Salariat care a plecat in concediu de odihna, fara sa depuna cerere - PROCEDURA

In conformitate cu prevederile Legii nr. 53/2003 Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare angajatorul are obligatia de a organiza evidenta muncii prestate de salariati. Astfel, la art. 119 alin. (1) se prevede ca ”Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca definit potrivit art. 16^1 evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru”.

Prin urmare, in calitate de angajator trebuie sa organizati un sistem de evidenta a muncii in care sa se consemneze prezenta salariatilor la munca si deci, implicit, si faptul ca acestia se afla in concediu de odihna.

Astfel ar trebui sa existe o condica, un pontaj in care sa se marcheze evidenta prezentei si a orelor de munca efectuate de fiecare salariat.

Pentru a intelege mai bine aceasta prevedere legala, am ales ca punct de plecare un studiu de caz prezentat pe PortalCodulMuncii si explicat de specialisti:

"Va rog sa ma ajutati cu urmatoarea speta. Pentru concediul anual folosim o aplicatie de concediu in care fiecare angajat isi adauga zilele de concediu de odihna. Avem un angajat care in anii 2022 si 2023 nu si-a adaugat nici o zi de concediu, desi a fost plecat in concediu. Ce putem face noi ca si angajatator in aceasta situatie, pentru a regla/scadea zilele de concediu neadaugate in aplicatie?"

Raspunsul specialistilor: 

In cazul prezentat, prin urmare, chiar daca salariatul a omis sa-si introduca zilele de concediu de odihna efectuate in aplicatia mentionata de dumneavoastra, la nivelul societatii ar trebui sa existe si alte documente care sa consemneze faptul ca salariatul a efectuat zilele de concediu: programarile anuale de concediu de odihna (conform art. 148 din Codul muncii), cereri de efectuare a CO si de acordare a indemnizatiei de CO, condica de prezenta/pontaje (din care rezulta faptul ca salariatul nu a fost prezent la munca ci a fost in CO), state de plata (din care rezulta faptul ca s-a platit indemizatia de CO, conform art. 150 din Codul muncii).

Nu putem sa exprimam o opinie asupra faptului daca in aplicatia utilizata de societatea dumneavoastra se poate sau nu corecta omisiunea salariatului de a introduce zilele de concediu efectuate, dar, in opinia noastra, consemnarea situatiei reale se poate face pe baza unei Note de constatare in care:

Contractul de Munca 160 de formulare EDITABILE obligatorii prin lege

Vezi AICI detalii

Ghid practic privind munca desfasurata de cetatenii non-UE pe teritoriul Romaniei

Vezi AICI detalii

Ghid practic de Securitate si Sanatate in Munca

Vezi AICI detalii

- prezentati situatia existenta (omisiunea salariatului de a introduce in aplicatie zilele de CO efectuate);
- prezentati situatia reala, cu mentionarea perioadelor/zilelor de CO efectuate de salariat;
- mentionati si documentele care confirma situatia reala (documentele mentionate la paragraful anterior: programari CO, cereri CO, pontaje, state etc.).

GHIDUL practic 17 tipuri de concedii. Regim juridic si fiscal, in care gasiti solutii complete si argumentate impecabil pentru orice problema care poate aparea la gestionarea unui concediu. Indiferent ca este vorba despre un concediu medical, de ingrijitor, de risc maternal, de acomodare, de odihna, fara plata etc. – aflati raspunsul dorit aici >>>

Apreciem ca aceasta Nota ar trebui semnata de reprezentantul legal, dar ar fi bine sa fie semnata si de salariat pentru luarea la cunostinta si confirmarea acestei situatii reale a concediului de odihna.

Va reamintim ca dreptul la concediu de odihna se dobandeste la incheierea contractului individual de munca si se acorda in anul respectiv, iar in cazul in care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau partial, concediul de odihna anual la care avea dreptul in anul calendaristic respectiv, cu acordul persoanei in cauza, angajatorul este obligat sa acorde concediul de odihna neefectuat intr-o perioada de 18 luni incepand cu anul urmator celui in care s-a nascut dreptul la concediul de odihna anual, potrivit art. 146 alin. (2) din Codul muncii.

Un raspuns oferit in octombrie 2024, de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.