Este legala inregistrarea foto-audio-video la locul de munca? Ce spun specialistii

Inregistrarea foto-audio-video la locul de munca - cadrul legal

In acest context, cadrul legal este impus de catre  art. 5 din Legea nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 , privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE.

"In cazul in care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice si/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de munca, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor, in scopul realizarii intereselor legitime urmarite de angajator, este permisa numai daca:
a) interesele legitime urmarite de angajator sunt temeinic justificate si prevaleaza asupra intereselor sau drepturilor si libertatilor persoanelor vizate;
b) angajatorul a realizat informarea prealabila obligatorie, completa si in mod explicit a angajatilor;
c) angajatorul a consultat sindicatul sau, dupa caz, reprezentantii angajatilor inainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
d) alte forme si modalitati mai putin intruzive pentru atingerea scopului urmarit de angajator nu si-au dovedit anterior eficienta; si
e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proportionala cu scopul prelucrarii, dar nu mai mare de 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.
Prelucrarea datelor cu caracter personal si de categorii speciale de date cu caracter personal, in contextul indeplinirii unei sarcini care serveste unui interes public"

Reglementari cheie despre inregistrarea foto-audio-video la locul de munca

• trebuie sa stabiliti, la nivelul societatii, care sunt interesele legitime in baza carora devine absolut necesara introducerea sistemelor de supraveghere foto, video, audio a spatiilor de lucru ale salariatilor.
• aceste interese legitime trebuie temeinic justificate, in sensul ca nu este suficient ca societatea sa identifice un scop obiectiv pentru utilizarea sistemului de monitorizare care utilizeaza imaginea/fotografia salariatilor (de ex.: asigurarea securitatii in incinta societatii sau a unor anumite zone sau informatii sensibile), ci trebuie sa dovediti cu argumente obiective ca acest scop al societatii este mai important decat interesul salariatului de a-i fi respectata intimitatea si de a nu-i fi prelucrate datele  personale legate de imaginea sa.
• trebuie sa aratati si faptul ca alte forme de supraveghere/verificare, mai putin intruzive, nu au fost eficiente pentru a atinge scopul urmarit de societate, astfel incat devine necesara introducerea sistemelor de  supraveghere video a salariatilor.

Consultarea salariatilor cu privire la monitorizarea foto, audio sau video

Potrivit expertilor de la PortalCodulMuncii, inainte de introducerea sistemului de monitorizare trebuie sa consultati sindicatul sau reprezentantii salariatilor.

De asemenea, este obligatorie pentru angajator informarea prealabila (deci inainte de instalarea sistemului de monitorizare) a tuturor salariatilor.

O asemenea informare ar trebui sa contina cel putin urmatoarele rubrici:

1. Informatii despre interesul legitim al angajatorului si scopurile prelucrarii datelor privind imaginea salariatilor.
2. Categoriile de date prelucrate.
3. Cine are acces la datele cu caracter personal ale salariatilor a caror imagine este monitorizata.
4. Unde se stocheaza datele cu caracter personal si perioada maxima de stocare.
5. Masurile de securitate, tehnice si organizatorice, implementate pentru protejarea datelor personale colectate prin intermediul sistemului de monitorizare.

6. Drepturile persoanelor vizate (salariatii/vizitatorii): in conformitate cu dispozitiile Regulamentului nr. 679/2016 persoana vizata are urmatoarele drepturi: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la stergerea datelor (″dreptul de a fi uitat″), dreptul la restrictionarea prelucrarii, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opozitie, dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri, dreptul la informare.
7. Modalitatea in care se pot exercita drepturile persoanelor vizate – solutionarea cererilor/plangerilor.
8. Datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor.

 

Masuri de securitate pentru inregistarea foto-audio-video

Masuri de securitate, tehnice si organizatorice, adecvate pentru protejarea datelor personale colectate prin intermediul sistemului de monitorizare prin mijloace electronice, ar putea fi;

- securizarea datelor;
- restrictionarea accesului si stabilirea drepturilor de acces pe nivele (ce salariati au voie sa vizualizeze inregistrarile, sa stearga inregistrarile sau sa faca alte operatiuni referitoare la inregistrari -  acesti salariati care au acces la datele din inregistrari ar trebuie sa aiba clauze speciale in contractele individuale de munca);
- revizuirea periodica a drepturilor de acces la inregistrarile sistemului si implicit modificarea periodica a parolelor de acces;
- evaluarea necesitatii si a proportionalitatii accesului continuu, de la distanta, la inregistrari;
- elaborarea de politici adecvate privind protectia datelor prelucrate prin intermediul sistemului de monitorizare;
- instruirea periodica a personalului cu acces la sistemul de monitorizare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si aplicarea dispozitiilor de confidentialitate care sa vizeze in mod expres accesul la sistemul de monitorizare;
- verificarea periodica a retentiei datelor, astfel incat sa se asigure stocarea pentru maxim 30 de zile (Atentie! - 30 de zile este perioada maxima prevazuta de lege, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate);
- realizarea un audit periodic privind masurile tehnice si organizatorice aplicate, pentru a va asigura ca acestea corespund prevederilor Regulamentului nr. 679/2016.

Probleme practice pe care trebuie sa le rezolve ORICE firma pentru a evita amenzile uriase prevazute de GDPR!

Solutiile complete ale acestor probleme sunt prezentate in detaliu pe stickul Protectia datelor personale la locul de munca. Ghid practic de implementare. 

Stickul contine si raspunsuri pentru o multime de alte intrebari cu care va intalniti in practica si care va pot crea dificultati, detalii AICI >>>

ATENTIE!

Daca apelati la un asemenea sistem de monitorizare a imaginii salariatilor, ar fi necesara si angajarea unui responsabil cu protectia datelor, fie persoana care are pregatire de specialitate, fie societate specializata in acest domeniu, care va va consilia cu privire la masurile pe care trebuie sa le implementati pentru justificarea necesitatii introducerii unui asemenea sistem de monitorizare si asigurarea protectiei datelor cu caracter personal inregistrate de sistemul de monitorizare.