Dosarele de personal - pastram copiile acestora la toate punctele de lucru?

Intocmirea si pastrarea in bune conditii a dosarelor de personal reprezinta una dintre obligatiile prevazute de lege ale angajatorului.
Articolul 2 alin.(1) din HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, stabileste obligatia fiecarui angajator de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

In ceea ce priveste optiunea de a realiza si pastra copii ale dosarelor de personal, trebuie facuta distinctia intre angajatorii care au infiintat sucursale sau agentii si angajatorii care au mai multe puncte de lucru, pe langa sediul social.

In cazul angajatorilor care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, alin.(2) al aceluiasi articol prevede posibilitatea de a delega acoestora si competenta infiintarii registrului.

Astfel, potrivit art. 7, registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridica, care au delegata competenta infiintarii registrului.

In situatia in care angajatorul are mai multe sedii, respectiv sediul social si puncte de lucru, acesta are dreptul de a decide la care sediu va intocmi si gestiona intreaga documentatie de resurse umane.
Potrivit specialistilor Portalcodulmuncii.ro, legea nu stipuleaza in mod expres "sediul social", ci doar "sediul", referitor la pastrarea dosarelor de personal.

Conform art. 8 din HG 500/2011, angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Prin urmare, departamentul de resurse umane are sarcina de a gestiona toate documentele de resurse umane ale salariatilor, precum si registrul de evidenta a salariatilor, stabilind acest lucru printr-o decizie interna comunicata tuturor salariatilor.

In concluzie, toata documentatia va fi pastrata la un singur sediu, sediul ales de angajator, iar copierea si transmiterea acesteia catre celelalte puncte de lucru nu este necesara.

Nu uitati ca Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat trebuie pastrate in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001. Angajatorului ii revine responsabilitatea asigurarii acestor conditii.

Important! Daca un salariat sau un fost salariat solicita copii ale documentelor din dosarul sau personal sau copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa, angajatorul are obligatia de le i le elibera, indiferent de sediul in care isi desfasoara sau si=-a desfasurat activitatea salariatul.