Structura si organizarea echipelor intr-o firma

In cadrul fiecarui grup, indivizii cu interesele si caracteristicile lor determina eficienta acelui grup. Daca atitudinile, ideile si motivatia lor sunt similare, stabilitatea grupului este relativ usor de mentinut.

Daca exista o varietate de abordari, vor exista dezacorduri si posibile conflicte, care necesita un efort sporit de coordonare si organizare pentru crearea unei atmosfere de lucru propice.

Dimensiunea echipei

Eficienta echipei depinde de coordonarea, strategia si scopurile comune membrilor sai. Cu cat este mai mare echipa, cu atat gradul de coordonare si control necesar este mai mare. Este sarcina managerului sa identifice care este dimensiunea optima a unei echipe si sa creeze conditiile de functionare eficienta a acesteia.

Cand echipa este prea mare (si deci dificil de condus), separati-o in grupuri mai mici, in care comunicarea dintre angajati si coordonarea acestora devine mult mai usoara.
Grupurile mai mici faciliteaza participarea activa a tuturor membrilor sai si permit, de pilda, unei persoane mai timide sa fie atrasa in discutii de grup.

Cand creati grupuri de lucru, incercati sa mentineti dimensiunea acestora cat mai redusa. In general, o echipa eficienta are in componenta intre 6 si 12 membri. Grupuri cu zeci de persoane necesita o supervizare mai atenta, iar comunicarea interna devine dificila. Grupurile mai mari incurajeaza aparitia unor subgrupuri, separate in functie de statutul, varsta, vechimea si interesele angajatilor.

Munca in echipa nu este insa intotdeauna mai eficienta decat cea individuala: unii dintre membri pot deranja activitatea celorlalti, deciziile sunt adesea amanate de necesitatea consultarii tuturor angajatilor. O echipa bine structurata elimina aceste incoveniente, ofera o atmosfera de lucru placuta, permite dezvoltarea membrilor si realizarea sarcinilor comune ce le revin.

Componentii unei echipe
Echipele trebuie sa fie o combinatie de calitati, experienta si obiective comune. Membrii echipei trebuie selectati astfel incat fiecare sa compenseze punctele forte si slabiciunile celorlalti. Una din sarcinile liderului de echipa este sa se asigure ca fiecare din rolurile-cheie este „acoperit”.

Pentru ca o echipa sa aiba succes este nevoie de angajati buni, dar buni la lucruri diferite. Fiecare trebuie sa vina cu calitati proprii si sa fie incurajat sa si le foloseasca. O echipa de fotbal nu este alcatuita niciodata din 11 atacanti! Este o greseala sa se incerce ca fiecare membru al echipei sa fie la fel ca ceilalti.

Intr-o echipa, fiecare angajat trebuie sa accepte un anumit rol ce-i revine si sa aprecieze rolurile pe care ceilalti le au de jucat.

Nimeni nu-si doreste o echipa plina doar cu „ganditori” sau cu „oameni de actiune”. Este nevoie de ambele categorii, in numar egal. Orice echipa are de asemenea nevoie de specialisti pe diverse domenii, in functie de specificul proiectului abordat.

„Realistul”

Personaj cel mai des blamat, scepticul (in varianta optimista – realistul) este omul care aduce cu picioarele pe pamant initiativele si ideile prea aventuroase ale echipei. Il recunoasteti dupa fraze precum:
- „Nu cred ca asta este calea cea mai buna.”
- „Alta solutie nu exista?”
- „Nu ne putem permite sa …”
- „Nu sunt deloc convins de ceea ce spui.”

Adesea „realistul” este „greu de inghitit” de colegii lui, care-si vad puse sub semnul intrebarii planuri curajoase si promitatoare, de unde si reactia lor: „Iarasi incepe cu temerile lui! Nu vine niciodata cu o idee noua, dar le distruge pe ale celorlalti …”. „Realistii” sunt un fel de contabili ai echipei, asigurand o privire critica asupra tuturor initiativelor riscante si a schimbarilor care pun in pericol eficacitatea echipei. Ei intorc pe toate fetele orice plan, pana se asigura ca este un plan de succes.

„Initiatorul” („Omul cu idei”)

Solutiile unei probleme sunt adesea mai putin traditionale si mai neasteptate. Autorii unor astfel de idei sunt „initiatorii”. Expresiile lor favorite sunt:
- „Ce-ar fi sa …”
- „Poate parea ciudat, dar eu cred ca …”

Adesea „initiatorii” preiau ideile altora si ofera solutia care statea pe buzele tuturor, nerostita insa.

„Omul de actiune”

Din nefericire, cei care produc solutii sunt si cei mai slabi practicieni pentru ca se plictisesc foarte repede de propriile idei. De aceea, o echipa nu se poate dispensa de serviciile oamenilor de actiune, cei care inving dificultatile inerente punerii in practica a unei idei. Ii veti auzi repetand adesea:
- „Este frumos ce spuneti, dar mai avem o ora si …”
- „Gata cu vorba, la treaba!”

Inclinati spre actiune, ei vor neglija insa mereu pregatirea si planificarea atenta a ceea ce au de gand sa faca. Marele lor avantaj este insa acela ca in tot ceea ce fac au in minte rezultatul final care trebuie obtinut.

„Mediatorul”

Echipa nu ar putea functiona fara o persoana care sa ii inteleaga pe toti cei de mai sus si sa ii ajute sa comunice si sa se accepte reciproc. „Mediatorul” este „omul compromisului”, al carui principal scop este de a mentine o atmosfera cooperanta in mijlocul echipei si de a evita amplificarea conflictelor.

„Coordonatorul”

Rolul de coordonator revine liderului de echipa. Este un rol simplu si dificil in acelasi timp: simplu de descris, greu de realizat.
In primul rand, un supervizor (sef de echipa) trebuie sa permita si sa incurajeze membrii echipei sa-si joace rolurile ce le revin. In plus, un adevarat lider de echipa trebuie sa stie sa joace pe rand fiecare dintre celelalte roluri pentru a compensa o eventuala absenta a titularilor respectivi.