7 pasi siguri pentru o comunicare interna excelenta

1. Planificati strategic comunicarea interna

- Fiti pregatit sa interveniti pentru a gestiona efectele crizei. Pentru a raspunde eficient in fata noilor conditii economice, devine imperativa o pla nificare in detaliu a structurii organiza tionale, a proceselor interne si a instrumentelor si modalitatilor de interventie, toate acestea inainte ca aceasta criza financiara sa afecteze com pania dvs.
- Elaborati o strategie de comunicare interna adaptata nevoilor organizatiei dvs. In functie de specific si de sectorul de activitate, firmele sunt afectate in mod diferit de criza, deci nevoile de comunicare interna difera de la o organizatie la alta.
- Identificati angajatii care vor detine roluri-cheie in implementarea strategiei de comunicare interna si pregatiti-i pentru a-si asuma acest rol.
- Realizati audituri in care sa evaluati gradul de vulnerabilitate al firmei dvs. in fata crizei si, in functie de informatiile obtinute, alegeti utilizarea diferitelor canale de comunicare interna.

Trebuie sa aveti permanent in vedere faptul ca o comunicare interna eficienta este indispensabila in:
- diminuarea impactului intern al crizei;
- identificarea posibilelor oportunitati oferite de mediul organizational intern si extern in contextul crizei si in transformarea acestora in avantaje competitive.

2. Mentineti permanent un dialog intern deschis

Atingerea obiectivelor strategiei de comunicare interna se realizeaza doar prin promovarea si mentinerea in cadrul organizatiei dvs. a unui dialog intern deschis si constructiv.
- Pe perioada crizei, angajatii dvs. devin cei mai importanti parteneri ai organizatiei. Identificati si monitorizati cu atentie nevoile acestora; in functie de aceste nevoi adaptati si coordonati
implementarea strategiei de comunicare externa cu strategia de comunicare interna.
- Daca angajatii dvs. sunt obisnuiti sa foloseasca anumite canale comunicationale, continuati sa le utilizati in acelasi timp cu instrumentele dezvoltate special pentru comunicarea interna pe perioada crizei.

3. Comunicati intern inainte de a comunica extern

- Comunicarea interna trebuie sa preceada comunicarea externa. Este foarte important ca angajatii dvs. sa nu afle din surse externe vestile referitoare la situatia firmei in perioada crizei; in caz contrar, salariatii dvs. se vor indeparta emotional de companie.
- Antrenati-va angajatii intr-un dialog onest si deschis, chiar daca deciziile si masurile manageriale comunicate ii vor afecta negativ.
Angajatii dvs. au nevoie sa se simta parte din companie si doar astfel vor sustine organizatia si managementul in gestionarea crizei.

4. Eradicati incertitudinea

Lipsa comunicarii interne pe perioada crizei are efecte negative substantiale asupra eficientei activitatii firmei. Angajatii isi pierd increderea in organizatie si in management, sunt ingrijorati si demotivati.
- Pe perioada crizei, angajatii dvs. au nevoie de informatii actualizate permanent si au nevoie sa ofere feedback. De aceea, inainte de a comunica cu angajatii dvs., este util ca, de fiecare data, sa va clarificati urmatoarele aspecte:
- Ce anume doriti sa comunicati angajatilor?
- Ce doriti sa obtineti de la angajati in urma comunicarii interne?
- Cum va avea loc comunicarea?
- Cu ce grupuri de angajati veti comunica?
- Unde va avea loc comunicarea?
- Cand va avea loc comunicarea?

Evaluati eficienta proceselor de comunicare interna: monitorizati daca si in ce masura obiectivele propuse au fost atinse si descoperiti cum puteti imbunatati modul de comunicare pentru ur - matorul proces comunicational intern.

5. Raspundeti proactiv la intrebarile si preocuparile angajatilor

- Anticipati, identificati si raspundeti constant preocuparilor si intrebarilor angajatilor.
Raspundeti inclusiv acelor intrebari pe care le considerati nefondate sau nerelevante, pentru ca astfel sa obtineti increderea angajatilor in abilitatea echipei de management de a gestiona eficient criza la nivelul companiei.
- Incurajati angajatii sa comunice cu managementul firmei pentru a-si exprima preocuparile sau pentru a oferi propriile sugestii cu privire la activitatea firmei. In felul acesta ii incurajati pe angajati sa-si asume responsabilitatea in gestionarea impactului pe care il are criza la nivelul postului ocupat.
- Intariti comunicarea interna dintre managementul de linie si subordonatii directi deoarece, in orice perioada de criza, comunicarea fata in fata devine cruciala.

6. Asigurati consistenta comunicarii interne

Mesajele transmise angajatilor dvs. trebuie sa aiba un grad inalt de consistenta si congruenta, iar atunci cand comunicarea interna are loc prin utilizarea simultana a mai multor surse comunicationale, acest imperativ poate fi dificil de realizat.
De aceea este util sa folositi o singura voce organizationala, constituita dintr-o echipa de angajati, special creata si pregatita pentru a comunica intern.

Acesti angajati se vor afla intr-o legatura permanenta cu managementul de top al companiei dvs. si vor fi purtatorii interni de cuvant.

7. Implicati activ in comunicarea interna managementul de top al firmei

- Perioada de criza este un puternic factor cauzator de stres pentru angajati. Tocmai de aceea este util sa implicati activ echipa de management in informarea, ghidarea si motivarea angajatilor. Asa preveniti raspandirea zvonurilor si a panicii in mediul organizational si ajutati la diminuarea stresului resimtit de angajati.
- In cazul in care compania dvs. numara foarte multi angajati si comunicarea directa este dificil de realizat, managementul de top poate comunica eficient cu angajatii cu ajutorul teh no lo giilor comunicationale virtuale: intranet, forumuri virtuale sau bloguri special create pentru a dezbate subiectele delicate aparute in contextul crizei.