Fisa de post - instrument cheie in organizatie

La nivel de companie exista tot felul de instrumente, unele obligatorii, altele nu, folosite in managementul resurselor umane pentru eficientizarea activitatilor. Unul dintre aceste instrumente de baza este Fisa postului.

Ca sa vorbim despre fisa postului trebuie sa definim ce inseamna post.

Postul este functia sau slujba cuiva prezent la locul de munca pentru indeplinirea atributiilor de serviciu. Postul indica mai multe sarcini si atributii caracteristice unei persoane care ocupa pozitia sau functia in cadrul companiei respective pentru care beneficiaza de un salariu.
Fisa postului este astfel un document anexa la Contractul Individual de Munca prin care se definesc principalele sarcini ce caracterizeaza munca salariatului.

Fisa postului este un instrument de lucru pentru orice companie si intocmirea ei este obligatorie conform legislatiei in vigoare. Este unul dintre documentele de formalizare a structurii organizatorice  a unei companii. Practic, ea este un document operational important ce prezinta in detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta sa-si poata exercita in conditii normale activitatea.

Impreuna cu Regulamentul intern este unul dintre documentele esentiale in stabilirea, derularea si incetarea raporturilor de munca.
Fisa postului se intocmeste pe baza informatiilor obtinute in urma analizei postului si reprezinta un document scris care identifica, defineste si descrie postul vizand sarcinile, conditiile de munca si responsabilitatile pe care le presupune acesta.
 
Sunt cateva elemente de baza care trebuie incluse intr-o fisa de post, cum ar fi:
Descrierea postului, care incepe cu titlul postului si continua cu informatii referitoare la obiective, sarcini, autoritatea si responsabilitatile cerute de acesta.
Specificarea postului cuprinde caracteristicile, din punct de vedere al trasaturilor si experientei, pe care trebuie sa le indeplineasca angajatul pentru a corespunde cerintelor postului. Conditiile specifice unui anumit post se pot referi la nivelul de studii, pregatirea profesionala speciala, vechimea in domeniul respectiv, aptitudinile necesare, caracteristicile personale, cerintele fizice si conditiile de mediu.
Denumirea postului.
Codul COR aferent pozitiei respective - codul din sase cifre prezentat in C.O.R. (Codul Ocupatiilor din Romania), pentru ca postul respectiv sa poata fi introdus intr-o ierarhie reglementata oficial a posturilor; se cere de catre ITM.
Cui i se subordoneaza pozitia in organigrama, nivelul ierarhic.
Cati oameni are in subordine (daca are).
Scopul principal al postului.
Departamentul - structura departamentala in care functioneaza postul.
Relatiile postului, care vizeaza raporturile postului cu interiorul sau exteriorul organizatiei.
Responsabilitatile principale.
Standarde de performanta, unde se prezinta limitele de luare a deciziilor si nivelele de performanta ce urmeaza a fi atinse de ocupantul postului respective.
Competente/abilitati/cunostinte/aptiduni necesare pentru nivelul pozitiei respective.

– aptitudinile sunt clasificate in:
1. aptitudini de baza;
2. aptitudini de rezolvare a problemelor complexe;
3. aptitudini de management al resurselor;
4. aptitudini sociale;
5. aptitudini sistemice;
6. aptitudini tehnice.

- abilitatile sunt clasificate in:
1. abilitati cognitive;
2. abilitati fizice;
3. abilitati psihomotorii;
4. abilitati senzoriale.

Competente/abilitati/cunostinte/aptitudini specifice si cu caracter obligatoriu.

Experienta - aceasta experienta poate fi:

- experienta in munca (indiferent de posturile ocupate si de organizatiile in care a activat);
-experienta in specialitate (pe acelasi post sau posturi asimilate, indiferent de organizatiile in care a activat);
- experienta in domenii conexe (pe posturi comparabile, indiferent de organizatiile in care a activat, pe posturi de conducere, in cadrul organizatiei);
- perioada de acomodare la cerintele postului (durata normala de acomodare);

Responsabilitati si obligatii privind siguranta si sanatatea muncii.

Conditii de munca - reprezinta totalitatea factorilor care influenteaza natura si calitatea muncii. Aceste conditii de munca tin de statutul angajatului, locul desfasurarii muncii, resursele disponibile, timpul de munca, contextul muncii, conditiile de instruire si perfectionare, precum si de sistemul de promovare.

Data intocmirii fisei de post - data, numele si prenumele angajatului responsabil cu intocmirea, functia acestuia si semnatura.
Data luarii la cunostinta de catre angajat – se trec data, numele si prenumele angajatului, precum si semnatura acestuia.
Data avizarii – data la care a fost aprobata fisa postului de catre departamentul juridic / resurse umane, de catre superiorul celui care a intocmit fisa ori de catre o alta persoana desemnata prin acte oficiale ale organizatiei. Se trec data, numele si prenumele persoanei care avizeaza, functia acesteia, semnatura si stampila companiei.

Fisa de post este documentul de management al resurselor umane care sintetizeaza elementele caracteristice ale unui post, pentru a putea fi intelese si insusite de catre ocupantul postului. Ea este adusa la cunostinta angajatului preferabil inainte de angajare, si trebuie semnata de catre acesta pentru luare la cunostinta, devenind anexa la contractul individual de munca. Orice modificare sau actualizare a fisei de post trebuie adusa la cunostinta acestuia, sub o noua semnatura si anexare la contractul de munca.

Salariatul, conform art. 39, alin. (2), lit. a) din Codul Muncii are obligatia precisa de a respecta fisa postului, astfel ca existenta acesteia devine si o lege a postului.
Voi enumera cateva texte din Codul Muncii care fac referire directa sau indirecta la fisa postului:

- art. 17 alin. 2 lit. d) anterior incheierii sau modificarii contractului individual de munca, angajatorul are obligatia de a informa persoana selectata in vederea angajarii, respectiv salariatul, cu privire la (…) functia / ocupatia ce urmeaza a o detine, conform COR sau altor acte normative, precum si atributiile postului;
- art. 39 alin. 2 lit. a) salariatul are obligatia de a (…) indeplini atributiile ce ii revin, conform fisei postului;
- art. 40 alin. 1 lit. b) angajatorul are dreptul sa stabileasca atributiile corespunzatoare pentru fiecare salariat (…);
- art. 40 alin. 1 lit. c) in completarea sarcinilor trasate prin fisa postului, angajatorul are dreptul sa dea dispozitii cu caracter obligatoriu sub rezerva legalitatii;
Alte articole din Codul Muncii care fac referire la fisa postului: art. 127, 188, 204 alin. 1 si 269 alin. 1.

In modelul – cadru al contractului individual de munca se precizeaza: ”atributiile postului sunt prevazute in fisa postului, anexa la contractul de munca”.
Reglementata de catre legislatia muncii, fisa postului nu este cunoscuta sau este ignorata, in multe cazuri, atat de catre angajator, cat si de catre salariat. Lipsa acesteia poate conduce la abuzuri exercitate asupra salariatilor, prin incarcarea lor cu sarcini care nu au facut obiectul ofertei de angajare sau care nu fac parte din atributiile specfice postului ocupat.

Sunt elemente care este necesar a fi cunoscute de catre salariati, deoarece acestea ii pot feri pe viitor de multe probleme, cu care, in mod curent, se confrunta la locul de munca.
Fisa Postului este un document obligatoriu, impus prin Codul Muncii si standardul SR EN ISO 9001/2008:„Cerintele Sistemului de Management al Calitatii”. Orice post dintr-o organizatie implica o Fisa de Post. Fisa se intocmeste atat pentru pozitiile noi, cat si pentru cele existente devenite vacante* / existente si schimbate semnificativ in continut.

Semnarea fisei postului de catre angajat semnifica luarea la cunostinta, acceptarea, intelegerea responsabilitatilor si angajamentul acestuia de a le indeplini si respecta.
Angajatul are dreptul sa conteste aspecte cuprinse in fisa postului, asa cum are dreptul sa conteste orice aspect care tine de munca sa sau de obligatiile si drepturile sale ca angajat.

Data fiind importanta fisei postului, Departamentul Resurse Umane impreuna cu sefii de departamente au obligatia de a dezvolta si instrui managerii in utilizarea unui standard de elaborare a fisei postului prin care sa reglementeze continutul, modelul cadru, responsabilitatile persoanelor implicate, regulile de intocmire / actualizare / revizuire si gestionare a fiselor de post.

Dat fiind caracterul obligatoriu al fisei postului, angajatorii de supun riscului de a fi amendati de catre Institutul Teritorial de Munca pentru absenta acestora din dosarele de personal ale angajatilor. In prima faza se primeste un avertisment si un termen in cadrul caruia aceste fise trebuie elaborate, iar in cazul in care acesta nu este respectat, compania este amendata conform legislatiei in vigoare.

Importanta existentei si continutului fisei postului reies cel putin din urmatoarele:
- eventualele sanctiuni disciplinare pot fi aplicate numai in masura in care salariatul incalca, nu exercita sau exercita in mod defectuos atributiile ce ii revin;
- fidelitatea fata de angajator se raporteaza la felul exercitarii atributiilor de serviciu;
- indeplinirea dispozitiilor de serviciu – sub aspectul legalitatii lor; salariatul este obligat sa indeplineasca dispozitiile date de superiorii lui, numai in masura in care acestea sunt legale;
- cunoasterea modului de exercitare a controlului ierarhic asupra modului de indeplinire a atributiilor de serviciu;
- in cazul in care contractul individual de munca este nul, din diferite motive, salariatul are dreptul la remunerarea muncii sale corespunzator modului de indeplinire a atributiilor de serviciu. Astfel, in masura in care salariatul al carui contract de munca nu este valid, si-a indeplinit atributiile inscrise in fisa postului, poate solicita sa fie remunerat in consecinta.
- prin raportarea la cerintele angajatorului, se poate stabili eventuala necorespundere profesionala a salariatului (nu da dovada ca ar avea insusite cunostintele si / sau abilitatile necesare postului);
- de asemenea, pierderea neculpabila a abilitatilor speciale poate conduce la stabilirea necorespunderii profesionale a angajatului;
- stabilirea nivelului de competenta, prin evaluarea modului de executare a sarcinilor ce ii revin;
- in perioada programelor de calificare sau adaptare profesionala, formatorul este obligat sa supravegheze indeplinirea, de catre salariatul aflat in perioada de formare profesionala, a atributiilor de serviciu, in conformitate cu cerintele postului;
- angajatorul trebuie sa-l despagubeasca pe salariat, atunci cand acesta a suferit un prejudiciu material, din culpa angajatorului, in timpul indeplinirii obligatiilor de serviciu sau in legatura cu serviciul;
- stabilirea relatiei cu alte posturi este importanta atunci cand se stabileste nivelul de responsabilitate, in cazul producerii unor pagube;
- ierarhizarea stabileste o cale coerenta de adresare ierarhica.

Angajatorul, in perioada in care un anumit salariat lipseste de la locul de munca, din diverse motive, poate delega sarcinile sale de serviciu catre un alt salariat, dar aceasta delegare se face sub conditia existentei unei compatibilitati de atributii si a unui nivel de instruire corespunzator responsabilitatilor postului.

Autor: Corina Neagu consultant HR - Rentrop&Straton