Fisa postului pentru Secretara

Fisa postului Secretara

I.IDENTIFICAREA POSTULUI

1. Numele si prenumele titularului: ...........................

2. Denumirea postului: Secretara
[Obs.: Daca in organigrama dvs. denumirea postului difera de cea din COR, va trebui sa mentionati in fisa si denumirea din COR.]

3. Pozitia in COR / Cod: 411501
[Obs.: In cazul in care denumirea postului din firma dvs. nu se regaseste in COR, va trebui sa treceti codul din COR pentru denumirea cea mai apropiata din punct de vedere al sarcinilor si responsabilitatilor.]

4. Departamentul / locatia: Secretariat / Receptie
[Obs.: Repartizarea se va face conform marimii, specificului si organigramei firmei.]

5. Nivelul postului:
• Conducere / coordonare: Nu este cazul
• Executie: Entry

6. Relatiile:
a. Ierarhice (control, indrumare, posturi supervizate):
• se subordoneaza: Directorului General
• are in subordine: Nu este cazul
b. Functionale (colaborare, pe orizontala): Colaboreaza cu toti angajatii firmei pentru a asigura circuitul informatiilor
c. Reprezentare (colaborare, consultanta): Asigura interfata cu persoanele din afara firmei
[Obs.: Pentru punctele a, b si c se va tine cont de marimea, specificul si organigrama firmei.]

II. DESCRIEREA POSTULUI

1. Scopul general al postului
Asigurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si clientii externi, precum si intre departamentele firmei.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei scopul poate diferi. Scopul postului se va regasi detaliat in obiectul contractului definit in CIM semnat de parti.]

2. Obiectivele postului
• Asigurarea repartizarii informatiilor dinspre management catre toate departamentele firmei, precum si in sens invers.
• Asigurarea transmiterii informatiilor primite din afara firmei, precum si a celor catre exteriorul firmei persoanelor carora li se adreseaza.
• Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice.
• Promovarea imaginii firmei prin activitatea pe care o desfasoara.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei obiectivele pot diferi.]

3. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului
• Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri (numar, data, denumirea firmei, telefon, continutul mesajului, alte informatii considerate necesare).
• Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este ocupata / lipseste, preia eventualele mesaje si le transmite ulterior sau directioneaza apelul catre persoanele care ar putea sa cunoasca problema.
• Inainte de transferarea mesajului afla cine suna si eventual in ce problema; transmite aceste informati persoanei interesate inainte de a transfera efectiv legatura.
• Primeste persoanele din afara (clienti, parteneri de afaceri etc.), ii informeaza pe cei interesati despre sosirea acestora dupa care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurand protocolul aferent.
• In cazul in care persoana care primeste vizita este ocupata / lipseste, secretara pune oaspetii in legatura cu altcineva care cunoaste problema.
• Mentine evidenta primirii faxurilor, se ocupa de copierea si inregistrarea lor (continutul mesajului, numar, data), indosarierea lor in bibliorafturi (Primite, Trimise)
• Mentine legatura cu agentii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul si cazarea, la nivelul solicitat, in cazul deplasarilor in interes de serviciu ale angajatilor / partenerilor firmei.
• Completeaza borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat rapid sau posta normala), completeaza adresele pe plicuri, impacheteaza coletele, inregistreaza plicurile trimise.
• Programeaza interviurile si audientele.
• Copiaza / redacteaza / tehnoredacteaza diferite materiale.
• Primeste si transmite e-mail-uri si memo-uri.
• Executa orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonatii acestuia in realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii temeiului legal.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei sarcinile / atributiile / activitatile pot diferi.]

4. Descrierea responsabilitatilor postului
a) Privind relatiile interpersonale / comunicarea
• Asigura o buna comunicare cu toate departamentele firmei si transmite corect si in timp util informatiile.
• Manifesta atentie fata de toate persoanele straine care vin in firma indiferent in ce calitate se prezinta acestea.
• Are o atitudine politicoasa atat fata de colegi, cat si fata de persoanele cu care vine in contact in cadrul firmei.
• Raspunde de corectitudinea si promptitudinea cu care furnizeaza / transmite informatii.
b) Fata de echipamentul din dotare:
• Raspunde de respectarea procedurilor interne legate de utilizarea aparaturii din dotare.
• Raspunde de informarea imediata a persoanelor responsabile privind orice defectiune in functionare a echipamentului cu care isi desfasoara activitatea.
c) In raport cu obiectivele postului
• Raspunde de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat si prin activitatea desfasurata.
• Urmareste in permanenta daca mesajele / corespondenta au fost receptionate / transmise si au ajuns la destinatie.
• Se preocupa in permanenta de dezvoltarea si imbogatirea competentelor proprii.
• Raspunde de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor despre firma la care are acces.
• Raspunde de rapiditatea si promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor interesati.
d) Privind securitatea si sanatatea muncii
Respecta normele de Sanatatea si Securitatea Muncii si de PSI.
e) Privind regulamentele / procedurile de lucru
• Respecta procedurile de lucru generale specifice societatii (programul de lucru, punctualitatea in intocmirea si predarea rapoartelor etc.).
• Respecta Regulamentul Intern si Regulamentul de Organizare si Functionare.
• Respecta termenele impuse de predare a situatiilor catre superiorul ierarhic.
• Pastreaza confidentialitatea datelor si informatiilor la care are acces.
• Respecta si aplica actele normative in vigoare si Contractul Colectiv de Munca aplicabil.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei responsabilitatile postului pot diferi.
Atentie! Raspunderea juridica generata de nerespectarea obligatiilor stabilite prin prezenta se va stabili in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare precum si in baza procedurilor reglementate in Regulamentul Intern al firmei.]

5.  Conditiile postului de lucru
a.Programul de lucru 8 ore si suplimentar cand este nevoie.
Obs.: Se va asigura corelarea acestor dispozitii cu acelea ale clauzei specifice din CIM, precum si cu prevederile din anexele la RI / CCM la nivel de unitate referitoare la alternanta turelor, daca este cazul, respectiv la programul de lucru inegal.
 b.Conditiile materiale
• ambientale Nu lucreaza in conditii ambientale deosebite.
• deplasari Nu efectueaza deplasari.
• spatiu Nu are birou propriu, isi desfasoara activitatea in Secretariat.
• conditii suplimentare (fac parte din categoria de beneficii) Telefon, PC, fax.
c. Conditii de formare profesionala Participa la diverse instruiri pe linie profesionala si de dezvoltare personala.
d.  Buget Nu este cazul.
[Obs.: Conditiile de la punctele a, b, c si d se decid la nivelul fiecarei firme in functie de conditiile specifice si de posibilitati, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]

6. Gradul de autonomie
a. Autoritate asupra altor posturi ..................
[Obs.: Se refera la alte posturi decat cele aflate in subordinea directa. Autoritatea se stabileste in fiecare firma de catre conducere, pentru fiecare post in parte - in functie de marimea, specificul si organigrama firmei.]
b. Delegare (inlocuitori, sarcini delegate)
• inlocuieste pe: O alta Secretara sau pe Asistent Manager, cu responsabilitati limitate.
• este inlocuit de: O alta Secretara sau de Asistent Manager.
[Obs.: De obicei, fiecare firma stabileste si mentioneaza numele persoanei inlocuitoare, cu precizarea responsabilitatilor si a sarcinilor pe perioada delegarii.]

7. Indicatori de performanta
Un procent maxim de reclamatii de ...% din partea colegilor, clientilor etc. pe durata unui an.
[Obs.: In functie de specificul firmei, pot fi utilizati indicatori diferiti, cu valori diferite, in limitele responsabilitatilor si performantelor cerute de post.]

8. Perioada de evaluare a performantelor
Anual
[Obs.: Se stabileste in functie de sistemul de evaluare din fiecare firma.]

9. Evolutii posibile
Asistent Manager.
 [Obs.: Se stabileste in functie de sistemul de planificare a carierei din fiecare firma.]

III. DESCRIEREA POSTULUI

1. Nivelul de studii
Minimum studii medii.
[Obs.: Nivelul de studii pentru fiecare post difera in functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]

2. Calificarea necesara
• Colegiul de secretariat sau cursuri de specializare in secretariat / birotica.
• Operare PC: MS Office.
• Excelenta cunoastere a limbii romane, scris si vorbit.
• Cunoasterea de limbi straine: limba engleza, nivel mediu sau avansat.
[Obs.: In functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma se pot solicita si alte calificari / specializari.]

3. Competentele postului (pachet de competente)
• competente de comunicare si usurinta in stabilirea contactelor cu terti;
• competente de comunicare scrisa si aplecare spre detaliu;
• claritate si coerenta in exprimarea scrisa si orala;
• buna memorare a datelor si cifrelor;
• buna planificare si organizare;
• atentie distributiva;
• spirit de echipa;
• rezistenta la stres si flexibilitate.

4. Experienta de lucru necesara (vechimea in specialitatea ceruta de post)
Minimum 2 ani experienta in domeniu.
[Obs.: Experienta de lucru necesara se stabileste de fiecare firma in functie de nevoile specifice pentru postul respectiv.]


Data,  Numele si semnatura titularului postului,  

A P R O B A T
Director General

de Legislatia Muncii