Incetare activitate angajator. Cum se face predarea documentelor catre Arhivele Nationale?

Vom stabili mai jos cum va proceda un angajator care isi inceteaza activitate ca urmare a situatiei economice si care doreste sa predea arhiva referitoare la salariati catre Arhivele Nationale.

Solutia consultantului:

Potrivit prevederilor art. 18 din Legea arhivelor nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul desfiintarii, in conditiile legii, a unui creator de documente, persoana juridica, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul prevederilor art. 2 din lege, cat si cele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, vor fi preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

De asemenea, potrivit prevederilor tezei a III-a a art. 18^1 din aceeasi lege, carnetele de munca vor fi predate titutlarilor de drept sau succesorilor legali ai acestora.

In conformitate cu prevederile art. 111 - 112 din Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, in cazul desfiintarii unei unitati creatoare de documente, fara ca activitatea acesteia sa fie continuata de o alta, seful compartimentului de arhiva intocmeste un proces-verbal in prezenta reprezentantului Arhivelor Nationale, in care se consemneaza:

- denumirea fondului arhivistic;
- cantitatea;
- anii extremi;
- stadiul de prelucrare (inventariere, selecţionare);
- starea de conservare.

Procesul-verbal va fi semnat de seful compartimentului de arhiva din unitatea desfiintata si de membrii comisiei de lichidare. Un exemplar al procesului-verbal se preda reprezentantului Arhivelor Nationale.

In aceasta situatie, documentele cu valoare stiintifica vor fi preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene, iar cele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, extrase si certificate privind drepturile individuale ale cetatenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii sau la structurile deconcentrate ale acestuia.

Preluarea documentelor de la creatori si detinatori de catre Arhivele Nationale se efectueaza prin confruntarea inventarelor cu unitatile arhivistice.

Creatorii si detinatorii de documente care isi desfasoara activitatea pe raza municipiului Bucuresti se pot adresa pentru acordarea asistentei de specialitate in domeniul arhivistic Serviciului Municipiului Bucuresti a Arhivelor Nationale (date de contact disponibile pe pagina oficiala de web a arhivelor Nationale www.arhivelenationale.ro: Adresa: Bucuresti, Calea Vacaresti, nr. 470, sect. 4, Telefon Relatii cu Publicul: 021/332.07.71, Fax Secretariat: 021/332.52.35, E-mail: dmb.an@mai.gov.ro, Program Relaţii cu publicul: Luni-Miercuri, Vineri: 8.30-16.30, Joi: 8.30 -18.30 (pauza 12.30-13.00), Audiente sef serviciu: Marti: 13.00-15.30).

In concluzie, seful compartimentului de arhiva din cadrul unitatii care se desfiinteaza are obligatia de a lua legatura cu reprezentantii Arhivelor Nationale in vederea indeplinirii procedurii prevazute de lege si a predarii documentelor de personal institutiilor competente, dupa caz.