Condica de Prezenta: Model 2025 [PDF | Word | Excel]

Condica de prezenta este documentul prin care se tine evidenta orelor de munca prestate de fiecare salariat, obligatie prevazuta in Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii.

 

Conform modificarilor aduse articolului 119 din Codul Muncii, prin OUG 53/2017, intrata in vigoare la 7 august 2017, angajatorii trebuie sa inregistreze orele efectiv lucrate de salariati, eliminand practica raportarii la un numar general de ore fara legatura cu activitatea reala. In acest articol va prezentam un model de condica de prezenta, alaturi de reglementarile cheie care trebuie respectate pentru o gestionare corecta a timpului de lucru. 

Reglementari cheie cu privire la condica de prezenta

Incepand cu 2017, conform legislatiei muncii din Romania, angajatorii au obligatia de a tine evidenta orelor de munca prestate de fiecare salariat. Condica de prezenta reprezinta documentul oficial care serveste acestui scop, fiind obligatorie pentru toate companiile, indiferent de marime sau domeniul de activitate. 

Iata cateva aspecte importante pe care orice angajator trebuie sa le cunoasca in ceea ce priveste condica de prezenta:

1. Documentul se poate pastra fizic sau electronic. Angajatorii pot alege orice metoda de pontaj - fie ca este vorba despre condica de prezenta clasica (in format fizic), fie un sistem electronic de pontaj sau orice alta solutie - cu conditia esentiala ca, in cazul unui control al Inspectiei Muncii, sa poata prezenta o evidenta clara si completa a programului de lucru pentru fiecare angajat.

2. Informatiile esentiale ce trebuie incluse in condica. Aceasta evidenta trebuie sa indice in mod specific ora la care angajatul si-a inceput activitatea si ora la care a incheiat programul de lucru in fiecare zi. Prin urmare, condica de prezenta ar trebui sa contina urmatoarele informatii esentiale:

• Numele angajatului
• Data pentru care se tine prezenta
• Ora de incepere si ora de sfarsit a programului de munca
• Pauza de masa
• Numar de ore lucrate

3. Semnatura salariatului. Un alt aspect deosebit de important este faptul ca NU este obligatoriu ca acest document sa fie semnat de salariat. Nu exista nicio prevedere legala care sa specifice obligatia semnaturii angajatului, astfel ca, in general, angajatorul este cel care decide daca este nevoie sau nu de aceasta semnatura. 

4. Evidenta orelor de munca prestate zilnic trebuie tinuta pentru toti salariatii. Cu alte cuvinte, condica de prezenta trebuie completata inclusiv pentru salariatii aflati in deplasare, in interes de serviciu, salariatii care desfasoara munca la domiciliu sau angajatii cu program de lucru flexibil. In cazul salariatilor aflati in deplasare, in condica de prezenta se specifica orele lucrate in deplasare, iar in cazul salariatilor cu program flexibil, in document se specifica ora de venire si ora de plecare. Astfel, trebuie retinut ca o condica de prezenta trebuie tinuta indiferent de locul unde se desfasoara activitatea si tipul programului de munca, pentru a asigura o monitorizare corecta si transparenta a timpului de munca. 

5. Termen de pastrare. In legislatia actuala nu exista o prevedere explicita privind perioada obligatorie de pastrare a condicii de prezenta. Totusi, intrucat condica de prezenta sta la baza intocmirii statelor de plata, iar acestea trebuie arhivate timp de 5 ani (conform modificarilor legislative intrate in vigoare la 1 ianuarie 2023), se recomanda pastrarea condicilor de prezenta pentru aceeasi perioada de 5 ani. Aceasta practica asigura corelarea cu documentele salariale si ofera suport pentru eventuale verificari sau clarificari necesare in aceasta perioada. 

 

Vezi si lucrarea "Totul despre pontaj si programul de lucru" - 81 de probleme sensibile create de recentele modificari ale Codului Muncii, detalii AICI >>>

Condica de Prezenta: Model 2025 [PDF | Word | Excel]

Va prezentam mai jos un model de condica de prezenta in format PDF, Word si Excel:

Descarca model condica de prezenta – PDF
 
Descarca model condica de prezenta – WORD

 
Descarca model condica de prezenta – Excel