Cum modificam contractul de munca la schimbarea datelor personale ale angajatului?

Potrivit prevederilor art. 34 din Codul muncii, republicat, fiecare angajator este obligat sa infiinteze si sa gestioneze un registru general de evidenta a salariatilor (Revisal), care va fi completat si transmis inspectoratului teritorial de munca in ordinea angajarii, cuprinzand elementele de identificare ale tuturor salariatilor, data angajarii, functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, tipul contractului individual de munca, salariul, sporurile si cuantumul acestora, perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, perioada detasarii si data incetarii contractului individual de munca.

De asemenea, in cuprinsul art. 8 din HG 500/2011, cu modificarile si completarile ulterioare, se instituie in sarcina angajatorului obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Acest dosar cuprinde cel putin urmatoarele documente:

- actele necesare angajarii;
- contractul individual de munca;
- actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
- acte de studii/certificate de calificare;
- orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Din coroborarea celor doua texte de lege invocate anterior, obligativitatea infiintarii si gestionarii registrului general de evidenta a salariatilor (Revisal) este dublata si de obligativitatea fiecarui angajator de a intocmi si gestiona un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii sai, de a il pastra in bune conditii la sediu, precum si de a il prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Asadar, asa cum se poate observa dosarul personal al fiecarui salariat contine si date cu caracter personal, respectiv copii ale actelor de identitate. Astfel, fiecarui angajat i se intocmeste un singur dosar de personal, ce se va actualiza ori de cate ori se impune acest aspect.

In acest context, apreciem ca in Regulamentul intern al organizatiei se poate stipula in sarcina salariatilor obligativitatea informarii angajatorului cu privire la schimbarea actului de identitate si depunerea unei copii a acestuia, la departamentul de resurse umane, in vederea actualizarii informatiilor cu caracter personal cuprinse in acesta.

Intrucat, copia de pe cartea de identitate  este un element esential care se regaseste in dosarul personal, apreciem ca salariatii au obligativitatea instiintarii departamentului de resurse umane cu privire la schimbarea acestuia. De asemenea, apreciem ca, departamentul de resurse umane, prin intermediului inspectorilor de personal, pot solicita periodic salariatilor actualizarea informatiilor ce fac obiectului dosarului personal.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcodulmuncii.ro