Evidenta Contractelor Individuale de Munca

Problema

Care este procedura in privinta numerelor de inregistrare ale contractelor individuale de munca: numerotarea se continua indiferent de anul fiscal sau se reincepe la inceputul anului? Care este baza legala, care stabileste modul de organizare al registrului de evidenta, in care se inregistreaza documentele de personal?

Raspuns

Angajatorii au obligatia de tine evidenta contractelor individuale de munca prin registrul general de evidenta a salariatilor (Revisal). Modalitatea de intocmire, completare si transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor (Revisal) sunt reglementate de HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor precum si de Procedura aprobata prin OMMFPS 1918/2011 cu modificarile si completarile ulterioare. La capitolul III pct. 5 din Procedura se mantioneaza ca registrul general de evidenta a salariatilor (ReviSal) se completeaza in ordinea incheierii, modificarii, suspendarii sau incetarii contractelor individuale de munca iar art. 3 alin. (2) din HG 500/2011 prevede ca registrul se completeaza in ordinea angajarii.

In Specificatiile Tehnice privind intocmirea si transmiterea Registrului se precizeaza ca elementul Numar contract va contine numarul de identificare atribuit contractului de catre angajator.

Astfel, contractele individuale de munca vor fi inregistrate in registru general de evidenta a salariatilor (Revisal) in ordinea angajarii. In aceasta ordine, angajatorul va atribui fiecarui CIM incheiat un numar de identificare pe care il va completa in registru la inregistrarea contractului.

Intrucat nu exista reglementari legale care sa stabileasca atribuirea numerelor contractelor individuale de munca prin raportare la anul calendaristic, apreciem ca fiecarui contract i se va atribui un numar unic de inregistrare in ordinea angajarii astfel cum se face si inregistrarea in registru.

Obligatia angajatorului cu privire la dosarul personal al salariatului este reglementata de dispozitiile art. 8 alin. (1) din HG 500/2011 potrivit carora, angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

La alin. (2) al aceluiasi articol este reglementat continutul minimal al acestui dosar respectiv, dosarul trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Acelasi articol la alin. (3) stabileste ca la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:

a) copii ale documentelor existente in dosarul personal;

b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta (Revisal) si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.

Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 , cu modificarile si completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii.

In masura in care, din motive obiective, angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera documentele, salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea eliberarea unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute in registru, astfel cum a fost intocmit si transmis de catre angajator. Inspectoratul teritorial de munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.