Punct de lucru si sediu social. Se pot crea doua baze de date ReviSal distincte?

Analizam  mai jos cazul unei societati cu sediul social si un punct de lucru in locaitati diferite. Pentru sediul social se detine cod unic de inregistrare, iar pentru punctul de lucru societatea detine
cod de identificare fiscala (mai mult de 5 salariati).

ReviSal-ul se afla la sediul social, incluzand si evidenta pentru punctul de lucru. Baza de date este unica, sub codul unic de inregistrare a sediului social. In declaratia D112, impozitul pe salarii se declara si se achita pe codul de identificare fiscala a punctului de lucru.

Vom vedea astfel in ce masura se pot crea doua baze de date ReviSal, in forma de mai jos:

- prima sub codul unic de inregistrare a sediului social care sa contina angajatii care desfasoara activitatea la sediul social, avand o parola;

- a doua baza de date sub codul de identificare fiscala a punctului de lucru, care sa contina angajatii care desfasoara activitatea la punctul de lucru, avand alta parola.

Totodata, vom stabili si daca cele doua baze de date pot fi tinute de doua persoane distincte desemnate.

Solutia consultantului:

Conform art. 2 alin. (2) din HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor (ReviSal), cu modificarile si completarile ulterioare, fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Astfel, obligatia de a infiinta si transmite registrul general de evidenta a salariatilor (ReviSal) revine angajatorului(societatea comerciala).

Prin exceptie, conform alin. (3) al aceluiasi articol, angajatorii care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, pot delega acestora si competenta infiintarii registrului.

Prin urmare, daca delegati punctului de lucru competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, veti putea delega acestuia si competenta infiintarii registrului. In acest caz, registrul general de evidenta a salariatilor va fi transmis la inspectoratul teritorial de munca in a carei raza teritoriala isi are sediul punctul de lucru.

Atentie la faptul ca competenta infiintarii registrului poate fi delegata numai daca s-a delegat si competenta incheierii contractelor individuale de munca.

In situatia prezentata, inteleg ca toti salariaitii, atat de la sediul social cat si de la punctul de lucru sunt inregistrati in registrul general de evidenta a salariatilor infiintat la punctul de lucru. Aceasta inseamna ca trebuie sa se realizeze operatiunea de transfer a salariatilor din registrul de la sediul social in cel de la punctul de lucru.

 "Mutarea" salariatilor din aplicatia tehnica a registrului general de evidenta a salariatilor ce apartine sediului social in aplicatia tehnica a punctului de lucru nu este permisa de program.

Astfel, spre deosebire de versiunea anterioara a programului (in baza HG 161/2006, in prezent abrogata) care prevedea operatiunea de "transfer la alta entitate a angajatorului", noua versiune adoptata in aplicarea HG 500/2011 nu mai permite aceasta operatiune.

In lipsa posibilitatii de a realize aceasta operatiune, practic nu se pot muta salariatii dintr-un registru in altul.

In practica a fost adoptata urmatoarea solutie:

- incetarea din registrul general de evidenta infiintat pe sediul principal a contractelor individuale de munca ale salariatilor al caror loc de munca se modifica selectand in campul "temei incetare contract".
 - in registrul general de evidenta a salariatilor deschis pe punctul de lucru vor fi inregistrate contractele individuale de munca pastrand numarul si data initiale inscriind in campul "data incepere activitate" data efectiva a modificarii locului muncii.

In campul "alte detalii"  se va mentiona modificarea locului muncii de la sediul principal la punctul de lucru.

Recomandarea noastra, intemeiata pe inexistenta unei operatiuni permisa de program privind "mutarea" salariatilor de la sediul principal la punctul de lucru, este de a tine evidenta tuturor contractelor individuale de munca prin registrul general de evidenta infiintat la sediul principal.