LEGISLATIAMUNCII.RO
Conform art. 16 alin. (1) din Codul muncii, contractul individual de munca se incheie in baza consimtamantului partilor, in forma scrisa, in limba romana, cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre salariat. Obligatia de incheiere a contractului individual de munca in forma scrisa revine angajatorului.
La alin. (2) al aceluiasi articol se prevede ca anterior inceperii activitatii, contractul individual de munca se inregistreaza in registrul general de evidenta a salariatilor, care se transmite inspectoratului teritorial de munca cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii.
De asemenea, angajatorul este obligat ca, anterior inceperii activitatii, sa inmaneze salariatului un exemplar din contractul individual de munca precum si sa pastreze la locul de munca o copie a contractului individual de munca pentru salariatii care presteaza activitate in acel loc.
Pentru intocmirea contractului individual de munca angajatorul are nevoie de anumite documente de la salariat.
Iata un studiu de caz relevant in acest sens, prezentat pe PortalCodulMuncii:
"Care sunt prevederile legale privind documentele necesare la angajare (pe care trebuie sa le solicitam si sa le aduca noii angajati)?"
Raspunsul specialistilor:
Pornind de la prevederile art. 7 alin. (1) si (2) din HG 905/2017, si avand in vedere ca angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii incadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
Portal Codul Muncii
Contractul de Munca 160 de formulare EDITABILE obligatorii prin lege
Noua lege a pensiilor Ghid practic
De asemenea, dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
In domeniul privat, legiuitorul stabileste in mod expres documentele ce alcatuiesc dosarul personal al fiecarui salariat, fara a interveni insa in organizarea angajatorului precum si actele de care are nevoie la angajare.
Procedura completa pe care trebuie s-o urmati atunci cand faceti angajari! Etape obligatorii si greseli frecvente!
Informatii esentiale in lucrarea "Procedura completa la angajre. Caiet de lucru pentru angajatori si manageri HR", detalii AICI >>>
Asadar, modul in care sunt ordonate sau este alcatuit dosarul personal al fiecarui salariat ramane exclusiv la latitudinea fiecarui angajator, singura obligatie prevazuta de lege fiind aceea ca in respectivul dosar sa se regaseasca documentele mentionate expres la art. 7 alin. (2) sus-citat.
Dosarul personal al salariatului - ce documente cuprinde?
Extrapoland art. 7 alin. (2) din HG 905/2017, rezulta ca in dosarul personal al salariatului se gasesc urmatoarele documente:
- Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;
- Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
- Copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
- Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta);
- Fisa de aptitudini cu mentiunea „apt de angajare“, emisa de medicul de medicina a muncii;
- Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;
- Certificatul de cazier judiciar – daca este cazul;
- Recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;
- Avizul de angajare – daca angajatul este cetatean strain (extra-european);
- Contractul individual de munca;
- Fisa postului;
- Actele aditionale referitoare la modificarea contractului individual de munca;
- Deciziile angajatorului referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
- Dovada comunicarii salariatului a unui exemplar al regulamentului intern/contractul colectiv de munca;
- Documentele privind evaluarea performantelor profesionale;
- Acte aditionale referitoare la formarea profesionala;
- Plangeri ale salariatului si documentele prin care plangerile au fost rezolvate de angajator;
- Situatia concediilor de odihna si a altor concedii;
- Copie de pe carnetul de munca, daca este cazul;
- Orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
Alte documente necesare la angajare
Urmatoarele documente nu sunt prevazute de lege ca sunt obligatorii insa apreciem ca acestea sunt obligatorii pentru ca angajatorul sa isi poate indeplini obligatiile prevazute de lege in sarcina sa:
- Declaratie pe propria raspundere a salariatului privind persoanele coasigurate. Angajatorii inscriu coasiguratii salariatului in sistemul de asigurari sociale de sanatate conform prevederilor Legii 95/2006, cu modificarile si completarile ulterioare. Salariatul va prezenta o declaratie pe propria raspundere prin care aceasta declara ca are in intretinere sotul/sotia/parintii.
- Declaratie pe propria raspundere a salariatului privind situatia proprie:
- daca este somer la data angajarii. In vederea angajarii unei persoane provenind din randurile somerilor, angajatorul are obligatia de a inainta Agentiei Judetene de Ocupare a Fortei de Munca o cerere de repartitie. De aceea este necesar sa cunoasca daca salariatul este somer la data angajarii.
- daca este pensionar. Este necesar ca angajatorul sa cunoasca daca salariatul este pensionar, intrucat contributiile sociale la sistemul asigurarilor pentru somaj nu se datoreaza daca salariatul are calitatea de pensionar.
- daca este persoana cu handicap. Este necesar ca angajatorul sa cunoasca daca salariatul este incadrat in grad de handicap intrucat daca salariatul este incadrat in grad de handicap grav sau accentuat, angajatorul nu calculeaza impozit pentru veniturile salariale intrucat salariatul este scutit.
- Declaratie pe proprie raspundere cu privire la functia de baza.
Conform art. 7 pct. 2 din Codul fiscal, activitate dependenta la functia de baza reprezinta orice activitate desfasurata in baza unui contract individual de munca sau a unui statut special prevazut de lege, declarata angajatorului ca functie de baza de catre angajat. In cazul in care activitatea se desfasoara pentru mai multi angajatori, angajatul este obligat sa declare numai angajatorului ales ca locul respectiv este locul unde exercita functia pe care o considera de baza.
Declaratia este necesara intrucat anumite drepturi se acorda numai la locul unde salariatul are functia de baza: tichetele de masa, deducerea personala.
- Consimtamantul explicit pentru prelucrarea anumitor date cu caracter personal;
La art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a directivei 95/46/CE (regulamentul general privind protectia datelor), se precizeaza ca se interzice prelucrarea de date cu caracter personal care dezvaluie originea rasiala sau etnica, opiniile politice, confesiunea religioasa sau convingerile filozofice sau apartenenta la sindicate si prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unica a unei persoane fizice, de date privind sanatatea sau de date privind viata sexuala sau orientarea sexuala ale unei persoane fizice.
Exceptii de la aceasta interdictie sunt prevazute in mai multe situatii, inclusiv in situatii legate de calitatea angajat/angajator:
- cand persoana si-a exprimat consimtamantul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal;
- cand prelucrarea este necesara in scopul indeplinirii obligatiilor si al exercitarii unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate in domeniul ocuparii fortei de munca si al securitatii sociale si protectiei sociale;
- cand prelucrarea este necesara in scopuri legate de medicina preventiva sau a muncii, de evaluarea capacitatii de munca a angajatului.
Actele necesare la angajare - LISTA
Avand in vedere cele mai sus expuse si faptul ca angajatorul este cel care stabileste care sunt actele necesare la angajare, apreciem ca din dosarul depus de salariat la angajare nu trebuie sa lipseasca:
- Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;
- Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
- Copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
- Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta);
- Fisa de aptitudini cu mentiunea „apt de angajare“, emisa de medicul de medicina a muncii;
- Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;
- Certificatul de cazier judiciar – daca este cazul;
- Recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;
- Avizul de angajare – daca angajatul este cetatean strain (extra-european);
- Contractul individual de munca;
- Fisa postului;
- Dovada comunicarii salariatului a unui exemplar al regulamentului intern/contractul colectiv de munca;
- Copie de pe carnetul de munca, daca este cazul;
- Declaratie pe propria raspundere a salariatului privind persoanele coasigurate;
- Declaratie pe propria raspundere a salariatului privind situatia proprie su privire la statutul de somer, pensionar, persoana cu handicap;
- Declaratie pe proprie raspundere cu privire la functia de baza.
- Consimtamantul explicit pentru prelucrarea anumitor date cu caracter personal;
- Orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registrul general de evidenta a salariatilor.
Aflati zeci de asemenea prevederi legislative mai putin cunoscute din lucrarea „Procedura completa la angajare. Caiet de lucru pentru angajatori si manageri de HR”, detalii AICI >>>
Astfel, in mediul privat angajatorul este cel care decide ce acte sunt necesare la angajare, acte cu care ulterior va fi intocmit dosarul personal al salariatului.
Un raspuns oferit in noiembrie 2024, de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi oferite de catre experti in legislatia muncii si resurse umane.
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
