Persoanele imputernicite pentru completarea si transmiterea REVISAL

Obligatia infiintarii, completarii si transmiterii registrului general de evidenta a salariatilor catre inspectoratul de munca competent teritorial apartine persoanei fizice ori juridice ce are calitatea de angajator in sensul dispozitiilor art. 14 din Codul muncii, republicat, precum si entitatilor asimilate angajatorului in conditiile H.G. nr. 500/2011, modificata si completata, (sucursale, agentii, reprezentante, precum si orice alte unitati fara personalitate juridica carora le-a fost delegata competenta incadrarii personalului si a infiintarii registrului general de evidenta a salariatilor).

Atat angajatorii cat si entitatile asimilate acestora, in calitate de operatori de date cu caracter personal conform dispozitiilor Legii nr. 677/2001, modificata si completata, deleaga indeplinirea acestor atributii unor persoane fizice ori juridice.

Persoana imputernicita sa completeze si sa transmita REVISAL pe seama angajatorului, poate fi atat un angajat al acestuia, cat si un prestator specializat, inregistrat la inspectoratul teritorial de munca. In acceptiunea Legii nr. 677/2001, acest mandatar are calitatea de persoana imputernicita de catre operatorul de date cu caracter personal.

• Completarea si transmiterea REVISAL de catre o persoana nominalizata de angajator

Completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor se poate face de catre o persoana nominalizata de catre angajator, prin intermediul unei decizii scrise. Este vorba despre un salariat care isi desfasoara activitatea in subordinea angajatorului respectiv, indiferent de functia pe care o ocupa si de tipul contractului individual de munca incheiat.

La desemnarea acestui salariat, angajatorul este obligat sa tina seama de prevederile speciale ale Legii nr. 677/2001, care impun alegerea unei persoane ce prezinta suficiente garantii in privinta respectarii masurilor de securitate tehnica si organizatorica in activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal. Cu alte cuvinte, angajatorul va trebui sa tina cont atat de pregatirea profesionala a angajatului desemnat, cat si de cazierul disciplinar al acestuia.

In temeiul Ordinului Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal, operatorul de date (angajatorul) este obligat sa faca informarea utilizatorului (salariatul nominalizat) cu privire la dispozitiile Legii nr. 677/2001 in legatura cu cerintele minime de securitate a prelucrarii de date cu caracter personal, precum si la riscurile pe care le comporta prelucrarea acestor date.

In acest context, utilizatorul trebuie instruit cu privire la obligatia de a inchide sesiunea de lucru la momentul parasirii locului de munca, precum si dezactivarea tastei ”print screen” atunci cand sunt afisate pe monitor date cu caracter personal, interzicandu-se astfel tiparirea la imprimanta a acestor date. Scoaterea la imprimanta a datelor cu caracter personal se poate realiza numai de catre utilizatori autorizati special de catre operator, cu obligatia elaborarii in prealabil a unei proceduri interne privind folosirea si distrugerea acestor materiale.

Forma scrisa a deciziei de nominalizare a salariatului ori salariatilor care completeaza si transmit REVISAL este obligatorie, avand caracter ad validitatem, aspect care rezulta in primul rand din coroborarea prevederilor art. 2 alin. (5) din H.G. nr. 500/2011, modificata si completata, si art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Fiind vorba despre un act juridic aflat in interdependenta cu contractul individual de munca, forma scrisa obligatorie a acestei decizii este subliniata si prin dispozitiile art. 16 alin. (1) din Codul muncii, republicat.

In conformitate cu prevederile art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, modificata si completata, decizia de nominalizare trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele mentiuni:
− obligatia salariatului nominalizat/salariatilor nominalizati de a actiona in vederea prelucrarii datelor cu caracter personal doar in baza instructiunilor primite de la operator;
− obligatia salariatului nominalizat/salariatilor nominalizati de a aplica masurile de securitate tehnica si organizatorica cele mai adecvate in activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Lipsa mentionarii in decizie a acestor prevederi obligatorii nu atrage nulitatea expresa a deciziei, ci doar sanctionarea contraventionala a angajatorului, in calitatea sa de operator de date cu caracter personal.

Decizia de nominalizare in vederea completarii si transmiterii REVISAL are caracter unilateral, fiind emisa de catre angajator fara a fi necesar consimtamantul salariatului desemnat, spre deosebire de elaborarea atributiilor de serviciu prin intermediul fisei de post, care este supusa acordului de vointa al partilor contractului individual de munca.

Angajatul nominalizat in vederea completarii si transmiterii registrului general de evidenta a salariatilor poate contesta in fata instantei de judecata decizia angajatorului. Avand in vedere ca este vorba despre o masura unilaterala a angajatorului, aflata in legatura cu executarea contractului individual de munca, apreciem ca termenul de contestare este de 45 de zile calendaristice de la data comunicarii, potrivit art. 211 lit. a) din Legea nr. 62/2011 – Legea dialogului social. Totodata, dispozitiile procedurale speciale in privinta solutionarii conflictelor individuale de munca devin aplicabile in acest caz.

Decizia de nominalizare a angajatului ori angajatilor care completeaza si transmit registrul general de evidenta a salariatilor nu se depune la inspectoratul teritorial de munca competent, ci se pastreaza la sediul principal sau, dupa caz, la sediul secundar al angajatorului ce are competenta de a completa si a transmite REVISAL, urmand a fi prezentata inspectorilor de munca in cazul unui control.

Emiterea acestei decizii nu il exonereaza pe angajator de obligatiile stabilite prin H.G. nr. 500/2011. Raspunderea angajatului nominalizat pentru completarea necorespunzatoare sau, dupa caz, pentru necompletarea registrului general de evidenta a salariatilor nu are natura juridica administrativa, acesta neputand fi sanctionat contraventional de catre inspectorii de munca. Raspunderea acestui angajat se circumscrie exclusiv sferei dreptului muncii, in speta raspunderii disciplinare si, dupa caz, raspunderii patrimoniale.

• Completarea si transmiterea REVISAL de catre un prestator specializat, in baza unui contract de prestari servicii

Completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor se poate face si in baza unui contract incheiat de angajator cu un prestator de servicii specializat. In acest caz sunt aplicabile urmatoarele reguli speciale:
− Contractul de prestari servicii poate fi incheiat de catre angajator numai cu un prestator de servicii inregistrat la inspectoratul teritorial de munca.

− Contractul de prestari servicii trebuie incheiat obligatoriu in forma scrisa (ad validitatem). Contractul de prestari servicii are natura juridica comerciala si trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele clauze: data intrarii in vigoare a contractului si durata acestuia; obligatia prestatorului specializat de a actiona in vederea prelucrarii datelor cu caracter personal doar in baza instructiunilor primite de la operator; obligatia prestatorului specializat de a aplica masurile de securitate tehnica si organizatorica cele mai adecvate in activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal; obligatia prestatorului de a utiliza pentru completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor numai personal care prezinta suficiente garantii cu privire la masurile de securitate tehnica si organizatorica necesare pentru asigurarea protectiei datelor cu caracter personal.

− Prestatorul de servicii specializat nu poate subcontracta catre un tert serviciul de completare si transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor, incredintat de catre angajator in baza contractului de prestari servicii incheiat.

Aceasta interdictie este prevazuta de lege si trebuie mentionata numai cu titlu informativ in contractul de prestari servicii care se incheie in vederea completarii si transmiterii registrului general de evidenta a salariatilor.

− Incheierea contractului de prestari servicii cu un prestator specializat nu il exonereaza pe angajator de obligatiile privind completarea si transmiterea REVISAL, stabilite prin H.G. nr. 500/2011, modificata si completata.

Raspunderea prestatorului specializat este doar de natura contractuala, acesta neputand fi sanctionat administrativ de Inspectia muncii pentru necompletarea sau completarea necorespunzatoare a registrului general de evidenta a salariatilor.

− Prestatorul specializat care opereaza efectiv in REVISAL are obligatia sa prelucreze datele personale ale salariatilor cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, modificata si completata.

Prestatorul specializat nu are calitatea de operator de date cu caracter personal, ci numai de persoana imputernicita in sensul dispozitiilor Legii nr. 677/2001, care prelucreaza datele cu caracter personal pe seama operatorului. In aceste conditii, prestatorul specializat nu are obligatia de a se inregistra la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal in calitate de operator de date cu caracter personal, obligatie stabilita in mod eronat prin H.G. nr. 500/2011, modificata si completata.

Angajatorul are obligatia de a informa in scris inspectoratul teritorial de munca de care apartine in legatura cu incheierea contractului de prestari servicii avand ca obiect completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor.

− Informarea care trebuie efectuata in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari servicii, potrivit dispozitiilor Ordinului ministrului muncii nr. 1.918 din 25 iulie 2011, modificat si completat prin Ordinul nr. 2.822/2011, trebuie sa contina cel putin urmatoarele mentiuni: denumirea prestatorului de servicii, certificatul de inregistrare a prestatorului, eliberat de registrul comertului, sau dovada inregistrarii fiscale la organele competente, precum si data de la care s-a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului. La aceasta informare se anezeaza o copie de pe CUI–ul prestatorului de servicii.

− In cazul incetarii sau rezilierii contractului de prestari servicii avand ca obiect completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor de catre un prestator specializat, angajatorul este obligat sa informeze in scris inspectoratul teritorial de munca de care apartine in legatura cu acest aspect, cel mai tarziu la data incetarii sau rezilierii contractului.

Inspectoratul de munca va trebui sa elibereze angajatorului, in acest caz, o noua parola in vederea transmiterii on-line a REVISAL. Aceasta modificare de parola se impune in temeiul Ordinului Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal, act normativ ce stabileste obligatia identificarii utilizatorului care actioneaza sub autoritatea operatorului, prin intermediul unui cod individual de identificare. Este interzisa folosirea de catre mai multi utilizatori a aceluiasi cod de identificare.