Ce trebuie sa contina dosarele de personal ale salariatilor?

Tinem cont de faptul ca dosarul personal al angajatilor trebuie sa cuprinda anumite acte si documente esentiale. Nu avem intotdeauna congruenta intre datele transmite de inspectoratele teritoriale de munca si de aceea, recomandabil este sa aflam care sunt exigentele institutiei de care apartinem.

Recent, specialistii PortalCodulMuncii.ro au realizat o analiza pornind de la acest aspect, dosarul de personal al salariatilor.

Conform PortalCodulMuncii.ro, dupa cum rezulta de pe site-ul ITM Giurgiu (http://www.itmgiurgiu.ro/documente.html), dosarele de personal ale salariatilor trebuie sa cuprinda:

- dovada realizarii obligatiei de informare prevazuta la art. 17 din Codul muncii ;
- cerere de angajare;
- curriculum vitae;
- acte stare civila;
- acte de studii si calificare;
- fisa de aptitudini,
- contractul individual de munca care va cuprinde salariul si elementele constitutive ale acestuia potrivit legii,
- actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
- actele de identitate;
- avizul medical;
- actele de studii;
- fisa postului;
- acte aditionale la contractele individuale de munca;
- acte privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare;
- permisul de munca (in cazul salariatilor cetateni straini) – n.n. autorizatia de munca;
- certificatul de cazier judiciar (unde este cazul).

ITM Mehedinti, de exemplu, solicita urmatoarele documente pentru incheierea contractului individual de munca (http://www.itmmehedinti.ro/gdangr.htm):

- cartea (buletinul) de identitate, prin care se face dovada cetateniei si a domiciliului (Legea 105/1996);
- curriculum vitae cuprinzand principalele date biografice si profesionale;
- actele (certificate, diplome, atestate) privind existenta studiilor si a calificarii necesare pentru executarea viitoarelor obligatii de serviciu (intr-o anumita functie sau meserie);
- copie de pe carnetul de munca (Decretul 92/1976) sau declaratie pe propria raspundere ca nu are intocmit carnet de munca;
- avizul medical;
- recomandare de la ultimul loc de munca;
- pentru cei ce urmeaza a fi angajati gestionari, vor prezenta o dovada eliberata de agentul economic, autoritatea sau institutia publica in care a fost anterior incadrat, din care sa rezulte ca nu a produs pagube sau in situatia in care a produs, natura acestora si daca ele au fost acoperite (art. 6 din Legea 22/1969 );
- actul de repartizare in munca pentru:
- absolventi ai institutiilor de invatamant
- someri
- beneficiari de ajutor social;
- persoane handicapate.
- livretul militar sau adeverinta de recrutare (Legea 46/1996);
- cazier judiciar;
- nota de lichidare;
- permisul de munca in cazul cetatenilor straini.

La aceste documente am putea mentiona si copii de pe actele de nastere ale copiilor, necesare pentru deducerea personala.

Cat despre actele privind  sanatatea si securitatea in munca, avem nevoie si de  fisele de instruire la angajare si cele periodice ale salariatior.

Atentie si la faptul ca daca in unitate sunt si  salariate gravide, care au nascut recent sau care alapteaza veti avea in vedere si protectia acestora la locul de munca, cu intocmirea documentelor necesare in acest caz.

Tot din mentiunile facute de inspectoratele teritoriale de munca aflam ca din punct de vedere al sanatatii si securitatii in munca, in functie de activitatea desfasurata in cadrul societatii, in cazul unui control efectuat de catre inspectorii de munca vi se pot solicita urmatoarele:

1. Certificatul de inmatriculare la Registrul Comertului cu anexele aferente;

2. Autorizatia de functionare din punct de vedere al protectiei muncii;

3. Decizii interne pentru:
- personalul cu atributii in domeniul SSM;
- componenta serviciului de SSM;
- conducatorii locurilor de munca;
- personalul cu responsabilitati conform NSSM (ex. manipulare depozitare recipiente cu oxigen; deservire instalatii aer comprimat).

4. Documentele Comitetului de Securitate si Sanatate in Munca (CSSM):
- decizia de infiintare;
- raportul anual al conducatorului unitatii in CSSM cu privire la situatia securitatii si sanatatii in munca;
- raportul medicului care asigura supravegherea starii de sanatate a salariatilor;
- planul anual de masuri in domeniul SSM si fondul de cheltuieli necesar
- programul de activitate al serviciului de SSM.

5. Evaluarea riscurile de accidentare si imbolnavire profesionala la locurile de munca;

6. Dosarul medical individual;

7. Fisa de aptitudini;

8. Inscrierea in fisa de instructaj „Apt pentru lucru la inaltime”;

9. Foaia de parcurs;

10. Raport de sedinta siguranta circulatiei;

11. Nota de comanda reparatii;

12. Programe de instruire, testare pe meserii sau activitati;

13. Masuri tehnico oarganizatorice de prevenire, alarmare, intreventie, evacuare si prim ajutor;

14. Tematici de instruire;

15. Diploma de absolvire a cursurilor de protectia muncii;

16. Verificarea testelor utilizate pentru evaluarea cunostintelor in procesul de instruire;

17. Fisele individuale de instructaj de protectia muncii;

18. Procese verbale care sa ateste modul de efectuare a instructajului periodic;

19. Foaie de prezenta;

20. Normativul intern de acordare a echipamentelor individuale de protectie (EIP) si de lucru (EIL), corespunzator riscurilor activitatii;

21. Certificate de conformitate pentru EIP si EIL;

22. Fise de magazie pentru dotarea cu EIP;

23. Documentele care sa ateste ca ET utilizate in cadrul unitatii sunt certificate de organismele competente, potrivit legii;

24. Registre de supraveghere a parametrilor tehnologici a instalatiilor in functiune

25. Contractul colectiv de munca intocmit la nivelul unitatii (clauzele referitoare la protectia muncii, la timpul de munca, regimul pauzelor, munca in schimburi si intensitatea acesteia);

26. Regulamentul de Organizare si Functionare si Regulamentul Intern;

27. Masuri tehnice si/sau organizatorice luate pentru protectia impotriva electrocutarii prin atingere directa si indirecta;

28. Buletine de verificari PRAM;

29. Determinarile de noxe, in cazul unitatilor cu tehnologii care degaja noxe chimice ( in vederea stabilirii masurilor specifice de protectie a muncii);

30. Determinarea limitelor de zgomot la locurile de munca (daca sunt sub cele maxim admise pentru protectia neuropsihica si psihosenzoriala a executantilor);

31. Reguli proprii pentru aplicarea normelor de protectia muncii corespunzator conditiilor in care se desfasoara activitatea la locurile de munca;

32. Autorizarea din punct de vedere al protectiei muncii pentru salariatii care exercita meserii ce trebuie autorizate;

33. Evidenta locurilor de munca cu conditii deosebite: vatamatoare, grele si periculoase;

34. Certificate medicale cu diagnostic “accident”;

35. Implementare noilor prescriptii minime pentru semnalizarea de securitate si/sau sanatate in munca;

36. Documentul privind protectia la explozie si evaluarea riscurilor de explozie;

37. Buletine de verificare metrologica a AMC–urilor din dotare;

38. Verificarile ISCIR;

39. Fisa postului;

40. Permisul de lucru cu foc;

41. Permis gass free, in situatiile de lucrari in spatii inchise unde exista pericol de explozie;

42. Documentul privind protectia la explozie;

43. Autorizatie de lucru in zone Ex;

44. Proiect de zonare Ex si clasificarea ariilor periculoase;

45. Plan tehnic de exploatare;

46. Registrul de evidenta a elementelor pentru legare a sarcinilor, dupa caz;

47. Registrul cu orele de functionare a echipamentelor tehnice (ET) (ex.compresoare)

48. Programul de revizii si reparatii a ET din dotare;

49. Plan de evacuare in caz de urgenta;

50. Registre de evidenta a accidentatilor in munca;

51. Registre de evidenta a accidentelor usoare;

52. Registre de evidenta a incidentelor periculoase;

53. Registre de evidenta a imbolnavirilor profesionale;

54. Raportare semestriala a accidentelor de munca;

55. Registrul de serviciu la bordul navelor;

56. Registrul pentru substante toxice;

57. Registrul de evidenta a materialelor explozive;

58. Formular comanda si indeplinirea comenzii pentru utilizarea materialelor explosive;

59. Cartea tehnica a utilajului;

60. Instructiuni de lucru;

61. Proces verbal de punere in functiune a schelei;

62. Conventiile de lucru;

63. Proiectele de executie a constructurilor, ET;

64. Masurile preventive si metodele de lucru stabilite de angajator;

65. Proces verbal de control propriu din punct de vedere al protectiei muncii;

66. Materiale necesare informarii si educarii angajatilor;

67. Fisele tehnice de securitate pentru substante toxice;

68. Contractele de lucrari;

69. Modul de acorare a materialelor igienico sanitare;

70. Fisa de expunere la riscuri profesionale;

71. Evidenta nominala a angajatilor cu handicap si a celor cu varsta sub 18 ani;

72. Dosare de cercetare a accidentelor cu ITM;

73. Registrul unic de control.

Desigur, ideal este sa ne informam asupra exigentelor inspectoratului teritorial de munca de care apartinem.

Sursa: PortalCodulMuncii.ro