Sugestii practice pentru elaborarea fiselor de post

Recomandari privind definirea scopului general al postului

In elaborarea unei fise de post, unul dintre cele mai dificile aspecte cu care va puteti intalni este legat de definirea scopului general al postului.

Dificultatile apar in primul rand din cauza greutatii de a transpune concepte si evenimente intr-un limbaj accesibil, iar in al doilea rand, deo a rece persoana care elaboreaza fisa este preocupata in mod special de identificarea sarcinilor-cheie, in detrimentul informatiilor aparent mai putin relevante.

Sfatul nostru este sa stabiliti care sunt principalele obiective si sarcini (atributii, activitati) ale postului respectiv, inainte de a descrie scopul general al acestuia.

Aceste responsabilitati reprezinta de fapt caracteristicile-cheie ale postului si, daca sunt definite cu acuratete, pot oferi suportul necesar pentru formularea scopului principal al postului.

Recomandari privind descrierea principalelor sarcini/atributii/activitati

- Descrieti postul in asa maniera incat cineva din afara sa poata intelege cu usurinta functiunile pe care le are de indeplinit.
- Formulati fiecare sarcina (activitate) utilizand un verb de actiune, urmat de o fraza scurta si clara prin care sa descrieti ce trebuie sa faca ocupantul postului.
- Alaturi de fiecare sarcina, notati daca este o functiune „esentiala” sau “neesentiala”.

In acest fel, la angajare, fiecare candidat va putea sa decida daca accepta postul in functie de capacitatea sa de a duce la indeplinire elementele esentiale (importante). In ceea ce priveste functiunile „neesentiale”, candidatul poate sa-si ex prime disponibilitatea de a invata pe parcurs ce ea ce este necesar pentru a le duce
la indeplinire.

- Daca o fisa a postului cuprinde mentiunea „alte sarcini”, in dreptul lor se va specifica faptul ca acest item este neesential (neimportant).

Pentru a usura definirea principalelor sarcini si atributii, utilizati verbe care descriu ce anume se asteapta sa indeplineasca sau sa realizeze ocupantul postului respectiv.

Verbele utilizate trebuie sa varieze in functie de nivelul postului.
De exemplu, pentru posturile aflate la limita superioara a nivelului ierarhic, ocupate de specialisti cu experienta, utilizati verbe de genul „avizeaza”, „propune”, „dezvolta” etc.

Recomandari privind precizarea conditiilor materiale ale postului

In fisa postului trebuie mentionate si conditiile de munca in care isi desfasoara activitatea angajatul pe acel post.

Acestea se refera la urmatoarele aspecte:
- ambientale – umiditate, frig, temperaturi crescute, intuneric, zgomot, izolare fonica, alternari frig/caldura, lumina/intuneric etc.;
- pozitie de lucru – in picioare, aplecat, pe scaun, alternari frecvente ridicat/sezut etc.;
- deplasari – deplasari frecvente in afara firmei (in localitate, in tara, in strainatate);
- spatiu – spatiu inchis sau spatii largi (mentiune importanta in cazul celor care sufera de claustrofobie sau agorafobie);
- conditii suplimentare (aceste conditii fac parte din categoria de beneficii ale angajatului) – telefon, masina, laptop, tinuta obligatorie (costum sau uniforma obligatorie).

Recomandari privind descrierea pachetului de competente

In fisa postului trebuie sa mentionati si competentele (abilitatile si trasaturile psihologice) necesare ocupantului postului, precum si gradul lor de importanta sau de dezvoltare pentru ocupantul postului respectiv.

- Rezistenta la stres – reprezinta performanta constanta realizata de o persoana sub presiune sau atunci cand intampina dificultati.

Aceasta competenta este deosebit de importanta, de exemplu, in posturi care prezinta grad ridicat de risc (conducatori auto, piloti etc.) sau in functii de conducere (pentru a putea impune schimbarea atunci cand este necesara, pentru a putea lua deciziile optime indiferent de context, de oboseala s.a.m.d.).

- Analiza problemelor – este abilitatea unei persoane de a identifica in mod eficace problemele, prin cautarea informatiilor pertinente, recunoasterea informatiilor importante si alegerea diagnosticului privind posibilele cauze ale problemelor respective.

Este o competenta deosebit de importanta in functii de top si middle management, in cercetare, medicina, politica etc.

- Rezolvarea problemelor – este abilitatea de a gasi solutii rapide la probleme cu grade de dificultate diferite.

Este o competenta deosebit de importanta, de exemplu, in functii de top si middle management sau in cercetare.

- Abilitati numerice – sunt abilitatile datorita carora o persoana este capabila sa analizeze, sa organizeze si sa prezinte date numerice, financiare si statistice.

Aceste abilitati sunt deosebit de importante in pozitii in care se lucreaza cu cifre (contabilitate, analiza financiara sau bancara), in statistica si in cercetare.