Perioada de pastrare a fisei postului - ce prevede Codul Muncii

Precizam inca de la inceput ca notiunea de dosar personal este reglementata prin HG nr. 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor (Revisal).

Astfel, la art. 7 alin. (1) se prevede ca angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii incadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Pentru cat timp fisa postului trebuie pastrata la dosarul personal al salariatului? Pentru a intelege mai bine cat de importante sunt fisele de post, am luat drept punct de plecare un studiu de caz prezentat si explicat de specialistii de la PortalCodulMuncii:

"Daca in cadrul unei societati un angajat a avut mai multe fise de post corespunzatoare unor functii diferite, cat este obligat angajatorul sa ii pastreze la dosarul personal fisele de post vechi, in conditiile in care unele dintre acestea sunt foarte vechi, de peste 15 ani, si care nu mai sunt in vigoare cu functia si felul muncii detinute actual? Dar dupa incetarea activitatii angajatului?"

Raspunsul specialistului: 

La art. 7 alin. (2) se prevede ca dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in REGES.

Fisa postului este anexa la contractul individual de munca si, prin urmare, trebuie sa se regaseasca la dosarul personal al salariatului alaturi de contractul individual de munca.

Reglementari privind arhivarea documentelor se regasesc in Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale, republicata. Legea nu prevede un termen de pastrare specific pentru fisele de post ale salariatilor, insa in Anexa nr. 6 este prevazuta o Lista a termenelor dupa care pot fi date in cercetare documentele privind interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor. In aceasta lista, se mentioneaza pentru dosarele de personal un termen de 75 de ani de la crearea dosarului (ca sa poata fi emise adeverinte sau copii ale documentelor la solicitarile angajatilor sau ale fostilor angajati).

Contractul de Munca 160 de formulare EDITABILE obligatorii prin lege

Vezi AICI detalii

Consilier - Codul Muncii abonament 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Apararea Impotriva Incendiilor - Ghid Practic

Vezi AICI detalii

In aceste conditii, apreciem ca fisa de post se pastreaza pentru aceasta perioada de 75 de ani de la crearea dosarului de personal, intrucat este anexa la contractul individual de munca si face parte din dosarul personal al salariatului.

Lucrarea 250 de modele de fise de post, EDITABILE, toate continand criterii de evaluare a performantelor va ajuta acum sa organizati, gestionati si evaluati mai usor munca angajatului dvs, detalii AICI >>>

Va reamintim ca, la art. 17 alin. (1) din Legea 53/2003 Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca angajatorul are obligatia sa informeze salariatul asupra mai multor elemente, printre care ”functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, precum si fisa postului, cu specificarea atributiilor postului”, locul de munca si salariul.

La acelasi articol se mentioneaza, la alin. (4) ca aceste elemente trebuie sa se regaseasca si in contractul individual de munca, iar modificarea acestora in timpul executarii contractului individual de munca impune incheierea unui act aditional la contract (alin. 5).

Fisa postului reprezinta un document deosebit de important, obligatoriu, anexa la contractul individual de munca, incheiat in forma scrisa ad probationem, care consfinteste acordul ambelor parti cu privire la atributiile pe care trebuie sa le indeplineasca salariatul la locul de munca in conformitate cu specificul functiei ocupate dar si relationarea salariatului cu diferitele compartimente din cadrul unitatii sau cu alte institutii.

Fisa postului este un document care se afla in stransa legatura cu regulamentul de organizare si functionare, preluand din acest izvor specific al dreptului muncii principalele atributii care revin fiecarui post. Asa fiind, regualmentul de organizare si functionare este si el un document deosebit de relevant la nivelul angajatorilor persoane juridice.