Dosar personal angajat 2026. Ce trebuie sa contina, cine are acces la dosarul de personal si reglementari cheie

Ce contine dosarul de personal [LISTA] - lista de documente

Extrapoland art. 8 alin. (3) din HG 295/2025, rezulta ca in dosarul personal al salariatului se gasesc urmatoarele documente:

- Copii dupa actele de identitate ale angajatului;
- Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
- Copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
- Formularul de candidatura (inclusiv CV);
- Fisa de aptitudini cu mentiunea „apt de angajare“, emisa de medicul de medicina a muncii;
- Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;
- Certificatul de cazier judiciar – daca este cazul;
- Recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare, dupa caz;
- Avizul de angajare – asa cum am aratat mai sus, pentru cetatenii straini (extra-europeani);
- Contractul individual de munca;
- Fisa postului;
- Actele aditionale referitoare la modificarea contractului individual de munca;
- Deciziile angajatorului referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
- Dovada comunicarii salariatului a unui exemplar al regulamentului intern/contractul colectiv de munca;
- Documentele privind evaluarea performantelor profesionale;
- Acte aditionale referitoare la formarea profesionala;
- Plangeri ale salariatului si documentele prin care plangerile au fost rezolvate de angajator;
- Situatia concediilor de odihna si a altor concedii;
- Copie de pe carnetul de munca, sau orice document care ii atesta vechimea in munca;
- Orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Kit de documente obligatorii in Legislatia Muncii si Salarizare!

Contine peste 150 de modele de documente, acte si formulare, inclusiv cele mai recente aparitii!
Sunt sigure 100%!
Sunt in format editabil si permit personalizarea imediata si printarea, comanda ACUM <<<

Reglementari cheie despre dosarul de personal

Dosarul personal se pastreaza in bune conditii:

– la sediul angajatorului;
– la sediul secundar, daca este delegata competenta incadrarii personalului prin in che ierea de contracte individuale de munca. Intr-adevar, angajatorii pot delega competenta de a infiinta re gis trul de evidenta a salariatilor si de a pastra dosarul personal al salariatilor. Sucursalele, agentiile, reprezentantele sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, precum si unitatile fara personalitate juridica ale institutiilor/autoritatilor publice carora le-a fost delegata competenta incadrarii personalului transmit datele in registrul privat/public la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea.

Potrivit HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor – REGES-ONLINE, cu privire la dosarul de personal:

Actele necesare angajarii

− Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;
− Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
− Copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
− Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta, recomandari de la fostul loc de munca – a se vedea tema A 11);
− Cererea de angajare;

Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet

Vezi AICI detalii

Apararea Impotriva Incendiilor - Ghid Practic

Vezi AICI detalii

Noua lege a pensiilor Ghid practic

Vezi AICI detalii

...vezi lista completa si alte reglementari cheie despre dosarul de personal AICI.

Dosarul de personal in mediul public vs cel privat

In domeniul privat, legiuitorul stabileste in mod expres documentele ce alcatuiesc dosarul personal al fiecarui salariat (asa cum le-am enumerat mai sus), fara a interveni insa in organizarea angajatorului precum si actele de care are nevoie la angajare.

Incheierea contractelor individuale de munca in cazul strainilorpoate fi facuta doar in baza avizului de angajare eliberat de Inspectoratul General pentru Imigrari daca salariatii nu se incadreaza la exceptiile de la obtinerea avizului.
Dupa obtinerea acestui aviz, se incheie contractul individual de munca si se inregistreaza in Revisal in baza pasaportului.

In baza contractului individual de munca, salariatii vor solicita permisul de sedere pentru prelungirea dreptului de sedere.
 
Prin permisul de sedere, salariatilor li se aloca CNP romanesc, iar in baza acestuia sunt declarati in formularul 112. In situatia in care, salariatii nu obtin permisele de sedere in timp util, este necesar NIF pentru declararea in formularul 112. Acesta se obtine prin depunerea formularului 030 fie de angajator, fie de salariati.

Celelalte documente sunt aceleasi ca si in cazul cetatenilor romani, observa specialistii de la PortalCodulMuncii.

Dosarul de personal si obligatiile angajatorilor din perspectiva GDPR

Mentionam ca baza legala este constituita de Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal.

In contextul Regulamentului apreciem ca angajatorul ar trebui sa ia anumite masuri in ceea ce priveste datele personale ale angajatilor, in vederea respectarii principiilor privind prelucrarea acestor date:

1. Sa analizeze ce fel de date personale ale angajatilor detine si prelucreaza precum si relevanta acestora din perspectiva relatiilor de munca;

2. Sa analizeze care dintre aceste date sunt solicitate prin reglementarile existente in domeniul muncii, securitatii sociale si protectiei sociale; este vorba de date care practic sunt solicitate de diferite institutii legate de evidenta muncii, de acordarea unor prestatii sociale sau de asigurari sociale (REVISAL, salarizare, diferite adeverinte continand date privind angajatul pe care este obligat angajatorul sa le elibereze);

3. Sa analizeze care dintre aceste date personale nu sunt solicitate prin legislatie, dar sunt necesare pentru organizarea muncii, a activitatii la locul de munca; in cazul colectarii si prelucrarii acestor date, apreciem ca angajatorul ar trebui sa solicite consimtamantul salariatului; Consimtamantul ar trebui acordat printr-o actiune neechivoca care sa constituie o manifestare liber exprimata, specifica, in cunostinta de cauza si clara a acordului persoanei vizate pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal, ca de exemplu o declaratie facuta in scris, inclusiv in format electronic;

4. Sa ia masuri pentru asigurarea protectiei datelor personale ale salariatilor: sa asigure securitatea bazelor de date electronice impotriva accesului neautorizat (atat din exteriorul societatii, cat si din interioarul acesteia), sa asigure pastrarea si arhivarea corecta a dosarelor continand date personale ale angajatilor;

5. In urma acestor analize, sa elaboreze proceduri specifice cu privire la gestionarea datelor personale: cum se face aceasta, cine si in ce conditii este autorizat sa colecteze si sa prelucreze date personale, si/sau sa introduca in Regulamentul intern al societatii prevederi referitoare la protectia datelor personale, inclusiv legate de sanctiuni disciplinare aplicabile in cazul incalcarii dreptului salariatilor la protectia datelor personale;

6. Sa stabileasca includerea de clauze de confidentialitate in contractele individuale de munca ale persoanelor autorizate sa colecteze si sa prelucreze date personale (de regula pentru personalul din departamentele de resurse umane si salarizare/contabilitate/IT); Sa asigure resurse pentru perfectionarea profesionala a a acestor persoane in domeniul protectiei datelor personale;

7. In situatia in care, spre exemplu, angajatorul externalizeaza serviciile de resurse umane si salarizare catre un tert prestator sa se asigure ca acesta respecta prevederile art. 28 din Regulament:
- prelucreaza datele cu caracter personal numai pe baza unor instructiuni documentate din partea angajatorului;
- se asigura ca persoanele autorizate (din partea prestatorului de servicii de RU) sa prelucreze datele cu caracter personal s-au angajat sa respecte confidentialitatea sau au o obligatie statutara adecvata de confidentialitate;
- are implementate masuri de asigurare a securitatii prelucrarii datelor personale;
- nu subcontracteaza o alta entitate inn vederea prestarii serviciilor incredintate de angajator, fara a primi in prealabil o autorizatie scrisa, in acest sens, din partea angajatorului;
- sterge sau returneaza angajatorului toate datele cu caracter personal dupa incetarea furnizarii serviciilor legate de prelucrare si elimina copiile existente (la solicitarea angajatorului);
- pune la dispozitia angajatorului toate informatiile necesare pentru a demonstra respectarea obligatiilor sale, permite desfasurarea auditurilor, inclusiv a inspectiilor, efectuate de angajator sau alt auditor mandatat si contribuie la acestea;
Apreciem ca aceste elemente pot face obiectul unor clauze ale contractului de prestari servicii prin care angajatorul a externalizat catre tertul prestator serviciile de resurse umane/salarizare.

8. Sa organizeze evidenta prelucrarilor in conformitate cu prevederile art. 30 din Regulament. La acest articol exista o derogare pentru intreprinderile cu mai putin de 250 de angajati in ceea ce priveste pastrarea evidentelor, insa aceasta opereaza numai in conditiile mentionale la alin. (5) al art. 30.

Mai precizam ca la articolul 88 - Prelucrarea in contextul ocuparii unui loc de munca din Regulament se prevede ca:

”(1) Prin lege sau prin acorduri colective, statele membre pot prevedea norme mai detaliate pentru a asigura protectia drepturilor si a libertatilor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor in contextul ocuparii unui loc de munca, in special in scopul recrutarii, al indeplinirii clauzelor contractului de munca, inclusiv descarcarea de obligatiile stabilite prin lege sau prin acorduri colective, al gestionarii, planificarii si organizarii muncii, al egalitatii si diversitatii la locul de munca, al asigurarii sanatatii si securitatii la locul de munca, al protejarii proprietatii angajatorului sau a clientului, precum si in scopul exercitarii si beneficierii, in mod individual sau colectiv, de drepturile si beneficiile legate de ocuparea unui loc de munca, precum si pentru incetarea raporturilor de munca.

(2) Aceste norme includ masuri corespunzatoare si specifice pentru garantarea demnitatii umane, a intereselor legitime si a drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate, in special in ceea ce priveste transparenta prelucrarii, transferul de date cu caracter personal in cadrul unui grup de intreprinderi sau al unui grup de intreprinderi implicate intr-o activitate economica comuna si sistemele de monitorizare la locul de munca.”

Un punct de vedere oferit de catre expertii de la PortalCodulMuncii.

Dosarul de personal in cazul transferului salariatilor

La solicitarea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa elibereze un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate ( Art. 34 alin. (5) din Codul muncii)

Aceste dispozitii se coroboreaza cu dispozitiile art. 40 alin. (2) lit. h) din acelasi cod, care prevad ca una dintre obligatiile angajatorului este de a elibera, la cerere, toate documentele care atesta calitatea de salariat a solicitantului.

Asadar, angajatorul cedent nu se poate exonera de indeplinirea obligatiilor stabilite de art. 34 alin. (5) din Codul muncii si art. 40 alin. (2) lit. h) din Codul muncii prin conventie cu angajatorul cesionar.

Concret, aceste obligatii continua sa ii revina pentru perioada in care a avut calitatea de angajator indiferent de intelegerea pe care o are cu angajatorul cesionar.

Societatea cedenta nu are obligatia de a preda societatii cesionare dosarul personal al salariatului in original aceasta situatie nefiind reglementata legal. In lipsa unei reglementari legale, societatea cedenta va preda cesionarului copii certificate pentru conformitate cu originalul din dosarul personal al salariatului.

Intrebari frecvente despre dosarul de personal

Ce se intampla daca lipsesc actele de studii 

Avand in vedere faptul ca, in conformitate cu prevederile art. 7 alin. (2) din HG nr. 905/2017, la dosarul personal al angajatilor trebuie sa se regaseasca acte de studii/ calificare, in opinia noastra, indiferent de criteriile pe baza carora ati angajat un salariat, trebuie sa ii solicitati cel putin actele de studii. Ideea este sa aveti la dosar documentul care atesta ultima forma de invatamant absolvita.

Nu am regasit o sanctiune stabilita expres pentru pentru nerespectarea prevederilor art. 7 alin. (2), insa nu excludem posibilitatea ca inspectorii de munca sa lege lipsa documentelor de studii/calificare de alte elemente ce pot fi sanctionate sau sa considere aceasta lipsa un element pe baza caruia sa aplice cuantumul cel mai mare al unei amenzi.

Insa nici in Codul muncii nu am regasit o sanctiune legata de acest aspect, dar prevederile de la art. 29 stabilesc responsabilitatea angajatorului de a verifica aptitudinile profesionale ale persoanelor pe care le angajeaza, iar una dintre modalitatile de verificare este solicitarea actelor de studii/calificare.

 In ce termen este angajatorul obligat sa elibereze documente din dosarul personal salariatului care le solicita?

Conform HG nr. 905/2017, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.

Documentele sunt eliberate in copie certificata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator.

 La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din registru.

 In situatia incetarii activitatii unei companii care este perioada pentru care trebuie pastrate dosarele de personal? 

Conform art. 18 alin. (1) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996:
 
 In cazul declararii falimentului, in conditiile legii, a unui creator de documente, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, iar documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice. 
 
Astfel, daca societatea isi inceteaza activitatea trebuie sa predea documentele unui operator economic autorizat in prestarea de servicii arhivistice. Apreciem ca se aplica si in cazul in care societatea se dizolva. Acest prestator va avea calitatea de detinator al arhivei.

Dosarul personal al salariatului si REGES ONLINE

Pornind de la prevederile art. 8 alin. (1) - (3) din HG 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor - REGES-ONLINE, avand in vedere ca angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii incadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

In situatia in care partile au optat sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar de personal in format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor in forma electronica, care va fi pus la dispozitia inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Asadar, modul in care sunt ordonate sau este alcatuit dosarul personal al fiecarui salariat ramane exclusiv la latitudinea fiecarui angajator, singura obligatie prevazuta de lege fiind aceea ca in respectivul dosar sa se regaseasca documentele mentionate expres la art. 8 alin. (3) sus-citat, observa specialistii de la PortalCodulMuncii.