Care sunt actele solicitate la angajare?

Anterior incheierii contractului individual de munca, salariatul va trebui sa puna la dispozitia angajatorului o serie de acte.  Potrivit art. 8 din HG 500/2011, publicata in Monitorul Oficial nr. 372 din 27 mai 2011, angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Acest dosar cuprinde cel putin urmatoarele documente:
- actele necesare angajarii,
- contractul individual de munca,
- actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca,
- acte de studii/certificate de calificare,
- orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
Care sunt insa actele necesare angajarii? Cum ne ajuta ele la derularea ulterioara a contractului individual de munca?

O parte dintre aceste acte sunt general obligatorii, altele sunt necesare numai pentru anumite posturi, in timp ce altele sunt facultative. Unele trebuie pretinse la angajarea oricarui salariat, in timp ce altele vor fi solicitate numai in cazuri speciale. In cele ce urmeaza realizam o prezentare a actelor necesare la angajare, pe care le puteti indosaria la angajarea unui salariat.

1. Buletinul de identitate sau cartea de identitate

OUG 97/2005 privind evidenta, domiciliul, resedinta si actele de identitate ale cetatenilor romani, republicata in Monitorul Oficial nr. 719 din 12 octombrie 2011, constituie cadrul juridic care reglementeaza evidenta, domiciliul, resedinta si actele de identitate ale cetatenilor romani.

Dupa caz, se vor depune, de asemenea, copii dupa certificatul de nastere si certificatul de casatorie. Vor fi depuse acte doveditoare ale persoanelor aflate in intretinere (daca este vorba despre functia de baza).

2. Autorizatia de munca

In cazul in care persoana care urmeaza sa fie angajata nu este cetatean roman, va trebui sa prezinte autorizatia de munca, obtinuta in conditiile OUG 56/2007 privind incadrarea in munca si detasarea strainilor pe teritoriul Romaniei, publicata in Monitorul Oficial nr. 424 din 26 iunie 2007, aprobata prin Legea 134/2008.

Autorizatia de munca este documentul oficial, eliberat in conditiile legii, care da dreptul titularului sa fie incadrat in munca sau detasat in Romania la un singur angajator.

De semnalat faptul ca anumite categorii de straini nu necesita autorizare, cum ar fi strainii care sunt membri de familie cu romani (de exemplu casatoriti). Mentionam ca aceasta exceptie nu este avuta in vedere de actuala aplicatie ReviSal, care pretinde automat inregistrarea numarului de autorizatie daca persoana angajata este un cetatean strain, indiferent de situatia in care acesta - prin exceptie - nu are nevoie de ea.

3. Adeverinta de la angajatorul precedent

Aceasta adeverinta este eliberata de catre angajatorul precedent pe baza inregistrarilor facute in Registrul de evidenta a salariatilor. Refuzul acestuia de a-i elibera salariatului (respectiv fostului salariat) copii ale documentelor existente in dosarul personal sau ale paginilor din registrul electronic constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 300 la 1.000 lei, potrivit art. 260 alin. (1) lit. b)  Codul muncii si art. 9 lit. h) din HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, publicata in Monitorul Oficial nr. 372 din 27 mai 2011.

In functie de perioada lucrata, distingem:
- dovada activitatii desfasurate pana la 1 ianuarie 2011 se face cu carnetul de munca. In practica, pentru cazurile in care nu mai existau carnete de munca (deoarece nu s-au mai tiparit) au fost acceptate si adeverinte de vechime eliberate de angajatori si certificate de inspectoratul teritorial de munca;
- adeverinta eliberata de catre angajator pentru activitatea prestata dupa data de 1 ianuarie 2011. Potrivit art. 34 alin. (5) din Codul muncii, aceasta va cuprinde:
a) activitatea desfasurata de catre salariat;
b) durata activitatii;
c) salariul;
d) vechimea in munca, in meserie si in specialitate.

4. Curriculum vitae

Dupa modelul comun european pentru Curriculum Vitae redactat potrivit HG 1.021/2004, publicata in Monitorul Oficial nr. 633 din 13 iulie 2004.
Scopul acestui model consta in sporirea transparentei si exactitatii informatiilor existente pe piata fortei de munca si alinierea legislatiei romane la reglementarile comunitare in domeniu. Modelul comun european de curriculum vitae cuprinde urmatoarele categorii de informatii:
a) informatii cu caracter personal, limbi straine cunoscute, experienta profesionala si studiile urmate;
b) alte aptitudini ale persoanei, in special aptitudini tehnice, organizatorice, artistice si sociale;
c) informatii suplimentare care pot fi mentionate in CV sau intr-o anexa a acestuia.

In principiu, daca salariatul va prezinta documente false sau incorect redactate, din care rezulta ca are anumite abilitati, indemanari, performante, studii sau experienta, de care in realitate nu beneficiaza, veti putea anula ulterior contractul de munca aratand ca, daca ati fi cunoscut adevarul, nu l-ati fi angajat.

5. Recomandari de la fostul loc de munca

Aceasta modalitate de verificare a candidatului este foarte utilizata si va deveni din ce in ce mai necesara, de vreme ce nu se mai completeaza carnete de munca. Candidatul nu va mai prezinta un carnet de munca, din care sa decurga clar toate evenimentele si incidentele fostului angajament. De aceea, este bine sa ii pretindeti, daca a mai lucrat, o recomandare de la fostul loc de munca sau, chiar daca nu a mai lucrat, de la profesori ai unitatii de invatamant absolvite. Fireste, aceste recomandari vor fi analizate prin corelare cu celelalte modalitati de verificare a aptitudinilor profesionale. Uneori ele nu exprima realitatea, iar alteori candidatul nici nu poate cere referinte de la angajatorul anterior mai inainte de a fi sigur ca va fi angajat (atunci cand nu doreste sa-si dezvaluie intentiile de a parasi firma). Referintele din partea institutiilor de invatamant absolvite de catre candidati nu ofera nici ele o valabilitate ridicata: studentii excelenti nu sunt in mod necesar la fel de buni angajati.

Potrivit art. 29 alin. (4) din Codul muncii: angajatorul poate cere informatii in legatura cu persoana care solicita angajarea de la fostii sai angajatori, dar numai cu privire la functiile indeplinite si la durata angajarii si numai cu incunostintarea prealabila a celui in cauza.

6. Acte de studii, certificate de calificare

Angajatorul va putea solicita diplome de studii liceale, postliceale, universitare, postuniversitare, doctorat, scoli de arte si meserii etc.
Distingem aici intre ipoteza in care, prin lege, nu se poate ocupa un anumit post decat daca salariatul a absolvit anumite cursuri si ipoteza in care nu exista o astfel de obligatie legala, dar angajatorul solicita totusi ca ocupantul postului in discutie sa fie absolventul anumitor cursuri.

Exemplu Pentru ocuparea postului 211206 asistent meteorolog, nivelul de instruire prevazut in Clasificarea Ocupatiilor din Romania este 4 (studii superioare). Este asadar interzisa angajarea pe acest post a unei persoane care nu prezinta actele doveditoare de studii superioare.
Daca insa angajatorul solicita diplome atestand cunoasterea unei limbi straine, independent de nivelul de studii prevazut in COR, angajarea este legala, dar salariatul va putea fi concediat pentru necorespundere profesionala daca se va dovedi ca, in fapt, nu cunoaste limba straina in discutie.

7. Avize, autorizatii, atestari

In functie de postul ocupat, se vor solicita avize, autorizatii, atestari necesare pentru exercitarea meseriei sau profesiei.

Exemplu Atestatul de traducator, necesar pentru ocuparea acestui post, se obtine in baza examenului pentru acordarea certificatului de traducator in si din limbi straine. Un astfel de examen se poate sustine, spre exemplu, la Centrul de Pregatire Profesionala in Cultura din Bucuresti, Str. Toamnei nr. 103, Bucuresti.

Retragerea ulterioara a acestor avize sau atestari de catre autoritatile sau organismele competente va antrena incetarea de drept a contractului individual de munca, potrivit art. 56 lit. g) din Codul muncii.

Daca aceste avize, autorizatii sau atestari sunt suspendate, salariatul are la dispozitie 6 luni pentru a le reinnoi. In intervalul respectiv, si contractul de munca este suspendat. La finele termenului de 6 luni, contractul de munca va inceta de drept, daca avizele, atestatele sau autorizatiile in discutie nu au fost reinnoite. Temeiul acestei incetari de drept il constituie art. 50 lit. h) din Codul muncii.

8. Certificatul medical

Examenul medical la angajarea in munca este obligatoriu. In lipsa acestuia, contractul individual de munca este nul. Examenul medical stabileste aptitudinea in munca pentru postul si locul de munca unde persoana urmeaza sa se angajeze, avand totodata si rolul de a proteja salariatii firmei, prin eliminarea pericolului imbolnavirii acestora.

In cazul in care persoana ce urmeaza sa se angajeze nu corespunde din punct de vedere medical postului, aceasta va fi consiliata in alegerea altui loc de munca. Medicul de medicina a muncii va preciza ca locul de munca sau meseria propusa nu sunt contraindicate din punct de vedere medical viitorului angajat.

Angajatorul va intocmi Dosarul medical al salariatului. Acesta se completeaza de angajator cu datele viitorului salariat si cu riscurile postului si i se inmaneaza acestuia pentru a se prezenta la medicul de medicina a muncii. Medicul de medicina a muncii stabileste ce investigatii medicale se fac (in functie de post) si apoi completeaza Fisa de aptitudine cu apt/inapt pentru postul respectiv. Dosarul medical ramane la medicul de medicina a muncii, iar un exemplar din Fisa de aptitudine merge la angajator si se ataseaza dosarului de personal al salariatului.

HG 355/2007 privind supravegherea sanatatii lucratorilor, publicata in Monitorul Oficial nr. 332 din 17 mai 2007, prevede ca examenul medical al lucratorilor la angajarea in munca stabileste aptitudinea/aptitudinea conditionata/inaptitudinea permanenta sau temporara in munca pentru profesia/functia si locul de munca in care angajatorul ii va desemna sa lucreze privind:
a) compatibilitatea/incompatibilitatea dintre eventualele afectiuni prezente in momentul examinarii si viitorul loc de munca;
b) existenta/inexistenta unei afectiuni ce pune in pericol sanatatea si securitatea celorlalti lucratori de la acelasi loc de munca;
c) existenta/inexistenta unei afectiuni ce pune in pericol securitatea unitatii si/sau calitatea produselor realizate sau a serviciilor prestate;
d) existenta/inexistenta unui risc pentru sanatatea populatiei careia ii asigura servicii.

In functie de rezultatul examenului medical la angajarea in munca, medicul de medicina a muncii poate face propuneri pentru:
a) adaptarea postului de munca la caracteristicile anatomice, fiziologice, psihologice si la starea de sanatate a lucratorului;
b) indrumarea persoanei care urmeaza a fi angajata catre alte locuri de munca;
c) includerea in circuitul informational si operational din sistemul sanitar a acelor persoane care necesita o supraveghere medicala deosebita.

9. Repartitia AJOFM

Potrivit art. 113 lit. a) din Legea 76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca, angajatorii au obligatia de a comunica AJOFM toate locurile de munca vacante, in termen de 5 zile lucratoare de la vacantarea acestora. Neindeplinirea acestei obligatii atrage posibilitatea obligarii angajatorului la plata unei amenzi contraventionale de la 3.000 la 5.000 lei.

In vederea angajarii unei persoane provenind din randurile somerilor, angajatorul va inainta Agentiei Judetene de Ocupare a Fortei de Munca o cerere de repartitie.
In baza acestei cereri, AJOFM va elibera o repartitie. Dispozitia de repartizare se elibereaza numai persoanelor in cautarea unui loc de munca inregistrate in evidenta agentiei pentru ocuparea fortei de munca. Pentru inregistrare, persoana in cautare de loc de munca trebuie sa prezinte buletinul/cartea de identitate (copie si original), actele de studii si de calificare, carnetul de munca, in cazul persoanelor provenite din munca si adeverinta medicala din care sa rezulte ca este apta de munca sau ca are eventuale restrictii medicale.

Angajatorii care incadreaza in munca persoane din randul beneficiarilor de indemnizatie de somaj au obligatia de a anunta in termen de 3 zile agentia pentru ocuparea fortei de munca.

10. Nota de lichidare

Nota de lichidare reprezinta un document din care rezulta situatia debitelor la angajatorul precedent (daca persoana a mai fost angajata). Este posibil ca persoana sa continue raportul de munca, in cumul de functii, cu angajatorul in raport cu care are datorii. Dar daca acest raport de munca a luat sfarsit la angajarea in noua firma, nota de lichidare se poate dovedi utila. Mentionam insa ca acest act nu este in prezent expres cerut de lege.

Exemplu

Potrivit art. 274 din Codul muncii, in cazul in care contractul individual de munca inceteaza inainte ca salariatul sa-l fi despagubit pe angajator, si cel in cauza se angajeaza la un alt angajator sau devine functionar public, retinerile din salariu se fac de catre noul angajator sau noua institutie ori autoritate publica, dupa caz, pe baza titlului executoriu transmis in acest scop de catre angajatorul pagubit.

Inca de la incadrarea in munca veti lua cunostinta de astfel de situatii si veti putea opera retinerile din salariu, necesare acoperirii prejudiciului pe care l-a savarsit noul dvs. salariat angajatorului anterior.

11. Declaratie privind faptul ca nu a desfasurat activitati de politie politica

Pentru anumite posturi (cu deosebire pentru functionarii publici) se solicita o declaratie pe propria raspundere sau adeverinta care sa ateste ca respectivul candidat nu a desfasurat activitati de politie politica.

12. Cazierul judiciar

Pentru anumite posturi este necesara prezentarea cazierului judiciar, eliberat potrivit Legii 290/2004 privind cazierul judiciar, republicata in Monitorul Oficial nr. 777 din 13 noiembrie 2009.

Cazierul judiciar este necesar, spre exemplu, la angajarea gestionarilor. Astfel, Legea 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau institutiilor publice, cu modificarile si completarile ulterioare, impune obligativitatea cazierului la angajarea acestei categorii de personal.


Raspuns oferit de specialistii www.portalcodulmuncii.ro