Completarea si transmiterea REVISAL de catre un prestator specializat, in baza unui contract de prestari servicii

Completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor se poate face si in baza unui contract incheiat de angajator cu un prestator de servicii specializat. In acest caz sunt aplicabile urmatoarele reguli speciale:

- Contractul de prestari servicii poate fi incheiat de catre angajator numai cu un prestator de servicii inregistrat la inspectoratul teritorial de munca.

- Contractul de prestari servicii trebuie incheiat obligatoriu in forma scrisa (ad validitatem).

- Contractul de prestari servicii are natura juridica comerciala si trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele clauze: data intrarii in vigoare a contractului si durata acestuia; obligatia prestatorului specializat de a actiona in vederea prelucrarii datelor cu caracter personal doar in baza instructiunilor primite de la operator; obligatia prestatorului specializat de a aplica masurile de securitate tehnica si organizatorica cele mai adecvate in activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal; obligatia prestatorului de a utiliza pentru completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor numai personal care prezinta suficiente garantii cu privire la masurile de securitate tehnica si organizatorica necesare pentru asigurarea protectiei datelor cu caracter personal.

Prestatorul de servicii specializat nu poate subcontracta catre un tert serviciul de completare si transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor, incredintat de catre angajator in baza contractului de prestari servicii incheiat.

Aceasta interdictie este prevazuta de lege si trebuie mentionata numai cu titlu informativ in contractul de prestari servicii care se incheie in vederea completarii si transmiterii registrului general de evidenta a salariatilor.

Incheierea contractului de prestari servicii cu un prestator specializat nu il exonereaza pe angajator de obligatiile privind completarea si transmiterea REVISAL, stabilite prin H.G. nr. 500/2011, modificata si completata.

Raspunderea prestatorului specializat este doar de natura contractuala, acesta neputand fi sanctionat administrativ de Inspectia muncii pentru necompletarea sau completarea necorespunzatoare a registrului general de evidenta a salariatilor.

Prestatorul specializat care opereaza efectiv in REVISAL are obligatia sa prelucreze datele personale ale salariatilor cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, modificata si completata.

Prestatorul specializat nu are calitatea de operator de date cu caracter personal, ci numai de persoana imputernicita in sensul dispozitiilor Legii nr. 677/2001, care prelucreaza datele cu caracter personal pe seama operatorului. in aceste conditii, prestatorul specializat nu are obligatia de a se inregistra la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal in calitate de operator de date cu caracter personal, obligatie stabilita in mod eronat prin H.G. nr. 500/2011, modificata si completata.  

Angajatorul are obligatia de a informa in scris inspectoratul teritorial de munca de care apartine in legatura cu incheierea contractului de prestari servicii avand ca obiect completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor.

Informarea care trebuie efectuata in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari servicii, potrivit dispozitiilor Ordinului ministrului muncii nr. 1.918 din 25 iulie 2011, modificat si completat prin Ordinul nr. 2.822/2011, trebuie sa contina cel putin urmatoarele mentiuni: denumirea prestatorului de servicii, certificatul de inregistrare a prestatorului, eliberat de registrul comertului, sau dovada inregistrarii fiscale la organele competente, precum si data de la care s-a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului. La aceasta informare se anezeaza o copie de pe CUI-ul prestatorului de servicii.

In cazul incetarii sau rezilierii contractului de prestari servicii avand ca obiect completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor de catre un prestator specializat, angajatorul este obligat sa informeze in scris inspectoratul teritorial de munca de care apartine in legatura cu acest aspect, cel mai tarziu la data incetarii sau rezilierii contractului.

Inspectoratul de munca va trebui sa elibereze angajatorului, in acest caz, o noua parola in vederea transmiterii on-line a REVISAL. Aceasta modificare de parola se impune in temeiul Ordinului Avocatului Poporului  nr. 52  din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal, act normativ ce stabileste obligatia identificarii utilizatorului care actioneaza sub autoritatea operatorului, prin intermediul unui cod individual de identificare. Este interzisa folosirea de catre mai multi utilizatori a aceluiasi cod de identificare.