Cum sa va asigurati ca luati cele mai bune decizii

Indiferent daca incercati sa rezolvati sau sa preveniti aparitia unor probleme ori sa profitati de ivirea unor oportunitati, procesul de luare a deciziilor se desfasoara la fel.
Principalele etape pe care trebuie sa le parcurgeti sunt prezentate in cele ce urmeaza:

- Definiti problema
Primul lucru pe care trebuie sa-l faceti este de a defini clar problema sau oportunitatea ivita. A spune „Am o problema in organizatie cu absenteismul” nu inseamna o prezentare in termeni specifici a problemei respective. Definiti, de exemplu, problema astfel: „Absenteismul a crescut in ultimele luni; jumatate din angajati vin la serviciu cu cel putin o jumatate de ora dupa inceperea programului de lucru”. Cu cat este mai bine definita problema, cu atat este mai usor de luat o decizie referitoare la acea problema.

- Culegeti informatii relevante
Pentru a rezolva o problema este util sa beneficiati de cat mai multe informatii precise privind subiectul in cauza. Daca va confruntati cu o rata ridicata a absenteismului, intrebati-va, de pilda: „Cand sunt atinse cotele cele mai ingrijoratoare, cine absenteaza cu predilectie?” Informatiile care sa lamureasca aceste aspecte va vor fi deosebit de utile.

- Identificati solutii posibile
Intocmiti o lista cu principalele cauze ale problemei.
Acestea va vor conduce direct la solutii. Analiza informatiilor culese in prealabil va va ajuta in acest sens. Nu uitati ca „problemele, in general, au fie mai multe solutii, fie niciuna, iar o problema care nu prezinta decat o solutie este o falsa problema”.
In chestiunea absenteismului, verificati daca ea se datoreaza unor conditii obiective (transport, obligatii familiale, probleme medicale) sau isi are sursa in lipsa oricarei motivatii de a munci, in conflicte de munca sau in carente de comportament.

- Alegeti solutia cea mai potrivita
Alegeti dintre alternativele disponibile pe cea care ofera cele mai bune sanse de rezolvare a problemei.
Daca lipsa de participare a angajatilor la activitate e provocata, de exemplu, de o relatie tensionata cu superiorii acestora, luati masuri pentru dezamorsarea conflictului.
Daca angajatii intarzie pentru ca pur si simplu distanta pecare trebuie sa o parcurga pana la locul de munca este prea mare si nu dispun de mijloacele de transport necesare, aveti doua posibilitati: fie puneti la dispozitia personalului un mijloc de transport adecvat, fie modificati corespunzator orarul de lucru.

- Formulati etapele actiunii
Dupa ce analizati situatia, e momentul sa actionati.
Stabiliti proceduri care sa reglementeze ferm diferite probleme din organizatie. Daca angajatii absenteaza pentru ca mentalitatea lor este de a trata cu larghete programul de lucru, introduceti reguli stricte, incluzand sanctiuni in cazul nerespectarii lor.

- Faceti o evaluare preliminara a actiunii
Solutia aleasa poate fi mai mult sau mai putin optima.
Inainte de a o aplica, in functie si de importanta deciziei asupra careia v-ati oprit, cereti parerea colaboratorilor si subordonatilor dvs. Incurajati exprimarea libera a opiniilor si fiti deschisi oricarui examen critic.

- Aplicati planul stabilit
Daca ati urmarit cu strictete etapele propuse si ati decis ce trebuie facut, aplicarea deciziei nu trebuie sa va puna, in mod normal, nicio problema. O abordare atenta a procesului de luare a deciziei va va permite insa de multe ori sa detectati si sa eliminati eventuale probleme inca inainte ca acestea sa se manifeste cu adevarat.

- Controlati intregul proces
Se poate intampla ca, desi ati reactionat fata de o problema, luand decizii in acest sens, nimic sa nu se schimbe in directia dorita. In aceasta situatie, trebuie revazut intregul proces de luare a deciziei. Incercati de data aceasta o abordare noua. Revizuiti informatiile pe care le detineti despre subiectul respectiv si adaugati, eventual, altele daca cele existente vi se par insuficiente. Consultati-va inca o data subordonatii.
Realizati o analiza costuri-beneficii, comparand avantajele si dezavantajele asociate cu decizia respectiva.