Regulament care reglementeaza activitatea de schimb valutar

Potrivit art. 1 lit. h) din Anexa 3 din Ordinul MFP 664/2012 privind autorizarea si/sau inregistrarea entitatilor care desfasoara activitati de schimb valutar pe teritoriul Romaniei, altele decat cele care fac obiectul supravegherii Bancii Nationale a Romaniei, persoanele juridice si alte entitati care beneficiaza de prevederi legale exprese si au stipulate activitatile de schimb valutar pentru persoane fizice in actele constitutive care le reglementeaza infiintarea si functionarea (altele decat case de schimb valutar si entitati care detin in administrare structuri de primire turistice cu functiuni de cazare turistica si au in obiectul de activitate operatiuni de cumparare de valute (cotate si necotate) sub forma de numerar si substitute de numerar) sunt obligate sa elaboreze si aprobe un regulamentul care sa reglementeze activitatea de schimb valutar.

Acest regulament trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele:

- categoriile de operatiuni de schimb valutar, mecanismul de desfasurare a acestora, precum si documentele care stau la baza efectuarii unor astfel de operatiuni;

- relatiile cu clientii, in special cele cu privire la modalitatile de comunicare, confirmare si decontare a operatiunilor;

- criteriile si procedurile interne privind masurile de identificare a clientilor, pastrarea evidentelor secundare si a referintelor de identificare ale clientilor, precum si raportarea operatiunilor potrivit dispozitiilor Legii 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare;

- elementele de identificare a operatiunii de schimb valutar, potrivit necesitatilor de control si raportare;

- scopul cumpararii/vanzarii de valuta (inclusiv documentele justificative anexate, daca este cazul) - numai in legatura cu activitatile conform obiectului de activitate stabilit prin actele normative care le reglementeaza infiintarea si functionarea, precum si prin actele constitutive;

- sistemul de evidenta contabila a operatiunilor;

- desfasurarea operatiunilor de schimb valutar - numai cu acordul de vointa al partilor.

Regulamentul va fi intocmit cu respectarea tuturor prevederilor legale care reglementeaza aceasta activitate, respectiv: Regulamentul BNR 4/2005 privind regimul valutar, cu modificarile ulterioare; Legea 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism , cu modificarile si completarile ulterioare; Regulamentul BNR nr. 9/2008 privind cunoaşterea clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului; Ordinul ANPC nr. 632/2009 privind unele măsuri de informare a consumatorilor de catre operatorii economici care desfasoara activitati de schimb valutar; Ordinul MFP 664/2012 privind autorizarea si/sau inregistrarea entitatilor care desfasoara activitati de schimb valutar pe teritoriul Romaniei, altele decat cele care fac obiectul supravegherii Bancii Nationale a Romaniei.

Va putem transmite, cu titlu de model, Regulament privind activitatea de schimb valutar, pe care dvs. sa-l utilizati pentru a va creea propriul regulament. .................................

REGULAMENT PRIVIND ACTIVITATEA DE SCHIMB VALUTAR

I . Entitatea ................... efectueaza urmatoarele categorii de operatiuni:………………………. (se vor mentiona categoriile de operatiuni schimb valutar care pe care entitatea le efectueaza cum ar fi: operatiuni de schimb valutar in numerar pentru persoane fizice)

Aceste operatiuni se. realizeaza ................................(se mentioneaza modalitatea in care se realizeaza aceste operatiuni cum ar fi: operatiunile se realizeaza in numerar in cadrul punctului de schim valutar situat in................(se mentioneaza unde este localizat))

II. Relatiile cu clientii.
(sunt descrise modalitatile de efectuare a schimburilor valutare)

1. Clientul solicitata efectuarea tranzactiei  (se vor mentiona modalitatile in care clientul intra in relatie cu................  ( entitatea care infiinteaza punctul valutar) – ce formulare completeaza – ex. buletin valutar);

2. Se solicita clientului sa prezinte un act de identitate (se mentioneaza care sunt actele de identicare acceptate) si se verifica valabilitatea acestuia.

3. Numerarul primit se verifica folosind ...................... (se mentioneaza instrumentele de verificare a numerarului; Se comunica clientului detaliile tranzactiei in cazul in care o accepta aceasta de inregistreaza in aplicatia (soft-ul) ...... in care se inregistreaza aceste tranzactii.
Se inmaneaza clientului un exemplar al buletinului valutar semnat si stampilat de catre reprezentantul entitatii care a efectuat tranzactia ;

4. Formularele si toate documentele aferente tranzactiilor se indosariaza  urmand sa fie arhivate la sfarsitul lunii. Toate documentele astfel arhivate se pastreaza 5 ani.

5. In cazul in care valoarea tranzactiei depaseste 15.000 EUR (sau echivalentul in alta valuta) o copie a actului de identitate trebuie  pastrata in arhiva zilnica  a punctului de schimb valutar si  clientul i se solicita sa declare in scris sursa fondurilor si identitatea beneficiarului real

III. Masuri de identificare a clientilor, pastrarea evidentelor secundare si a referintelor de identificare ale clientilor, precum si raportarea operatiunilor suspecte in vederea prevenirii si combaterii spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism

1. La  solicitarea expresa a autoritati romnane indreptatite conform legii, ………..(entitatea care a infiintat punctul valutar) va pastra, intr-o forma corespunzatoare pentru a putea fi folosite ca mijloace de proba in justitie, datele de identificare a clientului, evidentele secundare sau operative si inregistrarile tuturor operatiunilor financiare, pentru o perioada de 5 ani de la incheierea tranzactiei.

2. Persoanele cu atributii pe linia cunoasterii clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului, auditorul extern, si altor autoritati vor avea acces nelimitat la toate evidentele si documentele cu privire la clienti si operatiunile efectuate pentru acestia, inclusiv orice analiza pe care institutia a realizat-o pentru detectarea tranzactiilor neobisnuite sau suspecte ori pentru a determina gradul de risc asociat unei tranzactii sau client, prin punerea la dispozitia acestora in cel mai scurt timp a documentelor/informatiilor.

3. Monitorizarea permanenta a conturilor si tranzactiilor clientilor are ca scop depistarea la timp a tranzactiilor suspecte sau neobisnuite si prevenirea folosirii ………….. (entitatea care a infiintat punctul valutar) in scopul spalarii banilor, finantarii terorismului sau altor activitati ilegale.

4. Urmarirea si constatarea acelor tranzactii neobisnuite si a celor care ies din limitele comune, in interiorul carora se situeaza tranzactiile obisnuite, se face :
- de catre angajatii ………( entitatea care a infiintat punctul valutar) care proceseaza tranzactii ale clientilor.
- de catre orice alt angajat care considera ca o anumita operatiune efectuata de un client poate avea legatura cu spalarea banilor sau finantarea terorismului
- prin gestionarea alertelor de tranzactii neobisnuite generate cu ajutorul aplicatiei „Norkom – Financial Crime Solution”
- prin gestionarea raportarilor zilnice catre Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor (ONPCSB), a operatiunilor in numerar care depasesc echivalentul a 15.000 EURO indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau prin mai multe operatiuni ce par a avea o legatura intre ele. Pentru tipologii privind tranzactiile suspecte se vor avea in vedere Ghidul de Tranzactii Suspecte elaborat de ONPCSB. Caracterul suspect al unei operatiuni efectuate decurge din modul neobisnuit in care se produce, raportat la activitatile obisnuite ale unui client.

5. Procedura de raportare
De indata ce un angajat sau orice alta persoana fizica, in cadrul activitatii desfasurate pentru punctul valutar are suspiciuni ca o operatiune ce urmeaza sa fie efectuata are ca scop spalarea banilor sau finantarea actelor de terorism, informeaza, via email ……………(departamentul/persona specializata desemnata sa investigheze aceste sesizari). Acesta investigheaza si daca considera suspiciunea intemeiata, sesizeaza ONPCSB cu privire la suspiciunile motivate rezonabil. Acesta confirma primirea sesizarii.
In cazul operatiunilor suspecte, raportarea va cuprinde elementele de identificare a clientului, sumele implicate in operatiune, justificarea oferita de client la solicitarea operatiunii, motivele pentru care operatiunea solicitata este considerata suspecta si orice alte informatii considerate relevante.
In cazul persoanelor fizice se verifica:
- Titularul operatiunii
- Imputernicitii/beneficiarii reali (daca este cazul)

6. Administrarea listei tarilor sanctionate si a listei tarilor considerate necooperante in domeniul spalarii banilor, se face de catre..........................
Se au in vedere urmatoarele categorii de tari:
- Tari considerate necooperante din punctul de vedere al prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii actelor de terorism- declarate ca atare conform raportului “NCCT Report” publicat pe site-ul oficial al Financial Action Task Force (www. Fatf-gafi.org)
- Tari sanctionate prin Rezolutii ale  Consiliul de Securitate al Organziatiei Natiunilor Unite pentru incalcari ale drepturilor omului sau terorism (www.un.org)
- Tari sanctionate prin Deciziile Consiliului Europei si pozitiilor comune PESC, publicate in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene si pe site-ul Bancii Nationale a Romaniei
- Tari sanctionate de autoritatile americane Office for Foreign Assets Control (OFAC) prin impunerea unor restrictii comerciale sau de calatorie (www. Treasury.gov)

7. …….. (entitatea cre a infiintatat punctul valutar) va asigura instruirea personalului care intra in relatie directa cu clientii in vederea respectarii procedurilor privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului.

IV. Elementele de identificare a operatiunii de schimb valutar, potrivit necesitatilor de control si raportare;
In activitea de schimb valutar sunt utilizate urmatoarelor formulare:……………………..;
Prin aceste formulare sunt solicitate clientului urmatoarele informatii necesare identificarii si controlului operatiunilor efectuate:……………………………..

V. Schimburile valutare sunt efectuate in activitatea de …………………. (se descrie activitatea care justifica infiintarea punctului de schimb valutar ) potrivit …………………(se mentioneaza actul normativ sau actul constitutiv care confera acesteia posibilitatea infiintarii punctului de schimb valutar);

VI Evidenta contabila a operatiunilor este realizata ……………….. (se nominalizeaza si se descrie sistemul contabil in care se inregistreaza)

VII Desfasurarea operatiunilor de schimb valutar se realizeaza de catre ……………. (entitatea care a infiintat punctul de schimb valutar ) numai cu acordul clientului.