Pentru deplasarile externe este necesar ordinul de deplasare?

Ordinul de deplasare este un document obligatoriu care se completeaza de fiecare data cand un angajat al companiei este delegat in interes de serviciu intr-o alta locatie decat in cea in care isi desfasoara in mod obisnuit activitatea.

In conformitate cu prevederile art. 6 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Potrivit Normei specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinsa in Anexa nr. 2 la Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008, Ordinul de deplasare (DELEGATIE - Cod 14-5-4):

„1. Serveste ca:

- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

(.....)

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;
- denumirea si numarul formularului;
- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;
- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
- numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
- semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.”

Asadar, pentru fiecare deplasare se intocmeste ordinul de deplasare de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea. Acesta constituie document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Astfel cum prevede Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile cuprinsa in anexa nr. 1 la ordinul mai sus mentionat, documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.