Dosarul personal al salariatului. Ce documente trebuie sa contina? [LISTA COMPLETA]

Angajarea unui salariat si etapele care se vor parcurge

Va reamintim ca, anterior incheierii contractului individual de munca, salariatul va trebui sa puna la dispozitia angajatorului o serie de acte.
 
Cronologic, la angajarea unui salariat se parcurg cinci etape:
 
1) Prezentarea actelor necesare angajarii
2) Semnarea contractului individual de munca
3) Inmanarea unui exemplar din contractul individual de munca salariatului
4) Inregistrarea contractului individual de munca in registrul de evidenta a salariatilor
5) Inceperea efectiva a activitatii.

Ce cuprinde dosarul personal al salariatului? Mediul privat vs cel public

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Prin urmare, in domeniul privat, legiuitorul stabileste in mod expres documentele ce alcatuiesc dosarul personal al fiecarui salariat, fara a interveni insa in organizarea angajatorului.

Asadar, modul in care sunt ordonate sau este alcatuit dosarul personal al fiecarui salariat ramane exclusiv la latitudinea fiecarui angajator, singura obligatie prevazuta de lege fiind aceea ca in respectivul dosar sa se regaseasca documentele mentionate expres la art. 7 alin. (2) sus-citat.

Matematica - Teste rezolvate pentru clasa a V-a

Vezi AICI detalii

Compuneri perfecte pentru clasele III-IV

Vezi AICI detalii

Evaluarea Nationala - Literatura romana clasa a VIII-a - Exercitii rezolvate tip Subiectul I A 6 7 8 si 9

Vezi AICI detalii

In domeniul public, documentele ce trebuie sa se regaseasca in dosarul profesional sunt explicitate in cuprinsul HG nr. 432/2004, act normativ ce prevede in mod expres la art. 6 ca Documentele se indosariaza in dosarul profesional in ordinea cronologica a emiterii acestora.

Prin urmare, in domeniul public exista reglementare legala expresa ce prevede ordinea cuprinderii in dosarul profesional al fiecarui salariat a documentelor prevazute de lege, ce compun dosarul respectiv.

Cine are acces la dosarele personale ale angajatilor

Accesul la dosarele angajatilor trebuie limitat la acele persoane care au autoritatea legitima de a le consulta:

- managerul general al firmei;
- managerul de resurse umane;
- specialistul in resurse umane care se ocupa de gestionarea personalului;
- auditorii interni. 
Desigur, fiecare angajat are acces la dosarul sau personal.

Dosarele personale pot fi solicitate si consultate de catre urmatoarele organisme abilitate pentru verificare si control:

- Inspectia Muncii;
- auditorii financiari si sociali externi – pe baza contractelor semnate cu firma;
- Procuratura si/sau Politia – in caz de accidente sau conflicte grave de munca.

Toti cei care au acces la dosarele personale au obligatia de a pastra confidentialitatea datelor.

LISTA Documente din dosarul personal al salariatului

Un cititor al PortalCodulMuncii se intreba: "Ce trebuie sa contina dosarul de personal al angajatului la sediul angajatorului in 2025?"

Raspunsul specialistilor:

Extrapoland art. 7 alin. (2) din HG 905/2017, rezulta ca in dosarul personal al salariatului se gasesc urmatoarele documente:

- Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;
- Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
- Copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
- Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta);
- Fisa de aptitudini cu mentiunea „apt de angajare“, emisa de medicul de medicina a muncii;
- Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;
- Certificatul de cazier judiciar – daca este cazul;
- Recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;
- Avizul de angajare – daca angajatul este cetatean strain (extra-european);
- Contractul individual de munca;
- Fisa postului;
- Actele aditionale referitoare la modificarea contractului individual de munca;
- Deciziile angajatorului referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
- Dovada comunicarii salariatului a unui exemplar al regulamentului intern/contractul colectiv de munca;
- Documentele privind evaluarea performantelor profesionale;
- Acte aditionale referitoare la formarea profesionala;
- Plangeri ale salariatului si documentele prin care plangerile au fost rezolvate de angajator;
- Situatia concediilor de odihna si a altor concedii;
- Orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Documente necesare la angajare neprevazute de lege (care nu sunt obligatorii)

Urmatoarele documente nu sunt prevazute de lege ca sunt obligatorii insa apreciem ca acestea sunt obligatorii pentru ca angajatorul sa isi poate indeplini obligatiile prevazute de lege in sarcina sa:

- Declaratie pe propria raspundere a salariatului privind casa de asigurari de sanatate unde este asigurat. Angajatorul declara in formularul 112, casa de asigurari de sanatate unde este asigurat salariatul. De aceea este necesar ca salariatul sa ii furnizeze angajatorului aceasta informatie.
- Declaratie pe propria raspundere a salariatului privind persoanele coasigurate. Angajatorii inscriu coasiguratii salariatului in sistemul de asigurari sociale de sanatate conform prevederilor Legii 95/2006, cu modificarile si completarile ulterioare. Salariatul va prezenta o declaratie pe propria raspundere prin care aceasta declara ca are in intretinere sotul/sotia/parintii.

- Declaratie pe propria raspundere a salariatului privind situatia proprie:

- daca este somer la data angajarii. In vederea angajarii unei persoane provenind din randurile somerilor, angajatorul are obligatia de a inainta Agentiei Judetene de Ocupare a Fortei de Munca o cerere de repartitie. De aceea este necesar sa cunoasca daca salariatul este somer la data angajarii.
- daca este pensionar. Este necesar ca angajatorul sa cunoasca daca salariatul este pensionar, intrucat contributiile sociale la sistemul asigurarilor pentru somaj nu se datoreaza daca salariatul are calitatea de pensionar.
- daca este persoana cu handicap. Este necesar ca angajatorul sa cunoasca daca salariatul este incadrat in grad de handicap intrucat daca salariatul este incadrat in grad de handicap grav sau accentuat, angajatorul nu calculeaza impozit pentru veniturile salariale intrucat salariatul este scutit.

Kit de documente instant obligatorii in Legislatia Muncii si Salarizare!

Contine peste 150 de modele de documente, acte si formulare, inclusiv cele mai recente aparitii!
Sunt sigure 100%!
Sunt in format editabil si permit personalizarea imediata si printarea
Va simplifica, securizeaza si eficientizeaza munca, detalii AICI >>>

- Declaratie pe proprie raspundere cu privire la functia de baza.

Conform art. 7 pct. 2 din Codul fiscal, activitate dependenta la functia de baza reprezinta orice activitate desfasurata in baza unui contract individual de munca sau a unui statut special prevazut de lege, declarata angajatorului ca functie de baza de catre angajat. In cazul in care activitatea se desfasoara pentru mai multi angajatori, angajatul este obligat sa declare numai angajatorului ales ca locul respectiv este locul unde exercita functia pe care o considera de baza.

Declaratia este necesara intrucat anumite drepturi se acorda numai la locul unde salariatul are functia de baza: tichetele de masa, deducerea personala.

- Consimtamantul explicit pentru prelucrarea anumitor date cu caracter personal;

La art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a directivei 95/46/CE (regulamentul general privind protectia datelor), se precizeaza ca se interzice prelucrarea de date cu caracter personal care dezvaluie originea rasiala sau etnica, opiniile politice, confesiunea religioasa sau convingerile filozofice sau apartenenta la sindicate si prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unica a unei persoane fizice, de date privind sanatatea sau de date privind viata sexuala sau orientarea sexuala ale unei persoane fizice.

Exceptii de la aceasta interdictie sunt prevazute in mai multe situatii, inclusiv in situatii legate de calitatea angajat/angajator:

- cand persoana si-a exprimat consimtamantul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal;
- cand prelucrarea este necesara in scopul indeplinirii obligatiilor si al exercitarii unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate in domeniul ocuparii fortei de munca si al securitatii sociale si protectiei sociale;
- cand prelucrarea este necesara in scopuri legate de medicina preventiva sau a muncii, de evaluarea capacitatii de munca a angajatului.

Un raspuns oferit de catre expertii de la PortalCodulMuncii, in martie 2025. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.