Cum suntem obligati sa arhivam statele de plata

Prin abrogarea Legii 130/1999 incepand cu luna februarie 2011, respectiv cu statele intocmite pentru luna ianurie 2011, angajatorii nu mai au obligatia sa depuna la inspectoratele teritoriale de munca dovezile de calculare a drepturilor salariale.
 
Astfel, odata cu inregistrarea electronica a evidentei salariatilor s-a renuntat atat la carnetul de munca cat si la celelalte obligatii de declarare la ITM.
 
Insa, angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora (art. 7 din HG 161/2006).
 
Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
 
Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare.
 
Cu privire la statele de plata, art. 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991 republicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 454 din 18/06/2008 stabileste ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 (societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi, si contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii) timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani. Conform alin. (2) al aceluiasi articol, prin exceptie se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului economiei si finantelor, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani.
 
Situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 10 ani, astfel cum prevede art. 35 alin. (3) din acelasi act normativ. In caz de incetare a activitatii, situatiile financiare anuale, precum si registrele si celelalte documente la care se refera art. 25 se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie.
Reguli privind arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile regasim in Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile dupa cum urmeaza:
 
50. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.
 
Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.
 
Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
 
Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.
 
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
 
Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.
 
Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
 
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
 
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
 
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
 
In concluzie, angajatorul un mai are obligatia declararii statului de plata la inspectoratul teritorial de munca insa are obligatia intocmirii, arhivarii si pastrarii pe o durata de 50 de ani si nu in ultimul rand a prezentarii acestuia in eventualitatea unui control ITM.