Eliberarea copiilor din dosarele de personal

Intrebare: Din punct de vedere juridic, ce pot scrie in regulamentul intern fara a fi considerata clauza abuziva, anume:
1. avem peste 500 angajati, care in permanenta isi uitapierdetc exemplare ale cim, acte aditionale, desi semneaza de primire; avand in vedere ca noi nu suntem firma de xerox, ca sa facem copii documente de cate ori vor 500 oameni sa-si faca dosare la banca (unul mi-a cerut de 2 ori intr-o luna copii cimaa atat pentru el cat si pentru sotie, si nu e normal), as dori sa stiu, daca in regulamentul intern pot introduce o clauza de genul "eliberarea de duplicate ale cimaa-uri se face in baza unor cereri prin registratura, si se elibereaza in termen de 30 zile; in cazul pierderiideteriorarii acestora si solicitarii unor alte duplicate in termen de 6 luni, se percep penalizari de x% la salariu"
2. sefii primesc o indemnizatie de conducere (care variaza in fucntie de numarul de subalterni si complexitatea responsabilitatilor) si totusi putini sunt cei care solicita in scris pt cei din subordine, varii adeverinteetc. in acest caz, pot introduce in regulamentul intern eliminarea sporului de conducere x luni, pentru acei sefi care accepta si deci incurajeaza astfel acest haos, fara sa fie considerata o clauza abuziva?

Raspuns: Art. 7 alin. (3) din HG 161/2011 dispune ca la solicitarea scrisa a salariatului, angajatorul este obligat sa ii elibereze copii, certificate de reprezentantul legal al acestuia sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul, ale documentelor existente in dosarul personal, ale paginii/paginilor din registrul electronic, care cuprinde/cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal.
In temeiul acestei dispozitii angajatorul are obligatia legala de a elibera copii certificate dupa contractele individuale de munca si celelate documente din dosarul personal al salariatului la solicitarea scrisa a acestuia pe toata durata executarii contractului de munca.

Astfel, veti putea introduce in regulamentul intern prevederea potrivit careia eliberarea de copii ale documentelor existente in dosarul persoanal se face prin solicitarea scrisa a salariatilor, cu respectarea circuitului documentelor in unitate.

In privinta termenului de 30 de zile pe care doriti sa il stabiliti, acesta nu este un termen nelegal atata vreme cat legea nu prevede in mod expres termenul in care se vor elibera documentele, insa din punctul meu de vedere este nejustificat de mare fata de obiectul solicitarii.

In privinta penalizarilor de care vorbiti, acestea nu au temei legal, amenzile disciplinarea fiind interzise, iar salariatul putand fi sanctionat disciplinar cu reducerea salariului numai in cazul savarsirii unei abateri disciplinare si numai cu respectarea stricta a dispozitiilor imperativ prevazute de lege in aceasta materie, deci trecand peste caracterul abuziv, penalizarile din salariu pentru solicitarea unor alte copii in termen de 6 luni sunt ilegale.

Incepand cu 1 august 2011 intra in vigoare HG 500/2011, moment de la care se va aplica aceasta hotarare, care, referitor la obligatia angajatorului pentru eliberearea documentelor ce il vizeaza pe salariat mentioneaza potrivit art. 8 alin. (3) ca la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente in dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
In privinta adeverintelor emise de angajator pentru salariati, tot salariatii sunt cei care au dreptul de a le solicita, iar angajatorul are obligatia de a elibera acestora adeverintele solicitate, nu seful salariatilor pentru salariatii din subordine.

Eliminarea unei astfel de indemnizatii de conducere pentru o perioada determinata de timp poate fi rezultatul sanctionarii disciplinare a salariatului cu sanctiunea prevazuta de art. 248 alin. (1) lit. b) din Codul muncii , republicat, respectiv retrogradarea din funcţie, cu acordarea salariului corespunzător funcţiei in care s-a dispus retrogradarea, pentru o durată ce nu poate depăşi 60 de zile.
Or, abaterea disciplinara este o fapta savarsita de salariat in legatura cu munca sa.

Prin urmare, este ilegala clauza din regulamentul intern referitoare la eliminarea indemnizatiei de conducere pentru motivele pe care le-ati mentionat.

In concluzie, angajatorul nu va putea sa prevada in regulamentul intern norme care sa incalce drepturi stabilite de lege sau prevederi care sa limiteze aceste drepturi acordate salariatilor.