Procedura de intocmire si inmanare a adeverintelor si certificatelor

Din punct de vedere al conditiilor de forma pe care trebuie sa le indeplineasca certificatele, respectiv adeverintele eliberate de inspectoratele de munca, trebuiesc retinute urmatoarele aspecte:
- certificatele si adeverintele eliberate persoanelor interesate, sunt semnate de catre conducatorul inspectoratului de munca emitent si poarta stampila institutiei;
- certificatele si adeverintele eliberate persoanelor interesate, contin in mod obligatoriu, pe lânga situatiile sau datele a caror confirmare sau atestare se solicita, si mentionarea documentului din care rezulta acestea, potrivit fondului arhivistic al inspectoratului de munca emitent;
- in cazul in care eliberarea certificatelor si a adeverintelor de catre inspectoratul de munca este supusa platii anticipate a unor taxe, in cuprinsul acestor documente se face mentiune cu privire la sumele incasate, precum si la modalitatea de plata.

Important! Exemplarul original al certificatelor ori adeverintelor solicitate, se elibereaza la ghiseul inspectoratului teritorial de munca, cu verificarea identitatii solicitantului, sau dupa caz, a mandatarului acestuia (procura mandatarului va fi retinuta in original la momentul eliberarii certificatului/adeverintei solicitate pentru mandant).

Cu titlu exemplificativ, mentionam urmatoarele adeverintele eliberate in mod frecvent de catre inspectoratele de munca in activitatea desfasurata:
- adeverinte solicitate de salariati privind vechimea in munca, potrivit documentelor inregistrate de angajatori in conformitate cu prevederile legale aplicabile;

Dorim sa detaliem situatia eliberarii adeverintelor de vechime in raport cu regimul platii comisionului de 0,75%, respectiv de 0,25% catre ITM in contextul abrogarii Legii nr. 130/1999 si a Decretului nr. 92/1976 privind carnetul de munca.

Astfel, conform prevederilor Legii nr. 130/1999, in functie de regimul pastrarii si completarii carnetelor de munca si emiterea si certificarea adeverintelor de vechime se facea astfel:
- de catre angajatori, urmat de verificarea si certificarea inscrierilor de catre ITM, pentru platitorii comisionului de 0,25%;
- de catre ITM, pentru platitorii comisionului de 0,75%;

Precizam faptul ca din considerente pur birocratice, aceasta regula nu a fost aplicata consistent la nivelul tuturor ITM, astfel incât, indiferent de tipul de angajator privat, emiterea si eliberarea adeverintelor de vechime s-a facut de catre angajator cu verificarea si certificarea ITM.

In ce modalitate este influentata aceasta activitate de abrogarea Decretului nr. 92/1976, care a atras dupa sine certificarea inscrierilor din carnetul de munca cu data de 01.01.2011?

Conform opiniei autoritatilor, adeverintele de vechime au substituit evidenta activitatii pentru salariatii carora nu li s-au intocmit carnete de munca, motiv pentru care, certificarile necesare cu data de 01.01.2011 pentru carnetele de munca se vor efectua de catre ITM si in ceea ce priveste adeverintele de vechime, chiar daca activitatea salariatilor nu a incetat la data 01.01.2011. Prin urmare, salariatii angajatorilor privati, care nu au carnete de munca intocmite, vor primi adeverinte certificate de ITM pentru perioada cuprinsa intre data incadrarii in munca si data de 01.01.2011.

Evidenta perioadei ulterioare datei de 01.01.2011 se va face de angajator, care va fi responsabilul pentru eliberarea adeverintei pentru intreaga perioada de activitate.

O reglementare speciala privind eliberarea documentelor din dosarul de personal, respectiv a certificarii activitatii in munca a salariatilor se regaseste in H.G. nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor.

Atfel, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal.

Totodata, acesta va trebui sa elibereze si copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal. Termenul de eliberare a acestor documente este de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Forma sub care se elibereaza documentele respective este de copie certificata pentru conformitate cu originalul, prin stampila rotunda si semnatura a reprezentantului legal al angajatorului sau a persoanei imputernicite de angajator.

In masura in care angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera documentele mentionate, din motive obiective, salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea eliberarea unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute in registru, astfel cum a fost intocmit si transmis de catre angajator.

Simplul refuz al angajatorului de a elibera atare documente, nu constituie motive obiective, fiind mai degraba un temei pentru efectuarea unui control de specialitate al ITM, prin care sa se dispuna sanctiuni contraventionale si masuri obligatorii de remediere a deficientelor constatate.

Un exemplu de motive obiective, ce pot fi invocate de salariati pentru eliberarea documentelor de catre ITM este acela al disparitiei intempestive din tara a reprezentantilor companiei, urmata de o incetare a activitatilor specifice, inclusiv de resurse umane, care il pune pe salariat in postura de a nu se putea adresa unui reprezentant al angajatorului pentru indeplinirea solicitarilor salariatului.

Inspectoratul teritorial de munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.