

In ceea ce priveste limita maxima, organele de control sustin ca sunt aplicabile exclusiv persoanelor enumerate mai sus si fara nicio exceptie ori extindere. Asadar, acesta era motivul pentru care recomandam utilizarea nivelului minim pentru a proteja societatea de interpretari ulterioare generatoare de majorari de intarziere si, totodata, cuprinderea in contractul de munca a unui nivel al diurnei sau indemnizatiei de delegare sau de detasare peste nivelul deductibilitatii care va asigura diferentei o impozitare similara cu cea a impozitului pe salarii, dar fara a mai fi suportate contributii sociale.

Acordarea cheltuielilor de delegare in alte valuta decat aceea mentionata expres in cuprinsul anexei la H.G. nr. 518/1995 cu modificarile si completarile ulterioare este posibila si are ca temei urmatoarele dispozitii legale incidente.

Mai intai chiar art. 5 din acest act normativ precizeaza la alin. (1)  acordarea unei indemnizatii si a unei sume in valuta fara ca aceasta prevedere expresa sa conditioneze valuta in care se acorda aceste drepturi. in acelasi timp, prevederile art. 7 din acelasi act normativ precizeaza ca sumele se acorda la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea, potrivit anexei. Asadar, in acest caz, ne aflam in prezenta unui nivel determinat in valuta corespunzatoare tarii din anexa si nu o suma propriu-zisa ce se acorda in acea valuta.

De asemenea, in sustinerea acestei argumentatii se plaseaza un alt articol din H.G. nr. 518/1995. Astfel, potrivit art. 6 alin. (1) lit. e), este prevazut faptul ca unitatile trimitatoare suporta atat in valuta, dar mai important in cazul analizat, in lei, cheltuielile constand in comisioane si taxe bancare. Asadar, exista premisa suportarii de catre angajator a comisioanelor si taxelor bancare si in lei, pe teritoriul Romaniei pentru a procura valuta necesara la nivelul plafonului stabilit in anexa.

Nu in ultimul rand, este de subliniat pe de o parte, caracterul de recomandare a H.G. nr. 518/1995 pentru operatorii economici, conform art. 17, dar si formularea cuprinsa in Codul fiscal la art. 21 alin. (3) lit. b) unde nu sunt impuse limitari sub aspectul modului in care este determinata indemnizatia, ci numai asupra nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.