Dosarul de personal. Ce obligatii are angajatorul cand lipsesc documente?

Vom analiza mai jos cum procedam in cazul in care, in cadrul unei institutii, se constata ca nu s-au intocmit anumite documente din dosarul personal al angajatului, in perioada respectiva fiind numit un director diferit. Vom stabili daca se intocmesc documentele la data la care s-a constatat lipsa lor, urmand sa semneze noul director si daca este corecta aceasta procedura dat fiind faptul ca nu noul director este raspunzator de intocmire.

Potrivit art. 8 din HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor (Revisal), cu modificarile si completarile ulterioare, incepand cu data de 1 august a.c., data intrarii in vigoare a acestui act normativ, angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente:
- actele necesare angajarii,
- contractul individual de munca;
- actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
- acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:

a) copii ale documentelor existente in dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.

Potrivit art. 9 alin. (1) lit. b) din HG 500/2011, refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca registrul in format electronic, precum si dosarul personal al salariatilor constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei.

Refuzul angajatorului de a elibera copii dupa documentele solicitate de catre salariat constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 1.000 lei.

De asemenea, in ceea ce priveste dosarul profesional al functionarilor puiblici, devin incidente prevederile HG 432/2004, conform carora in scopul asigurarii gestionarii unitare si eficiente a resurselor umane, precum si pentru urmarirea carierei functionarului public, conducatorii autoritatilor si institutiilor publice raspund de intocmirea, actualizarea, rectificarea, pastrarea si evidenta dosarelor profesionale ale functionarilor publici si a registrului de evidenta a functionarilor publici. Aceste activitati se desfasoara in compartimentele de resurse umane din cadrul autoritatilor si institutiilor publice, cu respectarea legislatiei in vigoare privind protectia datelor cu caracter personal. In cazul in care nu exista un astfel de compartiment, intocmirea si gestionarea dosarelor profesionale si a registrului de evidenta ale functionarilor publici vor fi realizate de persoana care are atributii cu privire la evidenta personalului, prevazute in fisa postului. Conducatorii autoritatilor si institutiilor publice raspund de asigurarea conditiilor pentru satisfacerea operativa a cererilor privind eliberarea documentelor care sa ateste activitatea profesionala desfasurata de functionarul public, vechimea in munca, in specialitate si in functia publica.

Dosarul profesional se intocmeste in termen de 10 zile de la intrarea in corpul functionarilor publici, persoanele responsabile cu intocmirea si actualizarea acestora fiind obligate sa certifice inscrierile efectuate, in termenele prevazute de lege, prin semnatura si prin mentionarea in clar a numelui si functiei detinute.

Astfel, potrivit prevederilor art. 13 alin. (1) din HG 432/2004 datele cuprinse in dosarul profesional sau in registru pot fi rectificate sau completate in urmatoarele situatii:
a) la solicitarea scrisa si motivata a functionarului public;
b) la solicitarea scrisa si motivata a conducatorului compartimentului de resurse umane sau, dupa caz, a persoanei care are atributii cu privire la evidenta personalului, prevazute in fisa postului, cu aprobarea conducatorului autoritatii sau institutiei publice si cu instiintarea functionarului public in cauza;
c) pe baza hotararii judecatoresti definitive si irevocabile.
In cererea de solicitare a rectificarii sau completarii se mentioneaza informatia considerata a fi incorecta sau incompleta.
In cazul prevazut la alin. (1) lit. a) si b) operatiunile de rectificare sau de completare a datelor pot fi efectuate cu aprobarea conducatorului autoritatii sau institutiei publice, iar in situatia prevazuta la lit. c), cu instiintarea acestuia.

Rectificarea, completarea datelor din dosarul profesional sau, dupa caz, refuzul efectuarii acestor operatiuni se aduce la cunostinta functionarului public in cauza.

Asadar, si pentru personalul contractual si pentru functionarii publici incadrati/numiti in cadrul unei institutii, raspunderea intocmirii, actualizarii, completarii, rectificarii, pastrarii si evidentei dosarelor profesionale ale salariatilor/functionarilor publici apartine in integralitate angajatorului, prin compartimentul de resurse umane.

Fata de cele mentionate anterior, apreciem ca, in situatia in care se constata de catre personalul cu atributii in domeniul evidentei resurselor umane sau de catre conducatorul compartimentului de resurse umane anumite carente in cuprinsul dosarelor profesionale ale salariatilor, acestea trebuie sa fie corectate, in masura in care acest lucru este posibil, de catre persoanele care au astfel de atributii, in temeiul unei cereri de solicitare a completarii dosarelor profesionale aprobata de catre conducatorul institutiei. Astfel, apreciem ca aceasta cerere de solicitare a completarii dosarului profesional trebuie sa cuprinda documentele ce se doresc a fi incluse in dosarul de personal, motivul pentru care aceste documente nu au fost realizate in termenul prevazut de lege, precum si noul termen de completare/intocmire a documentelor respective. Aceasta cerere va fi intocmita si asumata de catre conducatorul compartimentului de resurse umane si aprobata de catre conducatorul institutiei, fiind adusa si la cunostinta salariatului/functionarului public in cauza. In aceasta situatie, in temeiul acestei cereri aprobata, conducatorul compartimentului de resurse umane este responsabil de intocmirea documentelor necesar a fi completate in dosarul de resurse umane, fiind asumate la momentul intocmirii acestora.

In concluzie, conducatorul compartimentului de resurse umane va avea dreptul sa semneze aceste documente la momentul intocmirii lor, fiind raspunzator de gestionarea eficienta a resurselor umane la nivelul institutiei de la momentul preluarii coordonarii activitatii, inclusiv de remedierea eventualelor disfunctionalitati constatate.  


Sursa: PortalCodulmuncii.ro