10 sfaturi pentru angajatori in evaluarea avantajelor in natura

In intelesul general, avantajele in natura reprezinta acele bunuri, servicii sau orice alte beneficii in bani sau in natura, acordate de un angajator unei persoane fizice salariate. Avantajele in natura pot fi definite ca fiind cheltuieli efectuate de catre angajator materializate in bunuri sau servicii, suportate integral sau partial de catre acesta pentru nevoi personale ale salariatului.

1. Veti cuprinde avantajele in natura in contractul individual de munca. Negocierea salariului presupune nu numai stabilirea nivelului acestuia, dar si a tuturor elementelor care fac parte din pachetul salarial (salariul de baza, avantaje in natura - acordarea unei masini din patrimoniul afacerii, plata unor asigurari medicale, prime pentru diverse ocazii cum ar fi de Craciun, de Pasti, de 8 martie, de 1 iunie, prime acordate din fondul de participare la profit s.a.).

Facand parte din pachetul salarial, va sfatuim sa cuprindeti avantajele in natura acordate salariatilor dumneavoastra in prevederile contractului individuale de munca.

2. Veti identifica avantajele acordate, ca fiind venituri impozabile. Avantajele in bani si echivalentul in lei al avantajelor in natura sunt impozabile la nivelul salariatului, indiferent de forma organizatorica a angajatorului care le acorda. Daca bunurile sau serviciile de care beneficiaza salariatul sunt acordate ca urmare a indeplinirii unor sarcini de serviciu, nu pot reprezenta avantaj impozabil in categoria veniturilor salariale.

3. Veti identifica beneficiarul, in persoana salariatului sau a altei persoane, cum ar fi un fost salariat, in prezent pensionar in vederea determinarii impozitului. Pentru ca un avantaj acordat sa fie impozabil la nivelul salariatului in categoria veniturilor din salarii, trebuie ca acesta sa reflecte folosinta in scop personal al bunului sau serviciului acordat salariatului, ca urmare a unei relatii contractuale.

4. Veti evalua avantajul in natura. Avantajele acordate angajatilor se evalueaza si se impoziteaza in luna in care au fost primite de salariati.

5. Veti anexa documentele referitoare la calculul contravalorii avantajelor in natura primite de angajat la statul de plata. Documentele referitoare la calculul contravalorii veniturilor si avantajelor in natura primite de angajat se vor anexa la statul de plata.

6. Veti cumula avantajul cu salariul in vederea impozitarii, atat pentru stabilirea platii anticipate (impozitul lunar pe salarii), cat si reflectarea acestuia in venitul anual global, prin cuprinderea lui in venitul net anual din salarii.

Venitul brut din salarii reprezinta totalitatea veniturilor realizate, precum si a avantajelor primite de o persoana fizica, pe fiecare loc de realizare, indiferent de denumirea acestora sau de forma sub care sunt acordate – Codul fiscal, art. art. 55 alin. (1) - (3).

Veniturile in natura se considera platite la ultima plata a drepturilor salariale pentru luna respectiva. Impozitul aferent avantajelor in natura se retine din salariul primit de angajat in numerar pentru aceeasi luna.

7. Veti calcula contributiile obligatorii datorate in calitate de angajator.
Potrivit art. 296 indice 15 - Exceptii generale din Codul fiscal, nu se cuprind in baza lunara a contributiilor individuale sociale obligatorii urmatoarele:
- contravaloarea folosintei locuintei de serviciu sau a locuintei din incinta unitatii, potrivit repartitiei de serviciu, numirii conform legii sau specificitatii activitatii prin cadrul normativ specific domeniului de activitate, compensarea chiriei pentru personalul din sectorul de aparare nationala, ordine publica si siguranta nationala, precum si compensarea diferentei de chirie, suportata de persoana fizica, conform legilor speciale;
- cazarea si contravaloarea chiriei pentru locuintele puse la dispozitia oficialitatilor publice, a angajatilor consulari si diplomatici care lucreaza in afara tarii, in conformitate cu legislatia in vigoare;
- contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protectie si de lucru, a alimentatiei de protectie, a medicamentelor si materialelor igienico-sanitare, a altor drepturi de protectie a muncii, precum si a uniformelor obligatorii si a drepturilor de echipament, ce se acorda potrivit legislatiei in vigoare;
- contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul dintre localitatea in care angajatii isi au domiciliul si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, la nivelul unui abonament lunar, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii;
- sumele primite, potrivit dispozitiilor legale, pentru acoperirea cheltuielilor de mutare in interesul serviciului;
- sumele primite de angajati pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate;
- indemnizatiile primite pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, si orice alte sume de aceeasi natura, in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice;
- indemnizatiile de instalare ce se acorda o singura data, la incadrarea intr-o unitate situata intr-o alta localitate decat cea de domiciliu, in primul an de activitate dupa absolvirea studiilor, in limita unui salariu de baza la angajare, precum si indemnizatiile de instalare si mutare acordate, potrivit legilor speciale, personalului din institutiile publice si celor care isi stabilesc domiciliul in localitati din zone defavorizate, stabilite potrivit legii, in care isi au locul de munca;
- sumele sau avantajele primite de catre persoane fizice rezidente din activitati dependente desfasurate intr-un stat strain, cu respectarea prevederilor instrumentelor juridice internationale la care Romania este parte;
- cheltuielile efectuate de angajator pentru pregatirea profesionala si perfectionarea angajatului in legatura cu activitatea desfasurata de acesta pentru angajator;
- costul abonamentelor telefonice si al convorbirilor telefonice, inclusiv cartelele telefonice, efectuate in vederea indeplinirii sarcinilor de serviciu;
- avantajele sub forma dreptului la stock options plan, la momentul acordarii si la momentul exercitarii acestuia;
- cheltuielile cu beneficiile acordate salariatilor in instrumente de capitaluri cu decontare in actiuni sunt din punct de vedere al impozitului pe profit tratate drept cheltuieli nedeductibile. Acestea vor reprezenta elemente similare cheltuielilor la momentul acordarii efective a beneficiilor doar daca acestea sunt impozitate conform Titlului III – Impozit pe venit.
- diferenta favorabila dintre dobanda preferentiala stabilita prin negociere si dobanda practicata pe piata, pentru credite si depozite;
- tichetele de masa, tichetele de vacanta, tichetele cadou si tichetele de cresa, acordate potrivit legii;
- avantajele primite in legatura cu o activitate dependenta, prevedere aplicabila incepand cu 1 ianuarie 2012 dupa eliminarea enumerarii nelimitative a avanatajelor excluse din baza de calcul a contributiilor sociale obligatorii:
1. utilizarea unui vehicul din patrimoniul afacerii, in vederea deplasarii de la domiciliu la locul de munca si invers;
2. cazarea in unitati proprii;
3. hrana acordata potrivit legii;
4. permisele de calatorie pe orice mijloc de transport, acordate in interes de serviciu;
5. contributiile platite la fondurile de pensii ocupationale, contributiile platite la fondurile de pensii facultative, primele aferente asigurarilor profesionale si asigurarilor voluntare de sanatate, suportate de angajator pentru salariatii proprii, in limitele de deductibilitate prevazute de lege, dupa caz.

8. In situatia in care salariatul suporta contravaloarea avantajului, acesta nu mai reprezinta venit impozabil cumulat la nivelul salariatului cu celelalte venituri salariale.

9. Veti tine cont ca plata in natura a unei parti din salariu este posibila numai daca aceasta face obiectul unei clauze expres prevazute in contractul colectiv sau individual de munca. Pentru salariatii carora angajatorul, conform contractului colectiv sau individual de munca, le asigura hrana, cazare sau alte facilitati care pot fi considerate avantaje in natura, suma in bani cuvenita pentru munca prestata nu va putea fi mai mica decat salariul minim brut pe tara.

10. Plata salariului nu poate fi efectuata integral in natura. Plata in natura a unei parti din salariu, in conditiile stabilite la art. 166 din Codul muncii republicat, este posibila numai daca este prevazuta expres in Contractul colectiv de munca aplicabil sau in contractul individual de munca.