Decontarea cheltuielilor de transport: Norme legale

Din punct de vedere fiscal, in conformitate cu prevederile art. 55 alin. (1) din Codul fiscal sunt considerate venituri din salarii toate veniturile in bani si/sau in natura obtinute de o persoana fizica ce desfasoara o activitate in baza unui contract individual de munca sau a unui statut special prevazut de lege, indiferent de perioada la care se refera, de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acorda, inclusiv indemnizatiile pentru incapacitate temporara de munca.

Sunt considerate avantaje:
- permisele de calatorie pe orice mijloace de transport, folosite in scopul personal (art. 55 alin. (3) lit. f) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal;
- abonamentele pentru mijloacele de transport precum si permisele de calatorie pe diverse mijloace de transport (punctul 70 lit. c) si d) din Titlul III al Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal).

In conformitate cu prevederile punctului 77 din normele mentionate contravaloarea abonamentelor pe mijloacele de transport in comun pentru angajatii a caror activitate presupune deplasarea frecventa in interiorul localitatii nu este considerata avantaj.

Potrivit art. 55 alin. (4) lit. a) si f) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:
- contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, astfel cum sunt prevazute in contractul de munca,
- contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au domiciliul si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, la nivelul unui abonament lunar, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii.

Drepturile salariale acordate in natura, precum si avantajele acordate angajatilor se impoziteaza in luna in care au fost primite. Documentele referitoare la calculul contravalorii veniturilor si avantajelor in natura primite de angajat se anexeaza la statul de plata (punctul 109 din Titlul III al Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal).

Asadar, in sensul impozitului pe venit nu constituie venit impozabil contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, astfel cum este prevazuta in contractul de munca.
In opinia noastra in aceasta categorie se incadreaza contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului efectuat de societate cu mijloace proprii (autoturisme aflate in proprietatea/folosinta acesteia) sau cu servicii de transport persoane achizitionate de la terti.

Angajatorul poate deconta contravaloarea unui abonament lunar pentru transportul intre localitatea in care salariatul caruia, nu i se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, isi are domiciliul si localitatea unde se afla locul de munca al acestuia fara ca aceasta cheltuiala sa intre in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale.

Contravaloarea combustibilului decontat salariatilor in vederea acoperirii cheltuielilor de transport intre domiciliul si locul de munca constituie avantaj de natura salariala si se include in veniturile salariale si se impoziteaza potrivit art. 57 din Legea 571/2003 privind Codul fiscal.

In situatia in care autoturismele se afla in folosinta societatii in baza unor contracte incheiate in acest scop, consideram ca nu constituie avantaj de natura salariala contravaloarea combustibilului aferent kilometrilor parcursi in interesul afacerii (determinati in baza folilor de parcurs), inclusiv kilometrii efectuati pentru deplasarea pe distanta dus-intors de la domiciliu la locul de munca, in conditiile stabilite de contractul de munca.