[REGULI REGES] Angajatorii trebuie sa DOVEDEASCA data inregistrarii certificatului medical. Cum pot face asta!

NOI Reguli REGES - Suspendarile CIM pe baza certificatelor medicale

Hotararea Guvernului nr. 295/2025 aduce o modificare esentiala in  ceea ce priveste inregistrarile in REGES-ONLINE: angajatorii au obligatia de a inregistra in registru suspendarile contractelor individuale de munca determinate  de concedii medicale.    
Termenul pentru inregistrarea certificatelor medicale este de 3 zile lucratoare si se calculeaza de la data la care salariatul inregistreaza certificatul medical la angajator. 

Implicatie practica: Angajatorii trebuie sa poata dovedi cu certitudine data inregistrarii certificatului medical deoarece aceasta data este esentiala in determinarea respectarii termenului de 3 zile lucratoare.

Registrul de evidenta a concediilor medicale

Pentru ca data la care salariatii depun certificatele medicale sa poata fi dovedita cu claritate, se recomanda instituirea unui registru intern de evidenta a certificatelor medicale, denumit, de exemplu, Registrul de evidenta a concediilor medicale. Acesta poate fi tinut in format fizic ori in format electronic. 
 
Ce trebuie sa cuprinda registrul:

Numele salariatului;
Numarul si seria certificatului medical
Data de emitere a certificatului;
Data de inregistrare/depunere la angajator;
Modalitatea de transmitere (personal, e-mail, etc.);

Certificatele medicale trebuie sa ajunga la salariatul desemnat cu completarea registrului ori la prestatorul de servicii in timp util astfel incat termenul de 3 zile lucratoare sa poata fi respectat. De aceea, se recomanda ca angajatorii  sa reglementeze o procedura interna privind  inregistrarea certificatelor medicale si circuitul acestora dupa inregistrare. 

Noua lege a pensiilor Ghid practic

Vezi AICI detalii

Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii

Vezi AICI detalii

40 Modele de Regulament Intern

Vezi AICI detalii

Instituirea unui registru dedicat certificatelor medicale si a unei proceduri privind inregistrarea si circuitul acestora va permite respectarea termenului legal si va proteja angajatorul in cazul unor eventuale controale sau litigii.

Consecintele neinregistrarii la timp

Asa cum am mentionat inca de la inceput, vor exista consecinte nefaste pentru cei care nu vor trece la noul REGES si care nu vor efectua inregistrarile la timp. Concret si asa cum prevede HG 295/2025, principalele amenzi contraventionale stabilite sunt:

Amenda intre 3.000 lei la 5.000 lei:

Neinregistrarea in Registru a elementelor contractului individual de munca si a sumelor aferente drepturilor salariale pana cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii salariatului. Amenda se aplica pentru fiecare persoana neinregistrata. 
Neinregistrarea datelor privind detasarea unui salariat pana cel tarziu in ziua anterioara datei de incepere/incetare a detasarii salariatului. Amenda se aplica pentru fiecare situatie de detasare neinregistrata in Registru.
Neinregistrarea in Registru a datelor privind suspendarea CIM pana cel tarziu in ziua anterioara datei suspendarii sau incetarii suspendarii. Fac exceptie situatiile de suspendare din motive medicale, absentele nemotivate si cazurile de forta majora, unde transmiterea se realizeaza in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii certificatului medical la angajator sau, respectiv, de la data suspendarii. Amenda se aplica pentru fiecare situatie de suspendare neinregistrata in Registru in teremenele prevazute.  
 

Conferinta despre Noul REVISAL!

Evitati AMENZI de pana la 20.000! Participati in data de 15 mai la evenimentul Noul REGES online. Provocari pentru angajatori, in cadrul caruia lectorul RENTROP & STRATON, reputat specialist in relatii de munca, va explica in detaliu implicatiile practice ale tranzitiei la REGES online, cu accent pe procedura de urmat in diferite situatii concrete,  LOCURI LIMITATE,  INSCRIE-TE AICI  << 

Amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei:

Neinregistrarea datelor privind transferul unui salariat in termen de 5 zile lucratoare de la data transferului, respectiv de la data preluarii prin transfer. 
Neinregistrarea modificarilor aduse datelor de identificare ale salariatilor in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii la angajator a documentului din care rezulta modificarea intervenita.
Neinregistrarea modificarilor privind functia/ocupatia, tipul, durata CIM, locul de munca (fix sau mobil), durata timpului de munca si repartizarea acestuia pana cel tarziu in ziua anterioara producerii modificarii. Exceptie fac situatiile in care modificarea se produce ca urmare a unei hotarari judecatoresti, cand transmiterea in Registru se face in termen de 10 zile lucratoare de la data la care angajatorul a luat cunostinta de continutul acesteia.

...lista completa a amenzilor si sanctiunilor REGES ce vor fi aplicate o poti citi AICI.

Ce alte noutati aduce REGES Online

Noutatile aduse de REGES ONLINE sunt numeroase:

Certificatele medicale trebuie inregistrate in sistem in 3 zile lucratoare.
Locul de munca (fix/mobil) devine obligatoriu in registru.
Dosarul personal al salariatului trebuie pastrat electronic, daca se utilizeaza semnatura digitala calificata/avansata la incheierea contractului.
Se inregistreaza gradul, tipul si durata handicapului pentru salariatii cu dizabilitati.
Transferurile trebuie raportate in 5 zile lucratoare.
Completarea si transmiterea datelor poate fi realizata de salariati desemnati sau prestatori de servicii.
Salariatii vor avea acces la datele proprii din registru. Acestia pot solicita rectificarea datelor direct in platforma, iar angajatorii sunt obligati sa raspunda.
REGES va emite atentionari automate pentru nerespectarea termenelor – facilitand controalele ITM.
Datele prestatorului de servicii sunt inregistrate de angajator in platforma (nu comunicate direct ITM de prestator).
Autoritatile publice vor avea acces la date prin protocol publicat pe site-ul Inspectiei Muncii
Angajatii vor avea acces la datele care ii privesc din REGES ONLINE

...mai multe despre noutatile REGES AICI.