Continutul dosarului personal al salariatului, in contextul aplicarii GDPR. Ce OBLIGATII legale are angajatorul

Obligatia angajatorului de a prelucra, pentru scopul realizarii evidentei muncii si pentru declararea si plata obligatiilor fiscale, datele personale ale salariatilor este o obligatie legala, stabilita prin Codul muncii, Codul fiscal, HG 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor (Revisal), alte acte normative in domeniul asigurarilor sociale, sanatatii si securitatii lucratorilor etc.

Asadar, chiar daca a intrat in vigoare Regulamentul privind Protectia Datelor cu Caracter Personal, angajatorii au dreptul in continuare de a prelucra astfel de informatii, in anumite conditii.

Afla totul despre GDPR consultand PortalProtectiaDatelor, in mod GRATUIT >>>


Iata o speta intalnita pe PortalCodulMuncii.ro: "Avand in vedere Regulamentul (UE) nr. 6792016, privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date, precum si HG 905/2017, va rugam sa ne clarificati continutul dosarului de personal."


Raspunsul specialistilor:

Va readucem aminte ca potrivit HG 905/2017, dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Rezulta ca sunt obligatorii urmatoarele documente:

• - Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;
• - Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
• - Copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
• - Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta);
• - Cererea de angajare;
• - Informarea prealabila la angajare (aici vor intra si precizarile privind procesarea datelor cu caracter personal);
• - Fisa de aptitudini cu mentiunea „apt de angajare“, emisa de medicul de medicina a muncii;
• - Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;
• - Certificatul de cazier judiciar – daca este cazul;
• - Recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;
• - Avizul de angajare – daca angajatul este cetatean strain (extra-european);
• - Contractul individual de munca si fisa postului;
• - Actele aditionale referitoare la modificarea contractului individual de munca
• - Deciziile angajatorului referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca
• - Dovada comunicarii salariatului a unui exemplar al regulamentului intern/contractul colectiv  de munca
• - Documentele privind evaluarea performantelor profesionale;
• - Acte aditionale referitoare la formarea profesionala;
• - Plangeri ale salariatului si documentele prin care plangerile au fost rezolvate de angajator;
• - Situatia concediilor de odihna si a  altor concedii;
• - Orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Urmatoarele documente nu sunt prevazute de lege ca sunt obligatorii insa apreciem ca acestea sunt obligatorii pentru ca angajatorul sa isi poate indeplini obligatiile prevazute de lege in sarcina sa.

In ceea ce priveste relatia angajator-angajat din perspectiva prelucrarii datelor personale este evident ca angajatorul detine si prelucreaza datele personale ale angajatilor obtinute atat in procesul de recrutare, angajare, executare si incetare contract individual de munca, cat si in procesul de monitorizare a activitatii angajatilor, utilizarea calculatorului/internetului la locul de munca, utilizarea autotuturismelor de serviciu.

Angajatorul prelucreaza datele personale ale angajatilor cu respectarea principiilor prevazute la art. 5 din Regulament, respectiv:


- datele sunt prelucrate in mod legal, echitabil si transparent fata de persoana vizata...vezi continuarea pe PortalCodulMuncii >>>

de Isabela Alexe