Delegare.Documentul care atesta timpul de munca

Intrebare:

Cum se evidentiaza timpul de munca al salariatului care se afla in deplasare externa? Care sunt documentele care atesta timpul de munca?


Raspuns:

Conform art. 43 din Codul muncii, delegarea reprezinta exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului sau de munca.

In practica, delegarea se efectueaza in baza documentului finaciar contabil - Ordin de deplasare - al carui model si continut sunt reglementate de OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Astfel, conform Normei specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile
continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului Ordin de deplasare
(Delegatie - Cod 14-5-4) este urmatorul:

- denumirea unitatii;
- denumirea si numarul formularului;
- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;
- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
- numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
- semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.

De asemenea, conform aceleeasi norme formularul circula:
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaza deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.

Observam ca unul dintre elementele formularului este data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie. Reprezentantul unitatii la care salariatul este delegat va mentiona pe ordinul de deplasare data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie, va semna si aplica stampila unitatii confirmand sosirea si plecarea persoanei delegate.

Prin urmare, ordinul de deplasare pe care s-au facut mentiunile aratate mai sus constituie documentul care atesta timpul de munca in delegatie.