Exista obligatia legala de a pastra cererile de concediu in original, semnate, pe hartie?

Exista o obligatie legala in ceea ce priveste pastrarea cererilor de concediu in original, semnate, pe hartie? Dar in ceea ce priveste existenta foilor de pontaj in original, semnate, pe hartie?

Raspuns:

Nu exista o prevedere legala care sa prevada expres pastrarea cererilor de concediu si a foilor de pontaj in original, semnate, pe hartie.

Cererile de concediu si foile de pontaj sunt documente care stau la baza intocmirii statului de salarii. Astfel, foile de pontaj sunt documente prin care se tine evidenta timpului de munca a salariatului, a orelor suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihna, concedii medicale, invoiri si concediu fara salariu, absente nemotivate. Cererile de concediu aprobate sunt documente in baza carora salariatii isi efectueaza concediul de odihna.

Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin Ordinul 3512/2008, instituie obligatia pastrarii in arhiva a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Potrivit prevederilor acestei norme, termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia:

• Facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.

• Documentelor prevazute in anexa nr. 4 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

• Documentelor financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:

• documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;

• gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

• dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

• evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Documentul justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate este statul de salarii care se intocmeste si in baza cererilor de concediu de odihna si a foilor de pontaj. Asadar, apare ca necesara si arhivarea cererilor de concediu de odihna si a foilor de pontaj intrucat acestea sunt documente in baza carora se intocmeste statul de salarii.

In plus, in conformitate cu dispozitiile art. 116 din Codul muncii, angajatorul are obligatia de a tine evidenta orelor de munca prestate de fiecare salariat si de a supune controlului inspectiei muncii aceasta evidenta ori de cate ori este solicitat.

Din acest punct de vedere, foile de pontaj si cererile de concediu de odihna sunt documente care pot fi solicitate de inspectorii de munca in cazul unui eventual control. Prin urmare, desi nu este prevazuta expres, obligatia pastrarii, in original a celor doua documente, rezulta din interpretarea dispozitiilor legale enuntate.