Externalizarea managementului de proiect pentru AM POSDRU

Directorul general al Autoritatii de Management pentru Programul Operational Sectorial dezvoltarea Resurselor Umane AM POSDRU a emis Instructiunea nr. 41, privind derularea contractelor de finantare nerambursabila POSDRU.

1. Daca Beneficiarul decide sa externalizeze integral sau partial activitatea de management de proiect, el este obligat sa solicite prin caietul de sarcini mimin experienta si competentele descrise in cererea de finantare pentru persoanele a caror activitate va fi externalizata. In situatia in care astfel de informatii nu au fost completate in cererea de finantare, beneficiarul este obligat sa respecte conditiile din Ghidul solicitantului 2010 – Conditii generale, sectiunile 4.2.2., paragraful “Managementul proiectului” si 3.2 “Echipa de implementare a proiectului”.

2. In cazul in care, pe perioada derularii procedurii de achizitie a serviciilor de management de proiect, beneficiarul nu are nominalizati experti in cadrul echipei de management, documentele care in mod normal ar fi trebuit semnate de acestia vor fi semnate de reprezentantul legal al beneficiarului sau de catre persoana angajata la nivelul beneficiarului, responsabila cu monitorizarea activitatii contractorului care va furniza managementul de proiect.

3. Beneficiarul are obligatia de a comunica Autoritatii de Management sau Organismului Intermediar al POS DRU – delegat – in termen de 15 zile de la data semnarii contractului sau in termen de 5 zile de la data publicariii acestei Instructiuni, numele contractorului responsabil de managementul proiectului (in cazul externalizarii totale a managementului de proiect) sau de o parte a activitatilor specifice (in cazul externalizarii partiale a managementului proiectului) sau numele persoanelor fizice autorizate (PFA) selectate, in urma procesului/proceselor de achizitie.
In situatia rezilierii contractului de servicii de management de proiect, Beneficiarul va informa in termen de 15 zile AMPOSDRU/OI responsabil si va justifica motivele care au dus la luarea acestei decizii. Dupa rezilierea contractului, Beneficiarul  poate initia o noua procedura de achizitie, respectând legislatia in materie de achizitii publice, pentru atribuirea contractului de servicii de management unui alt prestator, in aceleasi conditii prevazute in prezenta Instructiune.

● In vederea decontarii cheltuielilor cu managementul proiectului externalizat total sau partial, Beneficiarul va depune la sediul AMPOSDRU/OI responsabil, impreuna cu cererea de rambursare, urmatoarele documente justificative:

a) Contractul de servicii incheiat intre Beneficiar si contractorul responsabil de managementul proiectului (in cazul externalizarii totale sau partiale a managementului proiectului) sau contractul de servicii incheiat intre Beneficiar si PFA;

b) Raport de activitate lunar pentru fiecare dintre activitatile externalizate, completat de reprezentantul legal al contractorului responsabil de acele activitati, sau raportul de activitate lunar, pentru fiecare dintre activitatile externalizate, completat de catre PFA (in cazul externalizarii activitatilor catre PFA);

c) Factura emisa de catre contractor/PFA;

d) Dovada efectuarii platii de catre Beneficiar catre contractor/PFA;

e) Procese verbale de receptie a serviciilor prrestate (daca este cazul).

● Aceste documente se vor aplica si pentru externalizarea, catre PFA, a altor activitati legate de implementarea proiectului.

● In cazul externalizarii catre un prestator/PFA, cheltuielile de transport, cazare si diurna, costuri administrative (daca este cazul) etc. vor fi incluse in pretul total al prestatiei.

 ● Valoarea totala a contractului ce va fi semnat pentru externalizarea unor activitati aferente managementului de proiect sau expertizei pe termen lung nu va putea depasi valoarea calculata in functie de plafoanele maxime de referinta stabilite in Ghidul solicitantului – Conditii generale, dupa cum urmeaza:

“Valoarea maxima a contractului = remuneratie maxima expert 1 + remuneratie maxima expert 2  +…….+ remuneratie maxima expert n”,

unde remuneratia unui expert se calculeaza dupa formula:

“remuneratie maxima expert = plafon maximal x 8h/zi x 21 zile/luna x nr.luni”.

Plafonul maximal va fi calculat, in conformitate cu prevederile Ghidului solicitantului, conditii generale, in functie de experienta profesionala demonstrata de catre expert prin CV.

● Dosarul complet privind Achizitia serviciului (caiet de sarcini, procedura aplicata, ofertele necâstigatoare etc.) se va pastra la sediul Beneficiarului si se va verifica de catre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu ocazia vizitelor la fata locului.