Dosarul Salariatilor: Aspecte esentiale pentru angajatori si angajati

Asa cum bine stim, angajatorii sunt obligati sa intocmeasca dosare personale pentru fiecare salariat in parte. Dosarele personale ale salariatilor vor fi prezentate inspectorilor de munca, atunci cand acestia le solicita.

Dar ce sunt dosarele personale ale salariatilor? Sunt optionale sau obligatoriu de realizat si actualizat? In ce fel ajuta la buna functionare a unei firme?

Dosarele personale ale salariatilor reprezinta colectii de documente reprezentative pentru acestia, pe care ei le pot solicita prin cerere in scris si pe care angajatorii se bazeaza in numeroase aspecte ce contribuie la buna desfasurare a firmei. CV-uri, fisa postului, istoricul sanctiunilor disciplinare... iata doar 3 exemple de documente ce trebuie incluse in orice dosar personal al salariatilor.

Da, dosarele personale ale salariatilor trebuie realizate in mod obligatoriu. Nu sunt documente facultative. Angajatorului ii revine obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare salariat in parte si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Dosarele personale ale salariatilor se pastreaza in siguranta.

Atentie mare la faptul ca amenzile incep de la 5.000 de lei si urca pana la 8.000 de lei pentru refuzul angajatorului de a pune la dispozitia inspectorilor de munca a dosarului personal al salariatilor. Aceasta fapta reprezinta contraventie.

Atentie mare la faptul ca orice modificare si actualizare din dosarul personal se va reflecta si in registrul general de evidenta a salariatilor.

Un dosarul personal complet si actualizat ajuta la elaborarea si mentinerea in format optim a unei organigrame corecte. Dosarele personale ale salariatilor ne ajuta in operatiunea de planificare a resurselor umane, ne ajuta sa realizam o baza de date cu profilul angajatilor si nu numai.

"In caz de reclamatii din partea personalului, lipsa documentelor conduce la imposibilitatea justificarii si, in ultima instanta, la imposibilitatea aplicarii deciziilor referitoare la angajati (de sanctionare, de promovare, de premiere etc.). In cazul in care firma ajunge in instanta din cauza unui conflict de munca, un dosar personal incomplet poate provoca, prin lipsa probelor, pierderea procesului si prejudicii pentru firma.", precizeaza Consilier Juridic Gabriela Dita.

Mai mult, faptul ca lipsesc documente justificative duce la instalarea unui climat de neincredere, demotivare si chiar la consolidarea unui nivel mare de fluctuatie de personal.


Care sunt documentele pe care trebuie sa le contina dosarul personal al salariatilor, conform Consilier Juridic Gabriela Dita:


- Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;

- Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta);

- Cererea de angajare;

- Informarea prealabila la angajare;

- Certificatul medical „apt de angajare“ de la medicul de medicina a muncii;

- Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;

- Carnetul de munca sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu are carnet de munca;

- Certificatul de cazier judiciar sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu a suferit condamnari;

- Permisul de munca – daca angajatul este cetatean strain;

- Fisa postului;

- Contractul individual de munca;

- Actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca (de exemplu: act aditional pentru clauza cu privire la formarea profesionala, clauza de neconcurenta, clauza de mobilitate, clauza de confidentialitate, act aditional pentru modificari ale salariului sau ale functiei);

- Copii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.);

- Copie dupa livretul militar – daca este cazul;

- Copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;

- Fisele de evaluare a performantelor profesionale;

- Deciziile referitoare la premieri si numiri pe pozitii ierarhice superioare;

- Documente privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare;

- Plangeri din partea angajatului.


In ce termen este angajatorul obligat sa elibereze documente din dosarul personal salariatului care le solicita?

Raspunsul specialistilor PortalCodulMuncii.ro: "La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:
- copii ale documentelor existente in dosarul personal;
- copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Asadar, termenul maxim de eliberare a oricarui document din dosarul personal al salariatului este de 15 zile de la data solicitarii. "


Atentie mare la faptul ca trebuie sa se asigure deplina confidentialitate cu privire la datele cu caracter personal ale angajatilor.

Diplomele si acreditarile salariatilor vor fi retinute in format de copie, nu documentele originale.

Modificarea starii civile a salariatului, a domiciliului si a altor informatii importante din dosarul personal al salariatului trebuie operate cat mai curand. Nu lasati dosarele de personal neactualizate sau incomplete.