Studiu de caz: Instalarea aplicatiei Revisal in cazul unei societati care nu are calitatea de prestator de servicii

Valabil la 15.08.2011

O firma de contabilitate detine aplicatia Revisal pentru mai multe firme in computerul care se regaseste in cadrul unitatii respective. Astfel, in situatia unui control din partea ITM, Revisalul nu ar fi gasit in calculatoarele firmelor respective. Pot aceste societati sa emita decizii prin care sa arate ca Revisalul este tinut pe calculatorul firmei de contabilitate? Este o astfel de procedura corecta din punct de vedere legal?

In ceea ce priveste persoana abilitata sa completeze si sa transmita registrul general de evidenta a salariatilor, HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor (Revisal) prevede:

- completarea si transmiterea registrului se fac de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator.
- angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea, cu respectarea dispozitiilor art. 20 alin. (5) din Legea 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare, de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare.

Asadar, registrul de evidenta a salariatilor (Revisal) se compleaza si se transmite fie de persoana/persoanele numite de angajator prin decizie scrisa, fie de prestatorul de servicii inregistrat la inspectoratul teritorial de munca care a incheiat cu angajatorul un contract de prestari servicii.
Prin urmare, veti putea completa si transmite registrul de evidenta a salariatilor societatii pentru care prestati servicii de contabilitate daca indepliniti aceste conditii. Instalarea si functionarea aplicatiei informatice pe computerul apartind societatii care presteaza servicii de contabilitate nu se justifica cata vremea intre cele societati nu s-a incheiat un contract de prestari servicii privind transmiterea si completare registrului de evidenta a salariatilor in conditiile HG 500/2011.

Mai mult, instaland aplicatia informatica a registrului de evidenta a salariatilor pe computerul unei societati comerciale care nu are calitatea de prestator de servicii in sensul HG 500/2011 angajatorul incalca obligatia de a prelucra datele cu caracter personal ale salariatilor cu respectarea prevederilor Legii 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Astfel, potrivit dispozitiilor art. 2 alin. (10) din HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, angajatorii/prestatorii care opereaza efectiv in registru au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale salariatilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare.
Referitor la protectia datelor personale si registrul general de evidenta a salariatilor, Autoritatea Naţionala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal a publicat o informare pe site-ul oficial.

Continutul acestei informari se refera astfel la urmatoarele aspecte: "HG 500/2011 reglementeaza obligatia angajatorilor/prestatorilor care opereaza efectiv in registru de a prelucra datele cu caracter personal ale salariatilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii 677/2001, pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, modificata si completata".

In cazul in care o persoana fizica sau juridica, de drept privat ori de drept public, prelucreaza date cu caracter personal in scopul stabilit de HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, aceasta are calitatea de operator de date cu caracter personal.

Astfel, angajatorii au calitatea de operatori de date cu caracter personal;
- prestatorii care opereaza efectiv in registru sunt persoane imputernicite de catre operator.

Efectuarea prelucrarilor prin persoane imputernicite trebuie sa se desfasoare in baza unui contract incheiat in forma scrisa, care va cuprinde in mod obligatoriu obligatia persoanei imputernicite de a actiona doar in baza instructiunilor primite de la operator si faptul ca indeplinirea obligatiilor privind aplicarea de masuri de securitate revine si persoanei imputernicite.

Operatorii care prelucreaza datele angajatilor conform HG 500/2011 au, in principal, urmatoarele obligatii:
- respectarea drepturilor persoanei vizate: dreptul la informare (art. 12), dreptul de acces la date (art. 13), dreptul de interventie asupra datelor (art. 14), dreptul de opozitie (art. 15), dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale (art. 17) si dreptul de a se adresa justitiei (art. 18);
- asigurarea confidentialitatii si securitatii datelor prelucrate (art. 19 si art. 20).

Operatorii sunt scutiti de obligatia de notificare catre Autoritatea de supraveghere numai pentru prelucrarea datelor angajatilor in vederea indeplinirii unor obligatii legale, conform prevederilor Deciziei nr. 90/2006 emisa de presedintele Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal privind cazurile in care nu este necesara notificarea prelucrarii unor date cu caracter personal.

In acelasi timp, operatorii care prelucreaza datele cu caracter personal ale angajatilor in scopul stabilit de HG 500/2011 au obligatia de a notifica Autoritatea de supraveghere celelalte prelucrari de date cu caracter personal efectuate de societatile respective, ce nu se incadreaza in situatiile de exceptie de la obligatia notificarii, stabilite de Autoritatea de Supraveghere prin deciziile 90/2006 si 100/2007, cum ar fi prelucrarile de date personale efectuate in scop de: selectie si plasare forta de munca, tranzactii imobiliare, servicii hoteliere si de turism, monitorizarea/securitatea persoanelor, spatiilor si sau bunurilor publice/private (supraveghere video), servicii de asigurari si reasigurari, marketing direct si altele.

de Legislatia Muncii