Atentie: Legislatia referitoare la termenele de pastrare a documentelor unui departament

In randurile urmatoare vom stabili date esentiale cu privire la legislatia referitoare la termenele de pastrare, arhivare a documentelor unui departament. Ne referim la dispozitii, adeverinte, hotarari de consiliu, declaratii de avere si nu numai:


Cu privire la arhivare, art. 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991 republicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 454 din 18/06/2008 stabileste ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 (societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi, si contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii) timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani. Conform alin. (2) al aceluiasi articol, prin exceptie se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului economiei si finantelor, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani.

 Situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 10 ani, astfel cum prevede art. 35 alin. (3) din acelasi act normativ. In caz de incetare a activitatii, situatiile financiare anuale, precum si registrele si celelalte documente la care se refera art. 25 se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie.

Reguli privind arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile regasim in Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile dupa cum urmeaza:

50. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

51. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 52, 53 si 54.

52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.

53. Documentele prevazute in anexa nr. 4 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Documentele financiar-contabile prevazute care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite
1. Nota de receptie si constatare de diferente
2. Bon de primire in consignatie
3. Bon de predare, transfer, restituire
4. Bon de consum
5. Bon de consum (colectiv)
6. Fisa limita de consum
7. Dispozitie de livrare
8 Fisa de magazie
9 Fisa de magazie (cu doua unitati de masura
10. Lista de inventariere
11. Lista de inventariere
12. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
13. Chitanta
14. Chitanta pentru operatiuni in valuta
15. Dispozitie de plata/incasare catre casierie
16. Decont pentru operatiuni in participatie
17. Ordin de deplasare (delegatie)
8. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale
19.Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)
20 Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
21.Nota de debitare-creditare
22.Extras de cont
23.Borderou de primire a obiectelor in consignatie
24.Borderou de iesire a obiectelor in consignatie
25.Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)
26.Fisa de cont pentru operatiuni diverse
27.Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)
28.Document cumulativ
29 Document cumulativ
30.Decizie de imputare
31.Angajament de plata

54. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

55. In caz de incetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990
privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.

56. Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

57. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

In eventualitatea in care o societate intra in faliment in vederea pastrarii arhivei prezinta importanta si urmatoarele acte normative:

- Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 legea Arhivelor Nationale, publicata in Monitorul Oficial nr. 71 din 9 aprilie 1996, cu modificarile si completarile ulterioare.
- Ordin al ministrului afacerilor interne 137 din 27 septembrie 2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, publicat in Monitorul Oficial nr. 619 din 4 octombrie 2013;
- Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, publicata in Monitorul Oficial nr. 790 din 12 decembrie 2001, cu modificarile si completarile ulterioare.
- Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata in Monitorul Oficial nr. 138 din 25 februarie 2014.