Ordinul de deplasare sau delegatia. Model si reglementari cheie

 

Ordinul de deplasare este un document utilizat in relatiile de munca pentru angajatii care sunt trimisi sa desfasoare activitati de serviciu in afara locului de munca obisnuit. Acest document atesta delegatia si ajuta la decontarea cheltuielilor ocazionate de deplasare. In acest articol vom afla care sunt reglementarile legislative cu privire la delegatie, cum se completeaza corect ordinul de deplasare, care sunt drepturile si obligatiile angajatului si ale angajatorului in aceste situatii. De asemenea, vom prezenta si un model detaliat al documentului pentru a facilita procesul de completare.

Ce inseamna delegatie

 

Delegatia reprezinta trimiterea temporara a unui angajat de catre angajator pentru a indeplini sarcini de serviciu intr-o alta locatie decat locul sau obisnuit de munca. Un angajat poate fi delegat o perioada de timp sa-si desfasoare sarcinile de serviciu atat in acelasi oras, cat si in alte localitati. 

IMPORTANT DE STIUT!

Delegarea si clauza de mobilitate sunt concepte distincte in cadrul relatiilor de munca, desi ambele implica activitati desfasurate in afara locului de munca stabilit. Delegarea reprezinta o masura temporara, dispusa de angajator pentru o anumita perioada si cu un scop clar definit, cum ar fi participarea la un proiect sau desfasurarea unei activitati punctuale in alta locatie. 

In schimb, clauza de mobilitate, introdusa in contractul de munca de la inceput, se refera la disponibilitatea permanenta a angajatului de a se deplasa oriunde in interes de serviciu, in functie de specificul postului.

Ce prevede Codul Muncii despre delegatie

 

Delegarea este reglementata prin art. 42-44 din Codul Muncii. 

Iata care sunt principalele prevederi legislative cu privire la delegatia unui salariat:

1. Delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni. Prelungirea acesteia este posibila pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. 

2. Contractul de munca nu se modifica. Pe durata delegarii, salariatul isi pastreaza functia si toate celelalte drepturi prevazute in contractul individual de munca. In timpul perioadei de delegare, angajatul ramane îin continuare sub autoritatea directa a angajatorului sau original care a emis ordinul de deplasare. Chiar daca isi desfasoara temporar activitatea in alta locatie sau unitate, salariatul nu poate fi subordonat altor persoane sau entitati, pastrandu-si relatia de subordonare exclusiv fata de angajatorul care l-a delegat. 

3. Diurna sau indemnizatia de delegare. Conform art. 44 alin 2, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

 

Diurna legala in Romania si in strainatate - Afla TOTUL despre prevederile legislative cu privire la plafonul diurnei, declararea diurnei in D 112 si tratamentul fiscal! 

Durata delegatiei

 

Conform Codului Muncii, un angajator poate trimite un salariat in delegatie pentru maximum 60 de zile calendaristice intr-un an, fara sa fie necesar acordul acestuia. Daca este nevoie de prelungirea delegatiei peste aceasta perioada de 60 de zile, acest lucru se poate face doar cu acordul explicit al angajatului, prin prelungiri succesive de maxim 60 de zile. 

ATENTIE!
Este important de subliniat ca daca angajatul refuza sa accepte o delegatie care depaseste perioada initiala de 60 de zile, acest refuz nu poate constitui motiv de sanctionare disciplinara. Angajatorul nu poate forta salariatul sa accepte o delegatie mai lunga decat perioada prevazuta de lege.

Delegare vs detasare

 

Principala diferenta intre cele doua este faptul ca, la delegare, angajatul executa sarcini pentru angajatorul sau original intr-o alta locatie, in timp ce in cazul detasarii, angajatul lucreaza efectiv pentru un alt angajator, desi isi pastreaza contractul de munca cu angajatorul initial. 

De asemenea, perioada maxima si conditiile de prelungire sunt diferite pentru cele doua situatii. De exemplu, in timp ce delegarea angajatului poate fi realizata pentru o perioada de maxim 60 de zile intr-un an calendaristic (fara acordul salariatului), detasarea poate dura maximum un an, cu posibilitate de prelungire din 6 in 6 luni.

Nu in ultimul rand, detasarea poate implica modificarea tipului de munca, dar doar cu acordul scris al angajatului si poate fi refuzata de salariat doar in cazuri exceptionale si pentru motive personale intemeiate.

Cum se utilizeaza si ce elemente trebuie sa contina un ordin de deplasare

 

Ordinul de deplasare este folosit pentru a justifica absenta angajatului de la locul obisnuit de munca, dar si pentru a deconta cheltuielile efectuate in timpul deplasarii.

Prin urmare, acest document trebuie sa contina urmatoarele informatii esentiale:

• Numele angajatului si denumirea firmei care dispune delegarea
• Functia angajatului
• Perioada si scopul deplasarii
• Destinatia
• Mijlocul de transport autorizat 
• Conditiile financiare (precum diurna, cazarea si transportul)
• Prevederi despre acordarea avansului (daca este cazul)

Ordinul de deplasare se intocmeste de salariatul care pleaca in delegatie si trebuie semnat de angajator pentru aprobare. Pe baza ordinului de deplasare, departamentul financiar-contabil acorda un avans pentru cheltuielile de deplasare.  

La incheierea delegatiei si intoarcerea salariatului in unitate, acesta trebuie sa aduca documente justificative pentru cheltuielile din deplasare. Pe baza acestora si a ordinului de deplasare, se va face decontarea avansului primit.

La decontare, pot aparea doua situatii: 

1. Angajatul a cheltuit mai mult decât avansul primit. In acest caz, diferenta i se va rambursa salariatului prin intermediul unei dispozitii de plata catre casierie; 
2. Cheltuielile efective justificate prin documente sunt mai mici decat avansul primit. In aceasta situatie, angajatul trebuie sa returneze suma ramasa necheltuita la casierie, pe baza unei dispozitii de încasare. 

Model ordin de deplasare / delegatie